Ведение записей при работе с документами и порядок ссылок на архивные материалы

Работасархивнымидокументами, как правило, предполага­ет ведение записей. От правильной организации этого процесса зависит результат работы исследователя. Лица, занимавшиеся в читальном зале, имеют возможность широко использовать полученную документальную информацию. Владение архив­ными материалами позволяет подготовить монографии, дис­сертации, проводить многочисленные научные исследования в различных областях науки и т.д. Методы работы исследователей над архивами зависят от темы исследования, характера и объема документов, формы использования документа (цитирование, извлечение отдельных сведений и т.д.).

В первую очередь необходимо общее ознакомление с воз­можно большим количеством архивных материалов, что позво­ляет составить общее представление о хранящихся документах и выделить те из них, которые имеют основное значение для исследователя. Следующий этап — выписки из дел, отобранных для изучения. Важнейшее требование, которому должны удов­летворять выписки, таково: в последующем при обращении к ним должна существовать возможность точно установить, что представляет собой документ, из которого они сделаны, и его связь с другими документами по тому же вопросу. Каждая вы­писка должна содержать номер и наименование фонда; крат­кий заголовок дела; дату и заголовок документа. Правильнее всего делать дословные выписки, заключая выписанный текст в кавычки, что позволит в дальнейшем правильно истолковать и точно процитировать документ. Исключение из цитаты от­дельных слов может исказить весь смысл документа, поэтому если даже пропуск текста неизбежен, то следует выделять от­сутствующее или непонятное слово тремя точками. Можно корректировать пропущенные в документе места подходя­щими по смыслу словами, однако такие вставки заключаются в квадратные скобки, которые означают, что заключенный в них текст внесен исследователем. Последний вправе уточнять написание прописных букв, а также расстановку знаков пре­пинания сообразно с современной орфографией. Архаичные окончания слов могут быть заменены современными лишь в тех случаях, когда они не существенны для понимания текста и в настоящее время грамматически неверны. По современным правилам, с большой буквы пишутся только имена собствен­ные, первое слово в официальных названиях учреждений, организаций, предприятий, атакже название законодательных и других актов. Наименование должностей, чинов, титулов пишутся со строчной буквы.

Записи из архивных источников можно вести в тетради, или на отдельные карточки. Фиксирование текста в тетрадях позво­ляет вести последовательное и связное изложение материала, а в дальнейшем дает правильное понимание сделанных выписок в их совокупности. Однако этот прием делает невозможной в последующем перегруппировку записи в соответствии с планом исследователя. Поэтому для удобного использования выписок существует необходимость к тетрадям с записями создавать указатели. Ведение записей на карточках, когда делается выписка, относящаяся к одному определенному вопросу, позволяет систе­матизировать материал в соответствии с планом исследования, но при карточном способе ведения записей на каждой карточке следует делать указания на номер фонда и дела. Полезно вести нечто вреде описи всех использованных дел, в которой, кроме полных шифров единиц хранения с названиями фондов, были бы указаны и их заголовки.

В архивах практикуется копирование документов, это по­зволяет не только сэкономить время исследователя, исключить ошибки при передаче текста, но и дает возможность воспро­извести внешние особенности документа.

Работасархивными материалами требует делать точные ссыл- ки н а источники, что дает возможность проверить эти сведения. Ссылки закрепляют приоритет исследователя в их использо­вании. Неточность ссылок ставит под сомнение сам факт со­общаемого материала. На практике получили распространение «глухие» ссылки, совпадающие с их шифром (например: РГАЛИ. Ф. 123. Оп. 1. Д. 2). Неплохо, когда такая ссылка включает в себя пояснения в форме заголовка документа, его автора, адресата, даты, подлинности (подлинник, копия, черновик и т.д.). Если используемый документ был ранее опубликован, то в ссылке указывается соответствующее издание, иначе может создаться неправильное представление, что данный документ изучался непосредственно в архиве, а не по публикации.