Тема 4. Научно-справочный аппарат архивов

В целях правильной организации использования доку­ментальных материалов в архиве создается комплекс посо­бий — научно-справочный аппарат (НСА). Комплекс учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и со­держания для облегчения их использования, а также возмож­ность быстрого отыскания требуемых материалов в хранили­ще. Система НСА предусматривает обеспечение отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива, Государственного Архивного фонда в целом. Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных ма­териалов. Как указано выше, к научно-справочному аппарату относятся путеводители, описи, каталоги, указатели фондов, тематические обзоры, научно-справочные пособия. Основ­ным архивным справочником является опись, так как на нее опираются все остальные справочники и учетные документы: во всех справочниках даются или шифры единиц хранения, присвоенные им согласно описи, или номера самих описей.

Начинать работу со справочными пособиями к архивным материалам необходимо с общего ознакомления с их системой вданном архиве и поданному фонду для определения наиболее целесообразного и экономичного плана работы. Если имеется несколько видов справочных пособий, то работу следует начи­нать с наиболее совершенных, так как они позволят быстрее обнаружить материалы по теме исследования. При наличии в архиве тематического каталога правильнее обратиться к нему в первую очередь. По своим особенностям тематическим каталог наиболее удобен при выявлении материалов по срав­нительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразователей. По широкой теме, особенно связанной с материалами одного фонда, целесообразнее вести поиски материалов, пользуясь описями. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, обладал известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление исчерпывающим. Наи-болee общими научно-справочными пособиями являются п утеводитель и список фондов. Выяснив название и номер не-обходимого ему фонда, исследователь получает возможность по реестру описей (или по листу фонда) выбрать нужную опись и приступить к ее просмотру. Пользование описью может быть облегчено вспомогательными указателями к ней, а также кса-мим материалам, включенным вопись (например, к нарядам). Таков основной ряд справочных пособий, в котором каждый предыдущий справочник сообщает все необходимые сведения для пользования последующим, обеспечивая в конечном итоге вхождение необходимых архивных документов. Каталоги и тематические обзоры — другой, параллельный, ряд справочных пособий, позволяющий вести разыскания до­кументов, минуя ряд «путеводитель — опись». Практически же исследователю приходится пользоваться всей системой спра­вочных пособий. Полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов. Это может дать или прямые указания на наличие еще не обнару-женныхдокументов, или целый ряд дополнительных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем просмотре опи­сей. В целях более полного выявления архивных материалов следует практиковать «перекрестное» использование разных видов справочных пособий.

Каждый тип справочника имеет присущий именно ему способ подачи информации. Так, в описи мы встречаемся с чет­кими и сжатыми заголовками на единицы хранения (дела), с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе до­кументов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов, по­строенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечис­ляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее перечис­ляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается следующий вопрос. Эта часть обзора называется характеристикой документов. К обзору обязательно составляется вспомогательный справочный аппарат.

Значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий (особенно небольших) располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. Во многих из них един­ственным архивным справочником являются описи. Но если составление обзоров под силу только крупному ведомственно­му архиву, то карточные каталоги на основе регистрационных карточек должны быть и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Правилами пред­усматривается передача в архив учреждения вместе с делами и регистрационных карточек. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что и регистрационным карточкам на исполнение запросов, и контрольным карточкам на приказы и другие распорядительные документы, в которых выписаны вопросы, предстоит еще долго служить справочным целям. Поэтому все картотеки надо передавать в архив учреждения в должном порядке. Разделение массива карточек на две части (карточки на документы постоянного хранения и карточки на документы временного хранения) возложено на делопроиз­водственный персонал. В учреждениях, куда поступает значи­тельное количество предложений, заявлений и жалоб граждан обычно заводят отдельную карточку.

Важно отметить, что каждый тип справочника и каждый учетный документ имеют свое назначение. При этом они не дублируют, а дополняют друг друга.

 

Путеводители

Путеводитель по архиву — это архивный справочник, пред­ставляющий собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками, создаваемый с целью информи­рования учреждений, организаций, исследователей о докумен­тах, хранящихся в конкретном архиве, а также использования его как пособия при работе с документами в архиве. В практике работы архивов получили распространение краткие справоч­ники по фондам архива. В них широко применяются суммарные характеристики документов по группам однородных фондов. В справочных данных указываются крайние даты и объем документальных материалов. Большинство путеводителей построено по производственно-отраслевой схеме (документы группируются с учетом отраслей экономики, культуры, науки и т.п.). Если архивы представлены материалами дореволюционного, советского или современного периодов, то это деление Сказывается в путеводителях. При наличии в архиве фондов личного происхождения их выделяют в самостоятельные раз-делы в конце путеводителя по алфавиту, в порядке значимости или в хронологическом порядке.

Индивидуальные характеристики архивного фонда, содер­жавшиеся в различного рода путеводителях, состоят из названия фонда; справочных данных о фонде; краткой исторической справки о фондообразователе; библиографической справки, в которой указываются печатные издания, освещающие исто-рию фондообразователя и фонда, публикации документов фонда и крупнейшие исследовательские работы; аннотации. Название фонда приводится полное, в скобках также указы­вается официально принятое сокращение. В названии фонда личного происхождения указываются фамилия фондообра­зователя, инициалы (полное имя и отчество даются в начале исторической справки). Для лиц, известных под псевдонима-ми, в названии фонда указывается псевдоним, а фамилия — в исторической справке.

Данные о фонде приводятся после названия архивного фон- да. В их состав входят номер фонда, его объем, крайние даты,

сведения о наличии НСА — описей, каталогов, обзоров и т.д. Нередко в фонде имеются документы, выходящие за пределы хронологических границ фондообразователя, что особенно относится к фондам личного происхождения. Это связано как fс наличием у фондообразователя материалов, относящихся к его родословной, так и с особенностями комплектования фон­дов личного происхождения, допускающих включение в состав фонда статей, документов о самом фондообразователе.

Историческая справка о фондообразователе и фонде составля ется в краткой форме. В ней указываются конкретные сведения о фондообразователе: даты возникновения, реорганизации или ликвидации, переименовании — для учреждения; фамилия,имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни —для фондов личного происхождения.

Аннотация документов фонда в максимально сжатом виде и с наибольшей полнотой раскрывает состав и содержание фон­да. Не аннотируются документы вышестоящих учреждений, если они не имеют прямого отношения к фондообразователю. Хозяйственные документы, финансовая отчетность, материалы по личному составу, как правило, также не аннотируются. Од­ним из возможных вариантов построения аннотаций является группировка информации по видам документов (постановле-ния, приказы, отчеты и т.д.).

 

Списки и указатели фондов

Состав фондов, находящийся на хранении, постоянно из­меняется, поэтому все изменения фиксируются в списке фон­дов, в котором фонды располагаются в возрастающем порядке присвоенных им номеров (подробнее см. 3.2).

Указатель фондов — это архивный справочник, представля­ющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наи­менований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Поиски необходимых мате­риалов по описям могут быть значительно облегчены разного рода вспомогательными указателями. Многие современные описи снабжены именными, географическими или предметно-тематическими указателями. Частью они входят в состав самих описей, частью существуют отдельно от них. Номера единиц хранения, указанные в этих указателях, могут быть к настояще­му времени уже недействующими (замененными новыми), но поскольку старые номера обычно также указаны в описях, это не лишает указатели их действенности и значения. Указатели могут быть как краткими, включающими лишь предметное (алфавитное) слово и указание на номер соответствующей единицы хранения, так и содержащими заголовки целиком с выделением на первое место алфавитного слова (если заго­ловок включает несколько алфавитных слов, он приводится в таком указателе несколько раз). Указатели второго типа дела­ют излишним обращение к самой описи. Ссылки на материалы в указателях даются или непосредственно в алфавите предмет­ных слов, или (реже)'бывают предварительно сгруппированы по тематике (алфавитно-систематические указатели). Пред­метные слова в указателях обычно систематизированы лишь по первой букве, а затем расположены в порядке дат заведения единиц хранения. В то же время при пользовании алфавитными указателями следует принимать во внимание особенности на­писания некоторых словвпрежнее время, например: Петербург будет вынесен на букву «С» — Санкт-Петербург.

Ценным справочным пособием к архивным материалам могут служить указатели к отдельным документам. Особенно велико их значение по отношению к нарядам — подборкам документов одного вида, собранных за определенный хроно­логический период (приказам, циркулярам и т. п.). Содержание нарядов в описях обычно не раскрывается (указываются лишь вид документов, автор или адресат и хронологические рамки материалов), поэтому указатели — единственное справочное пособие тематического характера к документам, объединенным внаряды. Иногда такие указатели включаются в описи, иногда они входят в состав самих единиц хранения. Указатели в архиве организации могутбыть межфондовыми и внутрифондовыми; по форме представления — электронны-ми, листовыми или карточными; по структуре рубрик —глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотирован­ными (предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке понятий внутри указателей — алфавитными, систематическими, хронологическими. Указатели могут со­ставляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели бывают именные, географические, предметные. Понятиями в именном указателе служат фамилии, имена, псев­донимы, прозвища и другие наименования лиц. Эти указатели могут бытьи глухими, и развернутыми. Предметами в географи­ческим указателе являются названия стран, городов, областей, гop, морей и т.д. Географические названия располагаются в алфавитном порядке. Такой указатель может быть только раз­вернутой формы. Предметные указатели, как правило, бывают развернутые и понятиями в них служат предметы (исторические факты, явления, названия учреждений). Специфика такого ука­зателя состоит в отборе понятий, которые имеют существенное значение для освещения содержания материалов фондов.

4.3. Описи и реестр описи

I Опись ~ это перечень единиц хранения с самостоятельной порядковой нумерацией. Обычно описи составляются в двух экземплярах: один из них является неприкосновенным, другой предназначается для использования. В архивах описи хранятся в отделах (группах) учета и располагаются по порядку номеров фондов, а в пределах каждого фонда — по порядку номеров описей. На основании описи определяется архивный шифр

дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела (см. 2.2). Описи выполняют несколько

: основных функций:

1) закрепление систематизации единиц хранения фонда путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи (если дело состоит из нескольких томов, то каждый из

томов записывается под отдельным номером);

2) учет и обеспечение сохранности документов (запись в учетные документы, проверка наличия и состояния дел проводится на основании описей; поиск дела в хранилище и под­кладка на место производится по шифру, присвоенному делу, согласно описи);

3) раскрытие состава и содержания конкретного комплекса документов в заголовках дел.

Таким образом, опись является одновременно и учетные документом, и справочником по содержанию документов.

Существуют так называемые внутренние описи, которые необходимы для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах. Во внутренних описях перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещает­ся в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак «+». Например: «вделе № 25 пронумеровано 230 (двести трид­цать) листов с № 1 по № 230 + 3 листа внутренней описи».

Описи должны составляться ежегодно на материалы пред­шествующего года после экспертизы ценности документов как результат отбора их на постоянное и временное хранение. После определения ценности каждого дела проводится оформление дел, затем определяется, какие описи надо составить и на какие группы материалов. Иногда параллельно составляются описи на три группы дел постоянного хранения (надела общего делопро­изводства, на специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения — свыше 10 лет (такие же группы). На дела временного хранения (до 10 лет) разрешается не составлять описи, а пользоваться специально оформленным экземпляром номенклатуры дел. В ряде учреж­дений для удобства пользования составляют описи и на дела 10-летнего срока хранения. Опись составляется до тех пор, пока числодел, занесенных в опись, достигнет четырехзначной циф­ры. В небольших учреждениях используют годовой раздел описи, при которой нумерация дел ведется последовательно из года в год до тех пор, пока не достигнет четырехзначной цифры.

Опись должна содержать заглавный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, итоговую запись, указатели, переводные таблицы шрифтов (если опись пересо­ставлялась). Дела вносятся в опись в том порядке, в каком они систематизированы. Единицы хранения всегда систематизи­руются в хронологическом порядке. В делах, состоящих из не­скольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный порядковый номер по описи. Заголовок дела не сокращается и вносится в опись полностью.

Совокупность элементов описания каждого дела в описи Называется описательной статьей. Она включает в себя следу­ющие информационные характеристики: порядковый номер дела по описи; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела и сопровождающие его сведения (при наличии) о внешних особенностях, подлинности документов, способе воспроизве­дения, а также аннотацию наиболее ценных документов дела; дату или крайние даты дела; количество листов. Особая графа описи отводится для примечаний. В описях на материалы долговременного хранения имеется отдельная графа, где ука­зывается срок хранения документов дела. При наличии вархиве большого количества описей также может вестись реестр опи-сей, в котором указываются: номера по порядку; номер фонда, описи; название описи; крайние годы материалов, внесенных в опись; количество дел; количество листов в описи; количество экземпляров описи; отметка о выбытии; примечание. Опись очень важна для учета архивных материалов. Особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в кон-це каждой описи и содержат сведения о количестве дел, вне­сенных в опись, и их номерах; дате, должности и фамилии составителя описи, а также фиксируют пропущенные номера дел. Если опись состоит из нескольких томов, то итоговые за-писи делаются в конце каждого тома. Если опись составлена в делопроизводстве учреждения-фондообразователя, то она заканчивается заверительной надписью-листом, в котором ука­зывается количество дел, общее количество листовописи, годы начала и окончания описи. Заверительный лист подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, и удостоверяется Печатью учреждения. Количество дел в итоговой и заверитель­ной надписях указывается цифрами и прописью.

Следует заметить, что выявление материалов по описям требует от исследователя знания темы. Необходимо обладать известным минимумом фактов, которые могли бы облегчить работу с описями и сделать выявление документального мате­риала исчерпывающим. Поэтому полезно сочетать работу над справочными пособиями с просмотром самих выявленных материалов, что может дать или прямые указания на наличие еще не обнаруженныхдокументов, или целый ряд дополнитель­ных сведений, которые окажутся полезными при дальнейшем Просмотре описей: о круге учреждений, занимавшихся рас­смотрением данного вопроса, дате его рассмотрения, лицах, с ним связанных. Для быстрого поиска необходимых докумен­тов в архиве создаются каталоги.

 

Каталоги

Каталог — это архивный справочник, представляющий со­бой систематизированное описание содержания документов. Каталоги, как правило, представляют собой картотеки. В них объектом описания являются отдельные документы, единицы хранения, целые группы единиц хранения, а сведения о мате­риалах группируются по определенной теме. Каталоги охваты­вают не все хранящиеся в архиве материалы, а лишь наиболее важную их часть. Не обнаружив в каталоге интересующих ма­териалов, исследователь не вправе делать вывод об отсутствии их в архиве вообще, так как они могли и не войти в каталог или не получить отражения в заголовке. Обнаружение по каталогу хотя бы части материалов даст дополнительные указания на фонды, в которых они содержатся, а в процессе изучения этих материалов позволит установить ряд фактических данных, ко­торые могут облегчить выявление материалов по описям. На каталожной карточке может быть описано содержание одного документа или его части, группы документов из одного дела и дела целиком и даже группы дел, если они сформированы по одному вопросу. В верхней части карточки даются классифи­кационные сведения: индекс классификационного деления, наименование рубрики и подрубрики, обозначение даты и места события. Центральное место занимают информацион­ные сведения (описание содержания). Ниже идут поисковые сведения: название архива, название фонда (иногда название и структурной части); далее указывается архивный шифр до­кумента (документов): номер фонда, номер описи, номер дела (номера дел) и номер листа (номера листов). В самой нижней части карточки помещаются внешние сведения: языкдокумен-та, способ воспроизведения и контрольные сведения: фамилия составителя и дата составления.

По способу описания содержания документов каталоги принципиально отличаются от описей. Опись отражает органи­зацию фонда (части фонда), и поединичное описание дел про­водится втой же последовательности, в которой хранятся дела. Этим обеспечивается единство учета и хранения документов. Для каталогов характерна фуппировка сведений издокументов по темам, предметам и другим понятиям соответственно схеме классификации и совершенно независимо от системы их хра­нения, чем обеспечивается быстрое выявление документов. Ка­талоги разделяются на предметно-тематические, геофафиче-ские, хронологические, именные. По принципам группировки (систематизации) карточек каталоги могут быть алфавитными и систематическими (подробнее см. 3.5). Созданию каталогов предшествует разработка определения комплекса понятий В принципа их расположения. Это происходит путем деления обших понятий на частные. Тематическая разработка фондов проводится путем просмотра всех или специально отмеченных единиц хранения. Для тематической разработки берутся наи­более важные, часто используемые фонды. Можно рекомендовать следующий порядок пользования Каталогом архивных материалов. Прежде всего, необходимо выяснить, какие фонды и по каким вопросам охватываются каталогом. Затем, ознакомившись со схемой построения ката-лога, обычно имеющейся в архиве, следует наметить те его раз­делы, которые могут содержать интересующие материалы. При этом необходимо иметь в виду, что, систематизируя карточки, архивист-каталогизатор, как правило, не располагает другими сведениями о материалах, кроме вынесенных на каталожную карточку. Это придает его работе в известном смысле формаль­ный характер. Например, вводя в каталог карточку на материа-лы о деятельности акционерного общества «Урожай», он может и не поместить ее в раздел о монополиях, поскольку на карточке не указано, что «Урожай» — монополистическое объединение в области сельскохозяйственного машиностроения. По этой же причине в каталоге вообще может отсутствовать такой раздел. Все это делает необходимым при неудачных поисках по катало­гу и желательным, если даже материалы по теме обнаружены, последующее обращение к описям. Обнаружение по каталогу хотя бы части материалов даст дополнительные указания на фонды, в которых они содержатся, а в процессе изучения этих материалов позволит установить ряд фактических данных, которые могут облегчить выявление материалов по описям. Об­ращение к каталогу целесообразно, если необходимые фонды слишком многочисленны или неизвестны.

Часть описей, обзоров, указателей и описаний издана. Опубликованные справочные пособия кархивным документам дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план последующей работы в архиве.