Тематические обзоры документальных материалов

Видами обзора в архиве являются обзор фонда и темати­ческий обзор. Обзор фонда — это архивный справочник, пред­ставляющий собой систематизированное описание документов архивного фонда и характеризующий историю его создания. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Тематические обзоры — это ар­хивные справочники, в которых указанная информация дается применительно к составу и содержанию документов по одной определенной теме. Тематические обзоры обычно посвящены материалам по наиболее важным темам и снабжены примера­ми, иногда с цитированием текста документа. Темы объеди­няются по вопросному, хронологическому, географическому или другому признаку. Объектом описания является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, еди­ница учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Тематический обзор состоит из введения, характеристики архивного материала и справочного аппарата. Во введении указывается цель его составления, излагается история соот­ветствующих учреждений и объясняется порядок построения обзора. Даже если обзор составляется по материалам одного архива, в обзоре могут приводиться сведения о наличии до­кументальных материалах по данной теме в других архивах. Если обзор составляется по конкретной теме, но его содержа­ние охватывает значительную территорию, систематизация в обзоре может производиться и по географическому при­знаку. Характеристика документов дается в виде логически последовательной информации об их составе и содержании, указываются их точные поисковые данные. Включаемые в ха­рактеристику сведения об отдельных событиях, исторических фактах и т.п. систематизируются в соответствии с планом по­строения обзора.

Составление обзоров можно рекомендовать к архивным материалам, имеющим наиболее актуальное значение. Об­зоры рекомендуют составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам. Кроме того, обзоры полезны, если в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками или сложным содержанием, смысл которого не передает заголовок.

Издания архивных научно-справочных пособий

Дополнением к системе научно-справочного аппарата служат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда и отражающие состав и содержание документов, а также методические пособия по различным видам архивных работ и делопроизводству. С це­лью широкой научной информации о документах архивного фонда архивы издают путеводители, описи, обзоры, каталоги, Опубликованные справочники позволяют установить место­нахождение нужных материалов, провести предварительную работу по их отбору. Издание архивных справочников со-кращает объем публикаций самих документов, что является дорогостоящим мероприятием, но не раскрывает в полной мере всей информации о документах по фондам архива. Из-дание справочников вводит в научный оборот большой круг рюкументов и повышает уровень научно-методической работы архива. Основное требование к изданию справочников — точ­ность данных.

Справочники издаются выборочно — обшие справочники, путеводители, краткие справочники, которые позволяют ар-хиву привлечь к своим материалам внимание исследователей. Издание справочников позволяет ввести в научный оборот полноценный материал как в отношении его содержания, так и научной организации, что имеет решающее значение при использовании документов. Отбор архивных материалов к изданию производится из тех фондов, документы которых огражают все стороны деятельности фондообразователя, а не представля ют собой лишь частичную, неполную информацию. После издания общего справочника ведется работа по под­готовке к публикации описей наиболее ценных фондов. При подготовке научных изданий могут кооперироваться несколько архивов, а также привлекаться сотрудники тех учреждений, с которыми имеется договоренность© проведении мероприя­тий. При подготовке документов к опубликованию проводится их археографическая обработка в соответствии с действующи­ми правилами публикации документальных материалов.

Интересно заметить, что издание научно-справочных по­собий началось еще в XIX в. Так, известны описи дел высших органов государственной власти России: Государственного со­вета, Государственной думы, Совета министров, Сената, а также второго отделения Собственной его императорского величе­ства канцелярии. Описи по фондам Государственного совета включают материалы всех его учреждений с 1810 г. по 1899 гг. за последующие годы описи не были изданы). Основная часть материалов систематизирована по годам, а внутри года — по департаментам Государственного совета. Последующие тома включают материалы различного рода комитетов и комис­сий, а также других учреждений при Государственном совете. Саждый том описей содержит предметный, географический и именной указатели: они не только ориентируют исследователя в перечне вопросов, разрешавшихся Советом министров, но к дают важные указания для быстрого нахождения материалов в составе фонда, поскольку по каждому журналу указаны его дата, характер (высочайше утвержденный, краткий и т. п.) и номер.

Сенатским архивом были изданы описи важнейших доку­ментов, в основном XVIII в. Это описи царских указов Сенату за 1704—1762 гг. Указы представляют собой законодательные акты, касающиеся самых разнообразных вопросов государственной жизни. Причем не все из них впоследствии вошли в Полное собрание законов Российской империи. Описи имеют пред­метно-географический и именной указатели. Опубликованы также описи распоряжений верховной власти за 1703—1737 гг. В связи со столетием Отечественной войны 1812 года Сенат­ский архив издал опись материалов Сената и Министерства юстиции по истории войны и кампании 1813—1815 гг. Три тома алфавитных указателей к материалам Второго отделения Собственной его императорского величества канцелярии за 1826—1882 гг. и Кодификационного отдела при Государствен­ном совете за 1882—1893 гг. Был опубликован ряд описей материалов Военного и Морского министерств. По первому из них описи (систематический каталог) охватывают наиболее интересные в научном отношении материалы, ранее входившие в состав Военно-ученого архива Главного штаба. Описи Мор­ского министерства включают документы с половины XVII в. и до начала XIX в. За первую половину XIX в. изданы описи материалов отдельных департаментов Морского министерства. В конце XIX в. была издана опись документовархива Дирекции императорских театров за 1746—1801 гг. и алфавитный указа­тель к этим документам и др.

Опубликованные справочные пособия к архивным докумен­там имеют огромное значение для исследователя. Они позво­ляют познакомиться с общим составом материалов в архиве и правильно наметить план последующей работы. Но количество архивов, охваченных изданиями, и количество материалов, во­шедших в издания, представляют лишь незначительную долю той массы документов, которая отложилась в частных архивах. Поэтому неизбежным явился другой прием введения в научный оборот материалов частных архивов — каталогизация и научное описание документов.