Проведение деловых совещаний.

Совещание - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Совещания проводятся при необходимости:- принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение;- учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования. По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации. Совещания целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания ведется протокол, в котором фиксируется основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих. Каждое совещание должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.

Собрание - совместное присутствие где-нибудь членов определенного коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. В зависимости от количества участников собрания могут быть общими, по структурным подразделениям и собрания представителей.

Собрания могут определяться по профессиональному признаку (мед.работников, педагогов и др.), по интересам (например, книголюбов и т. д.), по концентрации капитала (акционеров, учредителей предприятий различных форм собственности). По срокам проведения они могут проводиться один раз в год, квартал, ежемесячно. Собрание проводится по заранее разработанному плану руководством организации или избранным собранием исполнительным органом (правлением, комитетом и т. п.) с определением конкретных вопросов, вносимых в повестку дня. По каждому вопросу определяется докладчик. О дате, месте, времени и повестке дня проведения собрания сообщается заблаговременно. Открывающий собрание сообщает собравшимся количество присутствующих от числа приглашенных и ставит вопрос о возможности открытия собрания на голосование. После открытия собрания избирается президиум собрания, а из него - председатель и секретарь собрания. При небольшом количестве участников могут избираться только председатель и секретарь собрания. Затем председатель оглашает повестку дня. После утверждения повестки собрания собрание переходит к рассмотрению каждого вопроса, по которому выступают заранее определенный докладчик и желающие из присутствующих на собрании. После всестороннего обсуждения по каждому рассмотренному вопросу принимается решение. В некоторых случаях на собраниях возникает необходимость подсчета голосов (тайным или открытым голосованием), особенно при выборе лиц в руководящие органы. В этом случае избирается счетная комиссия в составе 3-5 человек в зависимости от количества участников собрания.

 

 

Подготовка сувениров и памятных подарков

Делать подарки сослуживцам и преподносить сувениры с фирменными знаками своим партнёрам по бизнесу – давняя традиция делового мира. Цель подарка в деловой жизни – продемонстрировать свои добрые намерения или стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг.

Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения. Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ – делать относительно недорогие подарки: набор авторучек, часы, шарф, духи (для женщин) или одеколон (для мужчин), декоративную или столовую вазу и др.

Даже если средства позволяют, лучше не дарить дорогие вещи, чтобы не поставить ваших партнеров по бизнесу в неловкое положение, а в намерениях, с которыми его вручают. Не было бы повода сомневаться в искренности чувств. Подарок будет выглядеть весомее, если его украсить гравировкой или эмблемой вашей компании либо инициалами того, кому он предназначается. При деловом визите в другую страну уместно дарить художественно оформленные изделия – небольшие скульптуры, гравюры, памятные медали, настенные тарелки, книги, т.е. всё то, что связано с нашей страной. При достаточно хорошем знакомстве возможны и такие подарки, как национальные напитки, сладости, изделия из кожи, стекло. Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата, раритетов, драгоценностей, которые преподносятся очень крупными фирмами в особых случаях (например, на юбилей).

К выбору сувениров необходимо относиться очень серьезно, они должны соответствовать роду занятий, специфике фирмы или месту, где она расположена. Каждый подарок должен быть безупречно упакован, даже если это недорогая вещь. Именно упаковка создает у человека первое впечатление о подарке.

Все подарки следует принимать чтобы не обидеть дарителей. Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично или если подарок настолько ценен, что вынуждает вас чувствовать себя должником. Следует быть последовательным и не принимать подарок после долгих уговоров.    

Важно уметь не только тактично дарить, но и тактично принимать подарок. Необходимо поблагодарить, развернуть пакет, оценить внимание и вкус дарителя и еще раз поблагодарить. Любому подарку надо радоваться, никакого недовольства нельзя показывать, даже если подарок не нравится. Подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой радостью и вниманием. Надо относиться благосклонно ко всем, даже очень скромным подаркам.