Организация проведения деловых переговоров.

Переговоры состоят из 3-х основных стадий: подготовка переговоров, процесс переговоров и достижения согласия, которые в свою очередь состоят из нескольких этапов. Стадия подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов. Выбор средств ведения переговоров. Установление контакта между сторонами: - устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте; - высказывается желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;

 - устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение. Часто взаимные симпатии, развивается переговорное взаимодействие;

 - договариваются об обязательности процедуры переговоров; - договариваются о включении во взаимодействие всех заинтересованных сторон.

 Сбор и анализ необходимой для переговоров информации: - выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношения к предмету переговоров; проверяется точность данных; - минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных; выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

 Разработка плана сторон переговоров: определяются стратегии и тактика, способные привести стороны к соглашению; выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфики спорных вопросов, подлежащих обсуждению.тФормирования атмосферы взаимного доверия: ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по спорным вопросам; подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов; формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов; создается обстановка доверия и эффективной коммуникации. Стадия процесса переговоров включает в себя следующие этапы.

Начало переговорного процесса: представляются участники переговоров с обеих сторон; стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто высказывать соображения, желание договориться в мирной обстановке; выстраивается генеральная линия поведения; выясняются взаимные ожидания от т переговоров;формируются позиции сторон.

Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня.- определяется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон;

 - выявляются и формулируются спорные вопросы, подлежащие обсуждению;

 - стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам;

 - обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения достаточно высока;

 - используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации.

 Разработка вариантов предложений для договоренности:

- участники стремятся выбрать приемлемый вариант из имеющихся либо сформулировать новый вариант; делается обзор потребностей всех сторон, в котором связываются воедино все спорные вопросы; разрабатываются критерии или предлагаются действующие нормы, которыми можно будет руководствоваться при обсуждении соглашения; формулируются принципы соглашения; последовательно решаются спорные вопросы, Достижение формального согласия: достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа; обговариваются условия выполнения договора; разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий выполнению договора;

 - предусматривается процедура контроля его выполнения;

 - договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля.

 

Организация презентаций.

Презентация - это личная встреча с потенциальными клиентами, основная цель которой побудить участников к использованию производимого товара (продукции.Услуг) субъектом хозяйствования.С помощью презентации можно решать следующие задачи: 1. Формирование положительного мнения. 2. Стимулирование новых заказов, расширение сотрудничества. 3. Поддержание завоеванной репутации. 4. Показ новых возможностей субъектов хозяйствования и др.Для проведения презентации необходимо: - сформулировать конкретные задачи;- составить список приглашенных, включая бывших и настоящих клиентов и лиц, которым следует уделить особое внимание, представителей средств массовой информации;- разработать программу, включающую формальную встречу, развлекательную часть;- спроектировать визуальное оформление помещения, подобрать сувениры, сделать свободную выкладку материалов, определить формы демонстрации образцов продукции;- выбрать помещение, обеспечивающее реализацию программы и презентации (включая использование аудио- и видеоматериалов, развлекательной программы);- подготовить информационные письма, пресс-релиз для прессы, подготовить приглашения (информационные письма с приглашениями рассылаются не позднее чем за 4 дня до проведения презентации).- тщательно продумать последовательность, содержание и форму докладов;

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (1700-1900). Персонал субъекта хозяйствования выступает в роли «хозяев» и на груди у них должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Открывает презентацию и ведет ее один из руководителей, он также представляет других руководителей и делает сообщение о деятельности предприятия, его перспективах. Для наглядной иллюстрации деятельности предприятия, его экспортных возможностях помещение для презентации оформляется стендами и плакатами, можно показать небольшой видеофильм (10-15 минут). Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Это лучше сделать спустя 2/3 времени, отведенного на все мероприятие. При организации банкета для участников презентации не следует оставлять выбор блюд и их сервировку на усмотрение работников ресторанных служб. Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых требуются ножи и вилки. Идеальный вариант – закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносить на подносах официантами. Из напитков лучше подавать шампанское, вино или пунш; непременно следует заказать большое количество безалкогольных напитков. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания. По окончании презентации гостям вручаются памятные сувениры, рекламные издания. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.

 

 

Общение с прессой.

 Основные формы общения с прессой: статьи сотрудников организации; пресс-релизы; пресс-конференции; прием журналистов; визиты непосредственно на объекты.

Все газеты и другие периодические издания, независимо от частоты их выхода, стремятся опубликовать статьи и очерки на темы, которые еще не появлялись на страницах их конкурентов. И в этом важную роль играют пресс-служба организации или ответственный по связям с прессой. Этот человек должен быть достаточно компетентным, чтобы решать со СМИ любые возникающие вопросы. В его обязанности входит: Предоставление новостей, которые могут инициировать статьи, очерки, ответы на запросы СМИ и предоставление всевозможных информационных услуг, контроль за сообщением СМИ о деятельности организации, оценка результатов и применение мер к исправлению ошибочных заявлений или инициирование соответствующих опровержений. Самым распространенным способом передачи информации СМИ является подготовка пресс-релизов, на которых следует указывать желательную дату опубликования. После написания их отправляют по обычной или электронной почте в различные СМИ. Главным требованием к пресс-релизам является абсолютная ясность и отсутствие двусмысленности. При написании пресс-релизов следует избегать: 1. Абстрактных формулировок, которые можно трактовать в СМИ по-разному; 2. Длинных фраз. В пресс-релизе должен быть обязательно указан телефон, имя и фамилия контактного человека, отвечающего за данный вопрос, с тем, чтобы непонятные вопросы или время выхода информации были согласованы. При рассылке пресс-релизов по редакциям вначале указывают адрес, контактный телефон адресата, заголовок, краткое содержание материала. В первом абзаце должна идти основная информация о событии, которая отвечала бы на вопросы что, где, когда происходило. В последующих абзацах разворачивается тема о том, как и почему происходило это событие. Нужно соблюдать следующие правила:в тексте пресс-релиза не должно быть орфографических ошибок и, желательно, стилистических; обязательно обращение: личное – если вы знаете адресата, общее – если пресс-релиз не имеет конкретного адресата; графическое оформление: выделить ключевые фразы более крупным шрифтом, четко разделить на абзацы; разместить в пресс-релизе свои выходные данные (название фирмы, номера телефонов, факсов, адрес) так, чтобы они сразу бросались в глаза.

    Очень эффективным методом передачи СМИ информации являются пресс-конференции. Приглашения на пресс-конференции высылают за неделю. В них следует четко указать тему, место, число, время, и по возможности, имена основных докладчиков. Все приготовления к началу пресс-конференции должны быть закончены за 20-30 минут до её начала.

Прием журналистов должностными лицами разного уровня носит менее официальный характер, чем пресс-конференция, и организуется примерно также, как и пресс-конференция. Визиты непосредственно на объекты организуются с целью возможности ознакомления с тем, что делается конкретно на производстве или в учреждении. Они могут проходит по форме «дней открытых дверей», «дней, посвященных покупателям», «экскурсий» с участием прессы. Организация визита начинается с распространения приглашений для посещения объекта, в которых указываются условия посещения (бесплатный проезд, организация питания и т.д.).

 

 

Визитные карточки.

Обмен визитными карточками является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. Визитная карточка печатается на тонком картоне в форме небольшого прямоугольника размером 9х5см на государственном языке, принятом в стране, и желательно на одном из иностранных языков (английский, немецкий, французский). В визитной карточке указывается полностью фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты организации, номера домашнего и служебного телефонов и факс. Наиболее распространенные виды визитных карточек: ü Стандартная карточка, которая используется уже при состоявшемся знакомстве. На ней указываются личные реквизиты руководителя;

 ü Карточка для специальных и представительских целей, в которой указывается адрес и телефон фирмы: используется чаще всего для поздравлений и сувениров.

Карточку полагается лично передавать правой рукой партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть её вслух или про себя, при этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. Во время переговоров её следует положить перед собой, но, ни в коем случае нельзя её вертеть в руках, мять или делать на ней какие-нибудь пометки на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение, обида.  Визитные карточки либо лично вручают адресату, либо оставляют у него дома при его отсутствии, либо посылают с курьером или шофером. На карточке, оставленной лично, загибают правый верхний угол, затем её расправляют, что свидетельствует о знаке наибольшего уважения и почтения. На полученные по почте или завезенные визитные карточки полагается дать ответ своими визитными карточками в течение 24 часов. Рекомендуется использовать общепринятые сокращения – буквы латинского алфавита, которые пишутся в левом нижнем углу визитной карточки: p. f. - поздравление (pourfeliciter), p. r. - выражение благодарности (pourremercier), p. c. - выражение соболезнования (pourconolaence), p. f. N. A. - поздравление с Новым годом (pourfeliciterNouvelAn). p.p.c. - прощание при отъезде на длительный срок. p.p. - представление. Бизнесмену рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек.