Методы ведения переговоров, тактические приемы.

Анализ итогов переговоров.

Переговоры - это обмен мнениями с определенной целью. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

Ведение переговоров. Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Основная задача переговоров на любом уровне состоит в убеждении партнера (другой стороны) в том, что нужно; но ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя.

Результаты переговоров во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Основная задача переговоров на любом уровне состоит в убеждении партнера (другой стороны) в том, что нужно; но ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя.

Одно из основных итогов переговоров и особенно последующего сотрудничества - завоевание доверия.

Важными элементами переговорного процесса являются аргументы, вопросы и замечания. Аргументация не должна быть голословной, ее могут составлять факторы, реальные цифры, мнения известных экспертов, бизнесменов и предпринимателей. Необходимо иметь в виду, что человеку трудно воспринять более пяти доводов подряд. Сводя к минимуму монологи, надо давать возможность говорить и спрашивать собеседнику.

Вопросы задаются, прежде всего, с целью получить необходимую информацию. Вместе с тем они являются выражением внимания и интереса к собеседникам, их предложениям, просьбам, мнениям, а также показателем компетентности человека в предмете бесед или переговоров.

 

Деловое выступление

Важную роль в деловом выступлении играет ясность и точность речи. Нужно избегать лишних двусмысленных слов и выражений. Выступление должно быть кратким. Важно не только завоевать внимание слушателей, но и удержать его. Если выступление будет интересным, то оно не покажется длинным. Свое выступление лучше закончить несколько раньше определенного по регламенту времени. Эмоциональность речи способна внушать желаемое настроение. Опытный оратор широко применяет эмоциональные голосовые модуляции - от вкрадчивости и мягкости до страстной пламенности.

При выступлении не должно быть никаких суетливых движений, они моментально отвлекают слушателей от существа выступления и вызывают разные ассоциации. Не останавливайте взгляд на отдельных лицах, рекомендуется смотреть на отдельные группы слушателей, что привлечет их внимание и вызовет к вам расположение. Меняйте темп речи, подчеркивайте важные мысли путем их перефразирования и повторения. Умелые сравнения привлекают внимание аудитории. Психологическая пауза - простой и проверенный способ сосредоточить внимание аудитории на определенной мысли. Чтобы выступление было эффективным, выступающий должен придерживаться следующих правил: •сообщение должно быть четким и кратким;

•манера изложения материала и язык должны быть легкодоступны, привычны для людей: Не должно быть длинных предложений и малознакомых слов;

•информация должна идти к конкретному адресату; Для этого используются вербальные и невербальные приемы;

В зависимости от основной цели выступления различают виды речей: 1. Информационные. 2. Агитационные. 3. Развлекательные. Основными этапами подготовки выступления являются: I. Подбор материала по предварительному плану. 2 Составление окончательного плана с учетом композиции выступления.

Структура выступления: вступление, основная часть и заключение. Вступление необходимо для установления контакта с аудиторией и подготовки слушателей к восприятию темы. Вступлению отводится 5—10% времени выступления, в нем говорится о проблеме, которой посвящена тема, может прозвучать задача выступления, даются определения понятий и т. д.

 В основной части излагается сама тема. Способ изложения зависит от ее содержания, цели выступления, специфики аудитории и других факторов.

необходимо: -представить уже известные альтернативные варианты решения проблемы, подчеркнув их плюсы и минусы; -использовать наглядные материалы, высказывания авторитетных людей, документы, цифры, схемы и т. д.; -закончив выступление, поблагодарить присутствующих за внимание.

 Композиция выступления должна отвечать принципам: • последовательности; • усиления воздействия;

 • экономии средств;

Приемы и их организация

 При орган.приемов необходимо определить число гостей, разослать им приглашения, составить на основании полученных ответов план рассаживания с учетом ранга гостей и того, что мужчины должны сидеть вперемешку с женщинами, а рядом не должны находиться работники одной и той же фирмы или члены делегации. Необходимо соблюдать признание служебного и общественного положения гостей, почетные звания, возраст и др. Если на приеме присутствуют мужчины с женами, то первым считается место справа от хозяйки, вторым – справа от хозяина. Если на приеме присутствуют только мужчины (без жен), то первым считается место справа от хозяина, а вторым – слева от него. На всех официальных приемах, которые проводятся за общим столом, почетных гостей сажают лицом к входной двери, напротив хозяев; жен стараются не сажать рядом с мужьями и не усаживают рядом двух женщин или двух иностранных гостей. При рассаживании следует учитывать языки, на которых говорят присутствующие. Различают несколько видов обслуживания приемов.

Полное обслуживание обычно организуется на официальных приемах (завтрак, обед или ужин). При этом сидящим за столом все напитки, блюда и закуски подают официанты. Официанты работают попарно, закрепляются за определенным участком стола, и каждая пара обслуживает не более 8-10 гостей. При обслуживании типа фуршет гости за стол не садятся. Организуется один или несколько столов с односторонней или двусторонней сервировки с закусками, блюдами и напитками, заранее разлитыми в рюмки и фужеры, фигурно или змейками расставленными на столах Горкой ставятся чистые тарелки, а около них – вилки, ножи и ложки. Отдельно ставятся столы для использованной посуды и рюмок. Дополнительные холодные и горячие блюда разносит официант, держа поднос с блюдом или порционными приборами в левой руке. Обслуживание на приемах типа «коктейль» проводится без рассаживания гостей. На столы ставятся либо рюмки (фужеры) с заранее разлитыми напитками, либо в ходе приема дополнительно к напиткам подаются закуски и блюда, приготовленные маленькими порциями, сладкие блюда и фрукты.

 

Деловая беседа.

Деловая беседа - речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода для их решения. Деловая беседа является хорошей возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он с ней согласился и её поддержал. Подготовка к деловой беседе имеет в каждом конкретном случае свои особенности в зависимости от поставленных целей. Подготовка включает следующие мероприятия: определение темы и участников; планирование ведения беседы; сбор необходимого материала; обработка и анализ собранного материала, его редактирование. После этого определяется дата, место и время встречи.

На начальном этапе планирования определяется тема, которую желательно обсудить, и возможные участник деловой бесед, их пол, характер, уровень профессиональной подготовки. Затем по этой подбирается необходимый материал, анализируется и систематизируется, редактируется и печатается. При этом следует учесть, что сбор материалов очень трудоемкий процесс и включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, официальных данных). Затем выбирается наиболее удачное время и место, о чем сообщается заинтересованной стороне. Когда время беседы согласовано, составляется план её поведения с учетом предвидения возможных неожиданных моментов и их нейтрализации. С цель достижения договоренности можно воспользоваться следующими рекомендациями:

1.Вступительная часть нужна для знакомства и установления контакта с собеседником.

2.Информирование о деле или предложение, с которым вы пришли, должны быть предельно конкретны.

3.Аргументация должна содержать четкое обоснование предложения с целью склонить к нему партнера.

4. Ответы на вопросы, нейтрализацию возражения необходимо продумать заранее, чтобы они не застигли вас врасплох.

5.Достижение договоренности, подписание документов легче зафиксировать, если подготовить документы «на подпись».

6.Заключительная часть. К ней следует подготовиться так, чтобы при любом исходе договора оставить о себе хорошее впечатление и у партнера не пропало желание сотрудничать с вами в дальнейшем.

Приемы нейтрализации возражений: Преобразовать ваше предложение в вопрос; Преобразование возражения в довод; Ссылка на репутацию других фирм; Доброжелательность и спокойствие; Не задерживаться на возражении, которое трудно опровергнуть, а рассмотреть другие и вернуться к этому позже, если необходимо.

Достигнутую договоренность необходимо зафиксировать. Предложить собеседнику рассмотреть и подписать подготовленный документ или самому сформулировать вариант договор.

Если достичь договоренности не удалось необходимо довести беседу до конца. Оставить о себе хорошее впечатление, красиво расстаться при любом исходе дела.

 

 

Организация презентаций.

Презентация - это личная встреча с потенциальными клиентами, основная цель которой побудить участников к использованию производимого товара (продукции.Услуг) субъектом хозяйствования.С помощью презентации можно решать следующие задачи: 1. Формирование положительного мнения. 2. Стимулирование новых заказов, расширение сотрудничества. 3. Поддержание завоеванной репутации. 4. Показ новых возможностей субъектов хозяйствования и др.Для проведения презентации необходимо: - сформулировать конкретные задачи;- составить список приглашенных, включая бывших и настоящих клиентов и лиц, которым следует уделить особое внимание, представителей средств массовой информации;- разработать программу, включающую формальную встречу, развлекательную часть;- спроектировать визуальное оформление помещения, подобрать сувениры, сделать свободную выкладку материалов, определить формы демонстрации образцов продукции;- выбрать помещение, обеспечивающее реализацию программы и презентации (включая использование аудио- и видеоматериалов, развлекательной программы);- подготовить информационные письма, пресс-релиз для прессы, подготовить приглашения (информационные письма с приглашениями рассылаются не позднее чем за 4 дня до проведения презентации).- тщательно продумать последовательность, содержание и форму докладов;

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (1700-1900). Персонал субъекта хозяйствования выступает в роли «хозяев» и на груди у них должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Открывает презентацию и ведет ее один из руководителей, он также представляет других руководителей и делает сообщение о деятельности предприятия, его перспективах. Для наглядной иллюстрации деятельности предприятия, его экспортных возможностях помещение для презентации оформляется стендами и плакатами, можно показать небольшой видеофильм (10-15 минут). Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Это лучше сделать спустя 2/3 времени, отведенного на все мероприятие. При организации банкета для участников презентации не следует оставлять выбор блюд и их сервировку на усмотрение работников ресторанных служб. Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых требуются ножи и вилки. Идеальный вариант – закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносить на подносах официантами. Из напитков лучше подавать шампанское, вино или пунш; непременно следует заказать большое количество безалкогольных напитков. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания. По окончании презентации гостям вручаются памятные сувениры, рекламные издания. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.

 

 

Общение с прессой.

 Основные формы общения с прессой: статьи сотрудников организации; пресс-релизы; пресс-конференции; прием журналистов; визиты непосредственно на объекты.

Все газеты и другие периодические издания, независимо от частоты их выхода, стремятся опубликовать статьи и очерки на темы, которые еще не появлялись на страницах их конкурентов. И в этом важную роль играют пресс-служба организации или ответственный по связям с прессой. Этот человек должен быть достаточно компетентным, чтобы решать со СМИ любые возникающие вопросы. В его обязанности входит: Предоставление новостей, которые могут инициировать статьи, очерки, ответы на запросы СМИ и предоставление всевозможных информационных услуг, контроль за сообщением СМИ о деятельности организации, оценка результатов и применение мер к исправлению ошибочных заявлений или инициирование соответствующих опровержений. Самым распространенным способом передачи информации СМИ является подготовка пресс-релизов, на которых следует указывать желательную дату опубликования. После написания их отправляют по обычной или электронной почте в различные СМИ. Главным требованием к пресс-релизам является абсолютная ясность и отсутствие двусмысленности. При написании пресс-релизов следует избегать: 1. Абстрактных формулировок, которые можно трактовать в СМИ по-разному; 2. Длинных фраз. В пресс-релизе должен быть обязательно указан телефон, имя и фамилия контактного человека, отвечающего за данный вопрос, с тем, чтобы непонятные вопросы или время выхода информации были согласованы. При рассылке пресс-релизов по редакциям вначале указывают адрес, контактный телефон адресата, заголовок, краткое содержание материала. В первом абзаце должна идти основная информация о событии, которая отвечала бы на вопросы что, где, когда происходило. В последующих абзацах разворачивается тема о том, как и почему происходило это событие. Нужно соблюдать следующие правила:в тексте пресс-релиза не должно быть орфографических ошибок и, желательно, стилистических; обязательно обращение: личное – если вы знаете адресата, общее – если пресс-релиз не имеет конкретного адресата; графическое оформление: выделить ключевые фразы более крупным шрифтом, четко разделить на абзацы; разместить в пресс-релизе свои выходные данные (название фирмы, номера телефонов, факсов, адрес) так, чтобы они сразу бросались в глаза.

    Очень эффективным методом передачи СМИ информации являются пресс-конференции. Приглашения на пресс-конференции высылают за неделю. В них следует четко указать тему, место, число, время, и по возможности, имена основных докладчиков. Все приготовления к началу пресс-конференции должны быть закончены за 20-30 минут до её начала.

Прием журналистов должностными лицами разного уровня носит менее официальный характер, чем пресс-конференция, и организуется примерно также, как и пресс-конференция. Визиты непосредственно на объекты организуются с целью возможности ознакомления с тем, что делается конкретно на производстве или в учреждении. Они могут проходит по форме «дней открытых дверей», «дней, посвященных покупателям», «экскурсий» с участием прессы. Организация визита начинается с распространения приглашений для посещения объекта, в которых указываются условия посещения (бесплатный проезд, организация питания и т.д.).

 

 

Визитные карточки.

Обмен визитными карточками является обязательным атрибутом первой встречи с деловым партнером. Визитная карточка печатается на тонком картоне в форме небольшого прямоугольника размером 9х5см на государственном языке, принятом в стране, и желательно на одном из иностранных языков (английский, немецкий, французский). В визитной карточке указывается полностью фамилия, имя, отчество, должность, реквизиты организации, номера домашнего и служебного телефонов и факс. Наиболее распространенные виды визитных карточек: ü Стандартная карточка, которая используется уже при состоявшемся знакомстве. На ней указываются личные реквизиты руководителя;

 ü Карточка для специальных и представительских целей, в которой указывается адрес и телефон фирмы: используется чаще всего для поздравлений и сувениров.

Карточку полагается лично передавать правой рукой партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть её вслух или про себя, при этом вручающий и принимающий обмениваются легкими поклонами. Во время переговоров её следует положить перед собой, но, ни в коем случае нельзя её вертеть в руках, мять или делать на ней какие-нибудь пометки на глазах у хозяина. Это воспринимается как неуважение, обида.  Визитные карточки либо лично вручают адресату, либо оставляют у него дома при его отсутствии, либо посылают с курьером или шофером. На карточке, оставленной лично, загибают правый верхний угол, затем её расправляют, что свидетельствует о знаке наибольшего уважения и почтения. На полученные по почте или завезенные визитные карточки полагается дать ответ своими визитными карточками в течение 24 часов. Рекомендуется использовать общепринятые сокращения – буквы латинского алфавита, которые пишутся в левом нижнем углу визитной карточки: p. f. - поздравление (pourfeliciter), p. r. - выражение благодарности (pourremercier), p. c. - выражение соболезнования (pourconolaence), p. f. N. A. - поздравление с Новым годом (pourfeliciterNouvelAn). p.p.c. - прощание при отъезде на длительный срок. p.p. - представление. Бизнесмену рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти визитных карточек.           

 

Подготовка сувениров и памятных подарков

Делать подарки сослуживцам и преподносить сувениры с фирменными знаками своим партнёрам по бизнесу – давняя традиция делового мира. Цель подарка в деловой жизни – продемонстрировать свои добрые намерения или стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг.

Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести сувенир прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного партнера и рассчитывают на длительные отношения. Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками не уступил место возможным злоупотреблениям, есть один надежный способ – делать относительно недорогие подарки: набор авторучек, часы, шарф, духи (для женщин) или одеколон (для мужчин), декоративную или столовую вазу и др.

Даже если средства позволяют, лучше не дарить дорогие вещи, чтобы не поставить ваших партнеров по бизнесу в неловкое положение, а в намерениях, с которыми его вручают. Не было бы повода сомневаться в искренности чувств. Подарок будет выглядеть весомее, если его украсить гравировкой или эмблемой вашей компании либо инициалами того, кому он предназначается. При деловом визите в другую страну уместно дарить художественно оформленные изделия – небольшие скульптуры, гравюры, памятные медали, настенные тарелки, книги, т.е. всё то, что связано с нашей страной. При достаточно хорошем знакомстве возможны и такие подарки, как национальные напитки, сладости, изделия из кожи, стекло. Нельзя дарить вещи, бывшие в употреблении, за исключением антиквариата, раритетов, драгоценностей, которые преподносятся очень крупными фирмами в особых случаях (например, на юбилей).

К выбору сувениров необходимо относиться очень серьезно, они должны соответствовать роду занятий, специфике фирмы или месту, где она расположена. Каждый подарок должен быть безупречно упакован, даже если это недорогая вещь. Именно упаковка создает у человека первое впечатление о подарке.

Все подарки следует принимать чтобы не обидеть дарителей. Отказаться от подарка можно лишь в том случае, когда принять его неприлично или если подарок настолько ценен, что вынуждает вас чувствовать себя должником. Следует быть последовательным и не принимать подарок после долгих уговоров.    

Важно уметь не только тактично дарить, но и тактично принимать подарок. Необходимо поблагодарить, развернуть пакет, оценить внимание и вкус дарителя и еще раз поблагодарить. Любому подарку надо радоваться, никакого недовольства нельзя показывать, даже если подарок не нравится. Подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой радостью и вниманием. Надо относиться благосклонно ко всем, даже очень скромным подаркам.

 

Классификация документов.

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех. условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации: письменные, графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности: классифицируют на простые и сложные. Простые – документы, в кот.рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе: подлинные и подложные.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По происхождению: служебные, и личные.

По срокам хранения: временного и постоянного срока хранения.

По степени обязательности: информационные, директивные.

По степени унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Типовые - документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, кот.заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Примерные - используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при кот.постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в кот.постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и др. документы.

 

Общение в бизнесе

Общение представляет собой процесс взаимосвязи и взаимодействия общественных субъектов (классов, групп, личностей), в котором происходит обмен информацией, опытом, способностями, умениями и навыками, а также результатами деятельности. Оно является одним из необходимых и всеобщих условий формирования и развития общества и личности.1. Всякое общение начинается с контакта и существует множество приемов начать беседу, чтобы побудить собеседника к общению и создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решений. При установлении контакта необходимо, прежде всего продемонстрировать доброжелательность и открытость общения. Это достигается мягкой улыбкой небольшим наклоном головы в сторону собеседника, выражением глаз. Не нужно торопиться с приветствием, чтобы оно не помешало началу контакта. Надо как бы осмотреться и создать доброжелательную атмосферу. Далее следует словесное обращение, приветствие, после чего нужно выдержать паузу, чтобы дать человеку ответить, включиться в общение. На данном этапе необходимо определить эмоциональное состояние партнера и в зависимости от этого состояния и своих целей либо самому войти в тот же тон, либо постепенно или ненавязчиво помочь партнеру выйти из нежелательного для вас состояния.2. Этап ориентации помогает определить стратегию и тактику делового общения, развить интерес к нему и вовлечь партнера в круг совместных интересов. На этом этапе надо сразу выяснить, каким по длительности будет разговор (свернутый, четкий, конкретный или подробны, развернутый) и в зависимости от этого строить свою тактику. 3. Для этапов обсуждения проблемы и принятия решения характерны эффект контраста, когда указывая на отличие нашей точки зрения на возможную совместную деятельность от точки зрения партнера, мы психологически удаляемся от него и эффект ассимиляции, действие которого заключается в том, что подчеркивая сходство позиций, мы сближаемся с партнерами.

На данных этапах очень значима направленность на партнера, включение его обсуждение, поэтому особенно важно проявить умение убеждать и слушать.

4. Одна из основных заповедей выхода из контакта – приветливость, так как последе впечатление влияет на тот образ, который останется в памяти партнера и на будущее отношения.    Принято различать прямое и косвенное общение. Прямое общение осуществляется посредством личного контакта, который обладает большой силой эмоционального воздействия, внушения. Косвенное отношение между партнерами осуществляется посредством литературы средств коммуникаций и т.д.

 

12. Механизация и автоматизация работы с документами. Внедрение прогрессивных технических средств в документообороте один из способов повышения управленческого труда. Цель механизации и автоматизации – повышение оперативности управленческого труда, сокращение затрат на документирование, обработку и поиск информации, усиление контроля исполнения, сокращение количества документов.Механизация – обязательное условие работы с документами. Автоматизация производится в организациях, уже имеющих вычислительную базу при наличии следующих условий: •Количество обрабатываемых документов – не менее 20000 в год;

•Кол-во абонентов автоматизированной системы - не менее 5; •Кол-во запросов в систему – не менее 10 в день.

Механизация и автоматизация должна осуществляться на основе упорядоченной системы.

 Механизации подлежат операции со значительным количеством повторяющихся элементов.

Средства организационной техники – комплекс технических средств для механизации (автоматизации).

В делопроизводстве используется оргтехники:

•Копирования и размножения документов;

•Составление и изготовления документов;

•Экспедиционной обработки документов (конвертовскрыватели, нумераторы-датировщики, машины для подшивки бумаг); •Поиска, хранения и пересылки документов (стеллажи, шкафы и пр);

•Административно-управленческие связи (радиотелефоны, автоответчик, внутриофисная связь и пр)

Автоматизированная подготовка заключается в передаче электронной машине операций подготовки первоначального текста документа, редактировании, согласование на машинном носителе, без промежуточного выноса на бумагу, при помощи вывода текста на дисплей.Автоматизированные информационно-поисковые системы (ИПС) строится на базе данных регистрации документов с использованием единого обязательного реквизита документов.Для автоматизации используются следующие программы: •Текстовый редактор; •Электронные таблицы; •СУБД;

•Специализированные прикладные программы (регистрации и контроля, бухгалтерские, справочные и т.д.)

 

14.Организация оформления работы ведомственного архива. Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

 

15.Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну К конфиденциальной информации могут быть отнесены следующие группы сведений:

•о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность; •составляющие тайну следствия и судопроизводства; •информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Республики Беларусь и законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.); •информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь и законами (коммерческая тайна).

Степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации. «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем, лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании – автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати. Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций, с уведомлением их об этом.Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение. Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения