Sample business letter (blocked style)

MILLER COMMUNICATIONS INC. 4 Pheasant Run, Chicago, IL 60607 Tel. 201-9349493   Our ref: MC/JD (8)   August 30, 2014 (2)     Hirsch Ltd. 40 Sunset St (3) Birmingham EC3 7AP England   For the attention of Mr G. Horst (9)   Dear Mr Horst, (4)   Re: Our annual clients’ meeting (10)   As you have heard we annually arrange meetings for our clients in the States, Europe and Asia at which they have opportunity to get informed about the latest innovations in telecommunications.   Knowing of your experience in the field of electronic communications we would like to invite you as a guest speaker in our annual meeting in Chicago on October 15. Details on the program will be enclosed.   We do hope that you will be present on this occasion and look forward to hearing from you soon.   Yours sincerely, (6) M.Chester   Martin S. Chester (7) Senior Manager   Enc.: 1 program of annual meeting (11)

(1) (5)

 

Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2015 в британском варианте воспринимается как 1 сентября 2015 г., а в американском – 9 января 2015 г. При написании даты желательно не использовать сокращения или цифровые обозначения, так можно ошибиться в расшифровке даты.

Варианты написания даты:

10 August 2015 / 10^th August 2015 / 10^th August, 2015

August 10, 2015 / August 10^th, 2015

3) Адрес получателя (Inside Address). Адрес получателя располагается в следующем порядке: имя с вежливым обращением (Mr/Miss/Mrs/Ms), должность, отдел, название фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна).

To a firm in Great Britain	To a firm in the US
Messrs. Waterson and Sons 106 Knightsbridge London SWL 96C England	Worldwide Dealers Inc. 169 Sixth Avenue New York, NJ, 110015 USA
To an individual in a firm	To an anonymous official
Mr George K. Style Export Division Wellhead Builders Ltd. 25 Fen Road London EC3 7AP England	Managing Director Home Office Equipment Inc. 344 Rue Road Chicago, IL, 1123 USA

* Messrs (сокр. от messieurs "господа") - используется при обращении к двум или более мужчинам.

Адресуя письмо женщине, следует использовать одну из приведенных ниже форм:

To a married woman	To an unmarried woman
Mrs Rosemary Jones Mrs C. Green	Miss Mary White Miss R. Hampton

*Используйте сокращение Ms [miz], адресуя письмо женщине, чье семейное положение неизвестно.

4) Обращение (Salutation Line). Есть несколько принятых форм обращения:

К мужчине, имя которого вы знаете	Dear Mr. White,
К мужчине, имя которого вы не знаете	Dear Sir,
К женщине, имя которой вы знаете	Dear Ms/Miss/Mrs Brown,

 

К женщине, имя которой вы не знаете	Dear Madam,
В компанию, должностному лицу	Dear Sir/Madam
В компанию или организацию	Dear Sirs, (BE) Gentlemen: (AE)

5) Текст письма (Body of the Letter) делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.

Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, ссылаетесь на поступившее письмо и др.

Вот несколько примеров:

· I appreciated sincerely your kind letter of March 2th... (Я искренне оценил Ваше любезное письмо от 2 марта…)

· I met an advertisement of your company in the Internet… (Я обнаружил рекламу Вашей компании в интернете…)

После короткого вступления, укажите основную цель Вашего письма в одном или нескольких предложениях:

· I’m writing to enquire about … (Я пишу Вам, что бы выяснить о…)

· I’m interested in the position posted on your company website... (Я заинтересован в открывшейся вакансии на должность…, которую нашел на веб-сайте компании…)

· We’d like to invite you to a members only luncheon on May 4th. (Мы бы хотели пригласить Вас на официальный ланч членов клуба, который состоится 4-го мая)

Если Вы сообщаете информацию, требующую деликатного обращения, такую, как отказ от предложения, информирование работника об увольнении, лучше употребить это предложение во втором абзаце, а не начинать с него текст письма. Вот несколько выражений для выражения неприятных обстоятельств:

· We regret to inform you… (Мы с сожалением сообщаем вам …)

· After careful consideration we have decided… (После тщательного рассмотрения мы решили ….)

Вот несколько общих фраз используемых при завершении делового письма (closing):

· I look forward to hearing from you. (Жду вашего ответа с нетерпением)

· If you require more information… (Если Вам требуется более подробная информация…)

· Please respond at your earliest convenience. (Пожалуйста, ответьте, как только появится возможность)

· Feel free to contact me by phone or email. (Вы можете свободно связаться со мной по телефону или электронной почте)

6) Заключительная формула вежливости (Complimentary Close) зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш».

Salutation	Complimentary close
Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam,	Yours faithfully, Faithfully yours,
Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,	Yours sincerely, (BE) Yours truly, (AE) Respectfully yours (AE)
Gentlemen: (AE)	Very truly yours,

Если адресат очень хорошо знаком автору письма, можно использовать фразы “ Best wishes ”или “ With best regards ”.

После концовки нужно пропустить 3-4 строки, чтобы оставить место для подписи.

7) Блок подписи (Signature Block) включает в себя:

- личную подпись отправителя письма;

- ее расшифровку (полное имя и должность, при необходимости – название отдела).

8) Указание на ссылку или реквизиты письма (Reference Line). Этот элемент не является обязательным. Его использование зависит от принятых в компании норм делопроизводства. Ссылка дается для использования в последующей корреспонденции. Указание на ссылку располагается ниже заголовка письма. Указание на ссылку может представлять собой порядковый номер письма, другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, или аббревиатуру, например, инициалы отправителя и секретаря, печатавшего письмо. Если ваше письмо не является ответом на конкретное сообщение, то ссылка на получателя остается не заполненной. Если, например, вас зовут David Ashen, а письмо за вас напечатала секретарша по имени Susie Thompson, ссылка будет выглядеть так: DA/st.

Используются следующие виды ссылок: Your ref.: / Our ref.:

9) Указание на конкретного адресата (Attention Line) включается в оформление письма при написании в компанию или отдел, когда необходимо указать конкретное лицо в качестве получателя, например:

Attn. Production Manager

Attention: Mr Edward Jones

For the attention of…

10) Указание на общее содержание письма (Subject Line) облегчает сортировку писем и не является обязательным элементом. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом. Чаще всегоперед этим указанием употребляются следующие сокращения:

"Re" - сокращение от латинского выражения " in re " - "по делу";

"Subject" - тема;

"Conc." - сокращение от английского "concerning" - касательно.

Например:

Conc: your request for the documents of January 21, 2015

Subject: labour contract

Re: Mr H. Menton's Visit to India

Policy No. 756915

11) При наличии приложений (Enclosure) после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность. "Enc:", "Encl:" - это сокращение от Enclosure (приложение, вложение). Например:

Enc.: Letter of guarantee (2 pages)

Encl.: Insurance certificate (1 copy)

12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” (carbon copies - точные копии) или Copy to… и указываются их имена.

Если Вы не хотите, чтобы адресат письма знал, что Вы отправили копии еще кому-то, то в этом случае внизу писем-копий вы указываете "b.c.c." (blind carbon copies -скрытые копии).

Оформление делового письма

Существует несколько стилей расположения частей делового письма (layout), наиболее распространенными являются следующие:

1) Блокированный формат. Блокированный формат является наиболее распространенным форматом, используемым в современной деловой переписке. В этом формате не используется выравнивания по центру. Все части письма (адрес получателя, приветствие, тема письма, текст письма, формула прощания, подпись автора) расположены по левому краю страницы и не имеют абзацных отступов, как в примере выше.

Поскольку первые строки абзацев текста письма не имеют отступов от края страницы, между абзацами оставляют по одной чистой строке, чтобы отделить один абзац от другого. Адрес отправителя содержится на фирменном бланке письма либо отделен от остальных частей 3-4 межстрочными интервалами. Яркой характеристикой этого стиля оформления делового письма является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. К блокированному формату прибегают в каждодневной, наименее формализованной переписке.

2) Модифицированный формат. В отличие от писем блочного формата, в письмах модифицированного формата место и дата написания, заключительная часть и подпись отправителя обычно располагаются от центра строки по направлению к правому краю страницы. Модифицированный формат английского делового письма в каждодневной переписке используется так же часто, как и блочный формат. Текст письма не имеет абзацных отступов и организован в виде блоков, отделенных друг от друга пустыми строками, как и в блочном формате.