Документы бухгалтерского учета.

Документирование хозяйственных операций – это сплошное, непрерывное отражение хозяйственных операций в бухгалтерских документах.

Схема движения документов:

 

 

Хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. В первичных документах отражаются хозяйственные операции в момент их протекания или сразу после завершения.

Первичные учётные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации.

При необходимости в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Создание первичных учётных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учёте производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Исправление ошибок в регистре бухгалтерского учёта должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период (месяц, квартал, полугодие, год), из регистров бухгалтерского учёта переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами, а затем отражаются в учетных регистрах. Заполнение учетных регистров – это второй этап учетных работ.

В учетных регистрах непосредственно ведется бухгалтерский учет хозяйственных операций. На их базе составляются все формы отчетности, и проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Учетные регистры делятся на:

1) Хронологические;

2) Систематические;

3) Комбинированные.

Регистры хронологического учета используют для регистрации хозяйственных операций по порядку их совершения. Например: «Книга регистрации фактов хозяйственной деятельности» при упрощенной форме учета.

Регистры систематического учета используют для отражения экономически однородных операций. Такие регистры делятся на синтетические и аналитические.

В настоящее время широко применяются комбинированные регистры, в которых одновременно ведут аналитические и синтетические записи. Например: по сч. 60, 62, 71.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки и сводные листы.

Наиболее широко для учетных записей используются свободные листы, они могут быть односторонние (только по дебету или по кредиту), двухсторонние (и по дебету, и по кредиту) и многографные (ведомости по учету затрат по статьям).

Записи в учетные регистры производят вручную или на ПК, линейным или шахматным способом. При линейном способе дебетовые и кредитовые записи производят в одну линию, а при шахматном способе – сумму записывают один раз в дебет и кредит двух счетов.

К-т счетов Д-т счетов

Форма бухгалтерского учета – это определенная система построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них. В настоящее время применяют следующие формы бухгалтерского учета:

1) Мемориально-ордерная;

2) Журнально-ордерная;

3) Таблично-автоматизированная;

4) Упрощенная и ее сочетания.

Мемориально-ордерную форму учета применяют в бюджетных организациях.

В большинстве предприятий для учета используют журнально-ордерную форму с элементами автоматизации. Эта форма является так же базовой для разработки бухгалтерских программ.

Схема журнально-ордерной формы

 

Недостатки журнально-ордерной формы учета:

1) Сложность построения журналов ордеров;

2) Не во всех регистрах совмещен синтетический и аналитический учет;

3) Значительные затраты ручного труда.

Таблично-автоматизированная форма учета базируется на использовании ПК. Основные черты этой формы:

1) Полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации.

2) Использование наряду с бумажными носителями информации магнитных носителей.

3) Осуществление учета на основе однократного ввода и многократного использования информации.

4) Осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи.

5) Получение выходной информации в виде печатных регистров и видеогралии.

6) Возможность получения расшифровки, печатных показателей по запросам пользователей.

Схема таблично-автоматизированной формы учета

 

Упрощенная форма бухгалтерского учета может использоваться в предприятиях малого бизнеса, для учета используют два вида регистров:

1) Книгу учета факторов хозяйственной деятельности;

2) Ведомости учета основных средств, производственных запасов и др.

Книга учета заполняется на основании документов или по итоговым данным ведомостей в зависимости от количества хозяйственных операций. На основе итогов книги учета операций подсчитывают обороты по всем счетам, выводят конечное сальдо, составляют баланс и другие формы отчетности.

Форма книги учета факторов хозяйственной деятельности

№ п/п

Дата и номер документа

Сальдо операции

Сумма

Счета бухгалтерского учета

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т

Д-т

К-т