Подготовительный этап организации работ

Практический опыт работ по описанию и моделированию процессов показывает, что подготовительный этап проекта является очень важным. Результаты выполнения подготовительного проекта во многом определяют успех проекта в целом. Основную работу на подготовительном этапе выполняет руководитель проекта и рабочая группа проекта при активном участии руководителей ФСФР.

Заказчиком работ по описанию и регламентации деловых бизнес-процессов может быть любой из руководителей ФСФР, в сферу ответственности которого входят

соответствующие направления деятельности. Сами указанные работы отражаются в плане

разработки (внесения изменений) нормативно-методических документов обеспечения

управленческой деятельности, как разработка и внедрение ЭАР, регламентирующий деловой бизнес-процесс.

Работы по описанию делового бизнес-процесса выделяются в отдельный проект (либо подпроект, если они являются частью другого проекта). Кандидатуру руководителя проекта утверждает первый заместитель председателя ФСФР. Занятость руководителя проекта в работах по проекту в обязательном порядке учитывается при планировании его загрузки по основной должности.

Для выполнения работ по описанию бизнес-процесса формируется рабочая группа.

Рабочая группа формируется из сотрудников подразделений, выполняющих бизнес-процесс, по предложению руководителя проекта. Состав рабочей группы согласуется с владельцем бизнес-процесса. Численность рабочей группы составляет от 3 до 6 сотрудников в зависимости сложности бизнес-процесса. Руководитель проекта согласует загрузку членов рабочей группы в работах по проекту с их непосредственными руководителями.

Куратором проекта, как правило, назначается сотрудник из числа первых заместителей председателя ФСФР.

Роли и ответственность членов рабочей группы определяются при планировании работ

по проекту Руководителем проекта совместно с первым заместителем председателя ФСФР.

Информация о создании рабочих групп должна быть доведена до всех сотрудников организации. До каждого сотрудника в доступной форме должны быть доведены цели создания рабочих групп и их задачи на ближайшие несколько месяцев.

На подготовительном этапе создаются необходимые условия и предпосылки для успешного выполнения проекта. Подготовительный этап включает следующие работы представленные на рис.3

Рисунок 3. Последовательность работ, осуществляемых на подготовительном этапе проекта

Сформированную рабочую группу необходимо обучать методикам процессного подхода. Тематика обучения рабочих групп показана в следующей таблице 2.

Таблица 2. Тематика обучения рабочих групп.

Обучение включает следующие этапы:
1) проведения семинаров-тренингов;
2) самостоятельная работа участников рабочих групп с учебной и методической литературой;

3) проведение аттестации участников рабочих групп.

В процессе проведения семинара целесообразно детально разбирать примеры процессов организации и осваивать на этих примерах методики процессного управления.

Исходя из методики описания и регламентации функций органов исполнительной власти предварительном этапе целесообразно:

§ Разбить функцию из положения об органе на деловые процессы;

§ Описать каждый деловой процесс (через описание операций);

С учетом утвержденного стандарта ISO 9001:2000 можно предложить следующую схему разбиения деятельности организации на процессы:

§ Количество процессов в организации напрямую зависит от численности персонала и структуры организации.