Директор института Подпись С.Л.Сидоров

 

В организации могут использоваться простые печати. Они воспро­изводят наименование соответствующего учреждения или его структур­ных подразделений.

Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положе­нии о структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.). Иные простые печати имеют узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. д). Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

Оттиск простой печати может ставиться на копиях документов, направляемых в другие организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке и др.

52. Отметку об исполнителе (реквизит 28) располагают на лице­вой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печа­тают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ. Отмет­ка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения и оперативной связи получателя с составителем документа.

В состав отметки об исполнителе включаются фамилия испол­нителя и номер его служебного телефона, который печатают без зна­ков препинания.

Пример:

Иванов 220 40 51

 

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman, Cyr обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке — индекс структурного подразделения, в кото­ром готовился документ;

во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Пример:

Иванов 220 40 51

ТН 15.02.2005 с1-3 об-1

 

53. Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия докумен­та — документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ника документа и всеего внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, ко­торые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А Г.Леонов

25.01.2007

 

Если копия документа выдается на руки работнику или пересы­лается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организа­циях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах органи­зации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример:

Верно

Подпись А. П. Германович

 

54. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа
слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в
котором будет храниться документ, даты и номера документа, свиде­
тельствующего об исполнении, при отсутствии такого документа —
краткие сведения об исполнении, личной подписи исполнителя или
руководителя структурного подразделения-исполнителя, даты.

Пример:

В дело 11-10

Подготовлен ответ 15.02.2007 №11-10/130

Подпись

16.05.2007

Или

В дело 5-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.02.2007

 

Этот реквизит проставляется на документе после его исполне­ния и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера ис­полнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности). Ре­зультаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан уст­ный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

55. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих
документов) (реквизит 31) проставляется на поступающих докумен­
тах и располагается на нижнем поле первого листа документа справа
и состоит из полного или сокращенного наименования организации-
получателя, даты поступления и регистрационного индекса докумен­
та. Для проставления отметки используют штампы.

Пример:

Отметка о поступлении является свидетельством принятия орга­низацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроиз­водстве и используется для учета количества поступивших документов.

56. Отметка о переносе данных на машинный носитель (реквизит
32) включает запись: «Информация перенесена на машинный носи­тель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату перено­са, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной инфор­мационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о документе в память машины.

 

 

Глава 4.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

57. Текст— главный смысловой реквизит документа, он выра­жает содержание управленческого действия.

Текст документа печатают от нулевого положения табулятора от границы левого поля.

Абзацы в тексте печатают от первого положения табулятора по­сле пяти печатных знаков от границы левого поля (на пишущей ма­шинке) или 12,5 мм (на компьютере).

58.Приступая к составлению документа, необходимо уточнить цель документа и круг вопросов, подлежащих решению. Это позволит правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого ре­шения, во многом определяющий стиль и характер изложения текста.

59.К текстам организационно-распорядительньк документов предъ­является ряд требований Главные из них— достоверность и объектив­ность, максимальная краткость при полноте информации и точность, не дотекающие различных толкований.

60.Текст управленческих документов излагается официально-дело­вым стилем, предназначенным для общения в сфере управления. Деловой сталь предполагает объективность изложения содержания документа, дол­жен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. К особенностям делового стиля от­носится широкое применение устойчивых языковых формул.

61.Текст документа может быть представлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих форм.

62.Сплошной связный текст документа должен содержать грамматиче­ски и логически согласованную информацию об управленческом действии.

Такой текст используется при составлении уставов, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, докладных, объяснительных, служебных записок, справок, писем и т. д.

63. Текст документов может состоять из двух или трех смысло­вых частей.

Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в пер­вой излагаются причины, основания и цели создания документа, во вто­рой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, рекомендации.

В тексте документа могут быть три смысловые части: первая — вве­дение, где излагаются причины создания документа, вторая— доказа­тельство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья — заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами.

В отдельных случаях документ может состоять из одной заключитель­ной части, если содержание документа не нуждается в пояснении или обос­новании, например, приказы, распоряжения содержат распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения.

64. Если основанием для создания какого-либо документа по­
служил другой документ, в тексте приводятся полные его данные,
т. е. указываются вид, дата, номер и заголовок.

Пример:

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изобра­жением Государственного герба Республики Беларусь» разработаны общий бланк, бланк приказа и бланк для письма...

 

65. В документах применяют термины и определения, установ­ленные действующими стандартами и терминологическими словаря­ми, которые способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в од­ном из своих значений.

66.При изложении требований в тексте документа применяют слова: «должен», «следует», «подлежит», «необходимо», «требует­ся», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует», «не должен», «не подлежит», «не могут быть» и др.

67.Приводя в тексте документа требования к наибольшим и наи­меньшим значениям величин, применяют словосочетания: «должно быть не более (не менее)» или «не должно превышать».

68.При изложении в тексте документа требований, допускаю­щих отступления, применяют слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «допускается», «разрешается» и др.

69.Использование сокращенных слов и словосочетаний умень­шает объем текста и ускоряет его восприятие. При первом употреб­лении сокращения в скобках необходимо указать его расшифровку.

70.Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.), делят на разделы, подразде­лы, пункты и подпункты.

При делении текста документа на пункты и подпункты необхо­димо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную ин­формацию и составлял его отдельное положение.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.

Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа.

Пример:

И т. д.

 

Номер подраздела включает номера раздела и подраздела разде­ленные точкой (1.1.. 1.2., 1.3, и т. д.), а номер пункта— номера разде­ла, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1., 1.1.2.. 1.1.3. и т. д.).

Номер подпункта включает номера раздела подраздела (при его на­личии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.3.4., 1.2.3.5. и т. д.).

Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не ну­меруют, а выделяют абзацным отступом.

71. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь
заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать
подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответ­ствующих разделов, подразделов, пунктов.

Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.

В заголовках следует избегать сокращений (за исключением обще­признанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения проекции).

В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

72. В тексте документа (как правило, внутри пунктов или под­пунктов) могут быть приведены перечисления.

Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, кото­рые используют только в первой строке. Вторую строку в перечисле­нии приводят без абзацного отступа.

Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят.

После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.

73. В тексте документа не допускается применять: обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы; для одного и того же понятия различные тучно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языках; произвольные словообразования; сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.

74. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисун­ков, не допускается применять:

математический знак минус (-) перед отрицательными значения­ми величин (следует писать слово «минус»);

математические знаки величин без числовых значений, напри­мер: > (больше),< (меньше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент) и т. д. (следует писать словами «номер», «процент» и др.);

знак г для обозначения диаметра (следует писать слово «диа­метр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках перед размерным числом следует писать знак е.

75. Языками делопроизводства и документации в Республике
Беларусь являются белорусский и (или) русский.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, белорусском, русском или иностранном языке.

76. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим
и орфографическим правилам белорусского и (или) русского языков, пре-
имущественное употребление простых распространенных предложений.

Тексты документов, используемые в управленческой практике, составляются на белорусском и (или) на русском языках.

В организационных документах, устанавливающих права и обязан­ности организации, ее оргструктурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справка, акт), текст излагают от третьего лица единственного числа: «отдел осуще­ствляет функции, «комиссия постановила», «объединения входят» и т. д.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единст­венного числа:

«ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лиц единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

В других видах организационно-распорядительных документов текст излагают:

от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу выделить» и др.;

от первого лица множественного числа: «просим направить», «направляем на рассмотрение» и др.;

от третьего лица единственного числа: «министерство не возра­жает», «БелНИИДАД считает необходимым» и др.

Текст протокола составляется от третьего лица множественного числа: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» и др.

Техническая и проектная документация готовится на белорусском или русском языке, а с учетом предназначения — на другом языке.

77. Тексты документов оформляют в виде связного текста, тра­фарета, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

78. Текст-трафарет— форма представления текста, содержащая посто­янную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной
информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура тек­ста — это грамматически связный текст.

В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, кон­трактов, соглашений, докладных и служебных записок, справок и т. д. Текст может содержать подстрочные пояснения о характере информа­ции, которую следует вносить в пробелы.

Трафаретные тексты удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, как в пределах одной организации, так и системы одно­родных организаций одного ведомства. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

Трафаретные документы значительно сокращают время на со­ставление документа, т. к. исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т. е. лишь на переменной кон­кретной части информации, место которой заранее предопределено.

Фактически заполняется заранее составленный документ, по­этому исключается стадия черновика, а фиксированное расположе­ние информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

79. В настоящее время широкое распространение получили анке­ты — опросные листы для получения каких-либо сведений. Анкета —
это форма представления текста документа, в котором характеризуется
один объект по ряду признаков. С помощью анкетирования удобно со­бирать любые сведения по заранее разработанной определенной про­
грамме. В анкете текст формализован, информация расположена в стро­го зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в
анкете являются наименования признаков, а переменной — их характе­ристики. При построении анкеты постоянная информация выражается
существительными в именительном падеже или словосочетаниями,
опорным словом в которых является имя существительное, например:
«структурное подразделение», «последнее место работы» и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да — нет», развернутым ответом, чи­словыми показателями.

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет, например, личный листок по учету кадров.

80. Для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей приме­няют таблицы. Таблицы в тексте оформляют в соответствии с Техническим
кодексом установившейся практики 1.5-2004 «Система технического нор­мирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения,
изложения, оформления и содержания технических кодексов установив­
шейся практики и государственных стандартов» (далее — ТКП 1.5-2004).

ТКП 1.5-2004 отражает построение таблиц в стандартах, однако изло­женные в таблицах требования распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе и на организационно-распорядительную.

81. Таблица — это форма представления унифицированного текста,
содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых
по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информа­ции, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной инфор­мации. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т. п.).

Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоми­нается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в прило­жениях к основному документу.

В ТКП 1.5-2004 указываются обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (рисунок 1).

Таблица______ "______________________

номер наименование таблицы

_____________________________

продолжение наименования таблицы

Головку таблицы отделяют от остальной части таблицы двойной линией.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него приводят номер таблицы. Точка после номера таблицы не ставится.

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого по­яснения и/или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, ко­торое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится. Переносы слов в наименовании таблицы не допускаются.

82. Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложе­ние с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. За­головки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (рисунок 2).

83. При приведении заголовка боковика или заголовков (подза­головков) других граф не допускается разделение граф в головке таблицы диагональными линиями.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается располагать заголовки граф перпендикулярно строкам таблицы.

84.Таблицы, как правило, следует располагать на странице верти­кально. Помещенная на отдельной странице таблица может быть распо­ложена горизонтально, при этом ее головка должна размещаться в левой части страницы, номер страницы проставляют в установленном порядке.

85.Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы, то ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. В каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боко­вик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нуме­руют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

86. Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью табли­цы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» или «Оконча­ние таблицы» с указанием номера таблицы в соответствии с рисунком 3.

87. Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, отделяя их друг от друга двойной линией. При этом повторяют го­ловку таблицы в соответствии с рисунком 4.

88. При делении таблицы на части допускается головку (при ее большом размере) во второй части (и последующих частях) не по­вторять, заменяя ее соответствующими номерами граф, если это не затруднит понимание содержания таблицы. При этом графы нуме­руют арабскими цифрами в соответствии с рисунком 5.

89.Нумерацию граф рекомендуется проставлять, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф.

90.Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковик таблицы непосредственно перед их наименованием (рисунок 6).

91. При обозначении марок, типов продукции, а также перед чи­словыми значениями величин порядковый номер не ставится. Число­вые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается текстом, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии отдельных данных в таблице проставляется прочерк (тире) (рисунок 7).

92.Если в таблице отсутствуют горизонтальные линии, текст, по­вторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиноч­ных слов, чередующихся с цифрами или буквенно-цифровыми обо­значениями, заменяют кавычками в соответствии с рисунком 8.

93.Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее кавычка­ми в соответствии с рисунком 8.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений, как показано на

рисунке 8.

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

94. Не допускается заменять кавычками повторяющиеся в таб­лице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.

95.Цифровые значения в графах таблиц проставляют так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю (параметр), размеру). В од­ной графе соблюдают, как правило, одинаковое количество десятич­ных знаков для всех значений величин.

96.Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы, допус­кается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

97.Порядок приведения физических величин и их числовых значений устанавливается по ТКП 1.5-2004 (04100).

98.На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочно­го интервала (на пишущей машинке) или одинарный (на компьютере).

На документах формата А5 — через один межстрочный интер­вал или точно 14 пт.

99. Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

100. Максимальная длина строки многострочных реквизитов —
28 печатных знаков (на пишущей машинке) или 73 мм (на компьюте­ре). Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают
через один межстрочный интервал или точно 14 пт.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера и назначения документа.

101. При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели на­дежности современных средств текстонанесения — принтерных текстов.

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает возможность водостойкости и механической устойчиво­сти текста как критерия сохранности информации при использовании документов, их перевозках, аварийных ситуациях, реставрации.

Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничгожающиеся при нагревании принтерные краски.