Республики Беларусь СТБ 6. 38-2004

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ СТБ 6.38-2004

«УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ.

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

 

КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(БелНИИДАД)

Утверждено

Приказ Председателя

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь

16.09.2005 № 41

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ СТБ 6.38-2004 «

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ.

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

 

 

Минск 2005

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.Методические указания разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения Государственного стандарта Республики Бела­русь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее— СТБ 6.38-2004), ут­вержденного постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 с датой введения 1 июля 2005 г.

2.Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организаци­онно-распорядительные документы (далее — документы), которые подразделяются на три группы:

организационные — положения, уставы, инструкции, правила и др.;

распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

справочно-информационные — акты, докладные и объяснитель­ные записки, письма, и др.

3.СТБ 6.38-2004 используется для проектирования форм доку­ментов при разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

4.Внедрение СТБ 6.38-2004 в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, распоряжением, указани­ем) (Приложение 1).

В распорядительном документе следует предусмотреть разработ­ку комплекса мероприятий по внедрению стандарта. Перечень меро­приятий может быть оформлен в виде плана (Приложение 2), который предусматривает следующие виды работ:

разработка бланков документов в соответствии с требованиями стандарта;

тиражирование бланков и контроль за их постоянным пополнением;

разработка или переработка инструкций и рекомендаций по оформ­лению документов в организации;

проведение семинаров и совещаний с работниками аппарата управле­ния, а также периодическое проведение практических занятий (семина­ров) с работниками, занятыми в сфере документационного обеспечения управления (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками, программистами и т.д.) по изучению и освоению СТБ 6.38-2004;

обеспечение структурных подразделений, занимающихся подго­товкой и оформлением документов, экземплярами стандарта, мето­дическими рекомендациями по его применению и др.

Глава 2

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ

5.СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки ор­ганизационно-распорядительной документации и бланков, приме­няемых при их оформлении.

6.Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроиз­веденными на нем реквизитами, содержащими постоянную инфор­мацию, и местом, отведенным для переменной.

7.Организации независимо от формы собственности разрабаты­вают бланки, которые используются при подготовке организацион­но-распорядительных документов.

8.Применение бланков значительно ускоряет процесс создания доку­ментов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упро­щает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда

9.На бланках изготавливают только первую страницу докумен­та, для изготовления всех следующих страниц используют стандарт­ные листы бумаги.

10.Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4

11.(210x297 мм) и А5 (148*210 мм). Выбор формата бланка при изго­товлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

11.Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих даль­нейшее тиражирование документов.

12.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое— 30мм, правое— не менее 8 мм, верхнее и ниж­нее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 638-2004.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

13.Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо про­водить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответ­ствующие только документам данного вида. В СГБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

14.Для изготовления бланков организации типографским спо­собом необходимо составить макет бланка в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004. На чертеже должны быть проставлены:

размеры бумаги для бланка формата А4 (210x297 мм) и (или) А5 (148x210 мм);

размеры полей;

площади каждого реквизита.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указы­ваются сорт и цвет бумаги цвет типографской краски, название шриф­та и размеры кеглей (для набора реквизитов).

15. При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выби­рают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

16. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного ва­рианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посе­редине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по гори­зонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе — начато и конец каждой строки реквизита центруются, т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

17.Каждая организация должна разрабатывать и применять ус­тановленные стандартом виды бланков организационно-распоряди­тельных документов — общий бланк и бланк для письма.

18.На общем бланке могут оформляться такие распорядитель­ные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых лис­тах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

19.Допускается изготовление специальных бланков для кон­кретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все ре­квизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», ко­торый печатается прописными буквами без разрядки (пробелов меж­ду буквами) и в кавычки не заключается. Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

(Эмблема)

ЗАГАД ПРИКАЗ

. _______ №____________

Месца складання або выдання Место составления или издания

 

20. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные орга­ны и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (да­лее— гербовые бланки). Бланки документов разрабатывают на основе
продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут раз­рабатывать общие, конкретных видов документов бланки с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным располо­жением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

 

Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

 

Найменне вышэйстаячай арганізацыі Найменне аргашзацьн Найменне структурнага падраздзялення Паштовы адрас Камушкацыйныя даныя Камерцыйныя даныя _ __________№_______________ На №___________ ад ___

Наименование вышестоящей организации Наименование организации Наименование структурного подразделения Почтовый адрес Коммуникационные данные Коммерческие данные

 

22.Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной поли­графии для размножения таких бланков не допускается.

23.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хра­нится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

24.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учет­ные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в орга­низации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

 

 

Глава 3.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

25.При подготовке и оформлении документов используются ре­квизиты, состав которых представлен в СТБ 6.38-2004.

26.Государственный герб Республики Беларусь (реквизит 1) по­мещают на бланках документов и угловых штампах организаций в со­ответствии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Пре­зидента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядо­чении изготовления и использования бланков документов с изображе­нием Государственного герба Республики Беларусь».

Не допускается помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь между бланковыми надписями на двух языках.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на угловых штампах помещают по аналогии с бланками документов.

27. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
(реквизит 2).

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «О политических партиях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 35-3 с изменениями и дополнениями и Законом Республики Беларусь от 5 октября 1994 г. «Об обществен­ных объединениях» в редакции Закона Республики Беларусь от 19 июля 2005 г. № 36-3 с изменениями и дополнениями политиче­ские партии, общественные объединения, союзы могут иметь эмбле­му— условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи, зарегистрированное в установленном законом порядке.

Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юри­дических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций в соответствии с Законом Республики Беларусь от 5 февра­ля 1993 г. в редакции Закона Республики Беларусь от 29 октября 2004 г. № 319-3 «О товарных знаках и знаках обслуживания».

Зарегистрированное согласно установленному порядку изобра­жение эмблемы (товарного знака) организации помещается на блан­ках организаций в соответствии с учредительными документами (ус­тавом, положением об организации).

Организации государственной формы собственности могут по­мещать эмблему на левом поле бланка на уровне реквизита «Наиме­нование организации».

Организации негосударственной формы собственности при про­дольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) органи­зации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм.

При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой стро­ки реквизита «Наименование организации».

28. Код организации (реквизит 3) проставляется на верхнем поле
справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управ­ления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Об­щегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

29. Код документа (реквизит 4) проставляется на верхнем поле
справа под кодом организации по Общегосударственному классифи­катору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»
(ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентяб­ря 1995 г.

№ 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа про­ставляется только на унифицированных документах, названия форм ко­торых включены в ОКУД.

30.Наименование вышестоящей организации (реквизит 5). При на­личии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

31.Наименование организации (реквизит 6) обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа долж­но соответствовать наименованию, установленному правовым актом (ус­тавом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние (или аббревиатуру). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помешают ниже полного или за ним в скобках.

Пример:

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

 

32. Наименование структурного подразделения (реквизит 7). Авто­
ром документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Пример:

Министерство финансов Министерство по налогам и сборам

Республиканские органы

Государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однород­ных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.

Пример:

 

Государственного управления

На документах, направляемых в республиканские органы государст­венного управления, постоянным корреспондентам, подведомственным организациям, адрес не проставляется. Для отправки таких документов целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последую­щими адресатами не проставляется.

Если документ является ответом, первым адресатом следует ука­зывать автора инициативного письма независимо от значимости ос­тальных адресатов.

При направлении документа одного содержания более чем в че­тыре адреса исполнитель документа составляет список на рассылку (Приложение 4), в котором перечисляет адреса, наименования орга­низаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юри­дического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчест­во — для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

название отделения почтовой связи; название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений). При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код

указывается перед названием города.

При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат».

Пример:

Министерство юстиции Республики Беларусь

Ковалевой А. И.

Д. Гриневичи, 5

П/оКрайск

Логойский р-н

Минская обл.

42. Гриф утверждения (реквизит 17) располагают в правом верх­нем углу над текстом от пятого положения табулятора после 40 пе­чатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Документ утверждается двумя способами: изданием распоряди­тельного документа (приказа, распоряжения, постановления, реше­ния) или должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности липа, утвер­дившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Директор института

Подпись А. И. Новиков

23.06.2005

При утверждении документа, составленного не на бланке или руководителем вышестоящей или сторонней организации, в наиме­нование должности лица, утвердившего документ, включается пол­ное наименование организации.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ
Министр юстиции

Республики Беларусь

Подпись А. В. Ветров

25.06.2005

При утверждении документа несколькими должностными лица­ми грифы утверждения располагают на одном уровне.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Прогресс» Подпись Б. В. Кравцов 15.06.2007

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Электроника» Подпись А. И. Свиридов 15.06.2007

 

При утверждении документа постановлением, решением, прика­зом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра информации

Республики Беларусь

25.06.2007 № 32

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

Собрания акционеров

28.06.2007 №>15

 

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм документов или ин­струкцией по делопроизводству.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают пропис­ными буквами без кавычек и пробелов.

43. Резолюция (реквизит 18), как правило, пишется от руки ру­ководителем при рассмотрении поступивших или внутренних доку­ментов для организации их исполнения.

Резолюция пишется на первом листе документа в правом верх­нем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней ука­зываются фамилия и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок испол­нения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции.

Пример:

Сидорцову М. Н.

Прошу подготовить смету

Подпись

15.06.2005

 

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за ис­полнение указывается первой, он организует работу других исполнителей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резо­люция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшива­ется в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

44. Заголовок к тексту (реквизит 19). Все организационно-распо­рядительные документы, оформленные на бумаге формата А4, долж­ны иметь заголовок.

Формулируется заголовок составителем документа.

Заголовок должен указывать краткое содержание текста доку­мента, точно называть управленческое действие и грамматически со­гласовываться с названием вида документа.

Пример:

приказ (о чем?) о совершенствовании структуры аппарата управления;

положение (о чем?) о канцелярии;

протокол (чего?) собрания акционеров;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

должностная инструкция (кому?) секретарю-референту;

акт (о чем?) о выделении документов к уничтожению;

акт (чего?) ревизии;

письмо (о чем?) об изменении сроков выполнения договора...

 

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Пример:

Об утверждении отчета

О внедрении СТБ 6.38-2004

 

Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатают строч­ными буквами (кроме заглавной), без кавычек и не подчеркивают.

Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных зна­ков), то его допускается продлевать до пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.

Место размещения заголовка на документе допускается отме­чать уголками при изготовлении бланка.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах фор­мата А5 (148П210 мм), текст которых не превышает пять-семь строк.

45. Отметка о контроле (реквизит 20) располагается на левом поле
документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К»
или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки цветным ка­рандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля.
Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Место размещения отметки о контроле на документе допускает­ся отмечать уголками при изготовлении бланка.

46. Отметка о наличии приложения (реквизит 22) располагается
ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «При­ложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения от
границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отмет­ка о наличии приложения оформляется по форме:

 

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислять с указанием количества лис­тов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабски­ми цифрами.

Пример:

 

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в третий адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывается, а только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано название приложения или нет.

Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в 3 экз.

 

К нормативным правовым или распорядительным документам могут прилагаться документы, которые утверждены или вводятся в действие. Приложениями могут быть документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа. В распорядительных документах указание на наличие приложения дается в тексте.

47. Подпись (реквизит 23) — обязательный реквизит официаль­ного документа. Должностные лица подписывают документы в пре­делах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименова­ния должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатают перед фа­милией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит на­звание учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример:

Директор института

Доктор исторических наук,

Подпись Т.АТарасова

Подпись А.Г.Уралова

Документы коллегиальных органов подписываются председате­лем этого органа и секретарем.

Пример:

Приложение 2

К постановлению Министерства здравоохранения Республики Беларусь

30.06.2005 № 55

 

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

 

Пример:

Приложение

К приказу директора

ЗАО «Маяк»

18.02.2005 №8

49. Гриф согласования (реквизит 25) — реквизит документа, вы­ражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся
автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юри­дической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согла­сованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри ор­ганизации — со структурными подразделениями и должностными лица­ми (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и непод­чиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласова­ние оформляется грифом согласования

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наимено­вания должности лица, с которым согласовывается документ (вклю­чая полное наименование организации), личной подписи, ее расшиф­ровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Директор государственного учреждения

«Национальный архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

25.01.2007

 

Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т. д.), гриф согласования оформляют по форме:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Республики Беларусь

30.01.2005 №12-34/41

 

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2007 №1

 

Если документ имеет два грифа согласования, они располагают­ся на одном уровне.

Пример:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

14.06.2007 14.06.2007

 

При отсутствии места на документе оформляют лист согласова­ния. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

Прилагается

Подпись

Дата

 

Заполненный лист согласования прилагается к проекту доку­мента (Приложение 5).

50. Визы (реквизит 26) — это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должност­ного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А. В.Смирнов

25.06.2007

 

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визиро­вания устанавливаются нормативными правовыми актами организа­ции и зависят от вида документа и его содержания.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исхо­дящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо ис­правления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излага­ются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «За­мечания прилагаются».

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А. В.Смирнов

25.06.2007

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

 

Проект документа может быть завизирован несколькими долж­ностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под дру­гой в порядке визирования.

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись Н.Б.Скворцова

20.06.2007

Подпись АВ.Сидорцова

20.06.2007

Зав. отделом архивоведения

Подпись Т.И.Боброва

21.06.2007

Юрисконсульт

Подпись Н.С.Швец

22.06.2007

Главный бухгалтер

Подпись Л.М.Левентова

23.06.2007

 

Реквизит «Визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, про­токолом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознаком­ления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Пример:

10.07.2007

 

При необходимости виза ознакомления может включать наиме­нование должности работника.

Пример:

С приказом ознакомлены:

20.07.2007

Экономист планового отдела Подпись А.Х.Маслова

21.07.2007
Менеджер отдела рекламы Подпись С.Н.Рязанов

22.07.2007

Визы располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе.

51. Печать (реквизит 27). На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

В организации используются разные по назначению печати — гербовые и простые.

Право помещать изображение Государственного герба Респуб­лики Беларусь на печатях (гербовые печати) имеют только государ­ственные органы и иные государственные организации в соответст­вии с Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».

В негосударственных организациях используются печати с соб­ственным наименованием. Печати кроме наименования организации могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Печать ставится на документах, требующих особого удостове­рения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, до­веренностях, удостоверениях и др.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы она захватывала
часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример:

Иванов 220 40 51

 

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman, Cyr обычный, размер 9 пунктов и может быть дополнен информацией:

в первой строке — индекс структурного подразделения, в кото­ром готовился документ;

во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.

Пример:

Иванов 220 40 51

ТН 15.02.2005 с1-3 об-1

 

53. Отметка о заверении копии (реквизит 29). Копия докумен­та — документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ника документа и всеего внешние признаки или часть их.

Организация может выдавать копии только тех документов, ко­торые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от грани­цы левого поля. В нее входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Пример:

Верно

25.01.2007

 

Если копия документа выдается на руки работнику или пересы­лается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организа­циях — печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах органи­зации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример:

Верно

Подпись А. П. Германович

 

54. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(реквизит 30) располагается на нижнем поле первого листа документа
слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в
котором будет храниться документ, даты и номера документа, свиде­
тельствующего об исполнении, при отсутствии т