Документации Республики Беларусь.

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

 

КОМИТЕТ ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

БЕЛОРУССКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(БелНИИДАД)

Утверждено

Приказ Председателя

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь

16.09.2005 № 41

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ ПРИМЕНЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА

РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ СТБ 6.38-2004 «

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ

ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ.

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-

РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

 

 

Минск 2005

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.Методические указания разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения Государственного стандарта Республики Бела­русь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее— СТБ 6.38-2004), ут­вержденного постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 с датой введения 1 июля 2005 г.

2.Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организаци­онно-распорядительные документы (далее — документы), которые подразделяются на три группы:

организационные — положения, уставы, инструкции, правила и др.;

распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

справочно-информационные — акты, докладные и объяснитель­ные записки, письма, и др.

3.СТБ 6.38-2004 используется для проектирования форм доку­ментов при разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

4.Внедрение СТБ 6.38-2004 в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, распоряжением, указани­ем) (Приложение 1).

В распорядительном документе следует предусмотреть разработ­ку комплекса мероприятий по внедрению стандарта. Перечень меро­приятий может быть оформлен в виде плана (Приложение 2), который предусматривает следующие виды работ:

разработка бланков документов в соответствии с требованиями стандарта;

тиражирование бланков и контроль за их постоянным пополнением;

разработка или переработка инструкций и рекомендаций по оформ­лению документов в организации;

проведение семинаров и совещаний с работниками аппарата управле­ния, а также периодическое проведение практических занятий (семина­ров) с работниками, занятыми в сфере документационного обеспечения управления (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками, программистами и т.д.) по изучению и освоению СТБ 6.38-2004;

обеспечение структурных подразделений, занимающихся подго­товкой и оформлением документов, экземплярами стандарта, мето­дическими рекомендациями по его применению и др.

Глава 2

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ

5.СТБ 6.38-2004 устанавливает единые правила подготовки ор­ганизационно-распорядительной документации и бланков, приме­няемых при их оформлении.

6.Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроиз­веденными на нем реквизитами, содержащими постоянную инфор­мацию, и местом, отведенным для переменной.

7.Организации независимо от формы собственности разрабаты­вают бланки, которые используются при подготовке организацион­но-распорядительных документов.

8.Применение бланков значительно ускоряет процесс создания доку­ментов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упро­щает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда

9.На бланках изготавливают только первую страницу докумен­та, для изготовления всех следующих страниц используют стандарт­ные листы бумаги.

10.Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4

11.(210x297 мм) и А5 (148*210 мм). Выбор формата бланка при изго­товлении документа зависит от характера и объема текста.

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т. д.).

11.Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих даль­нейшее тиражирование документов.

12.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое— 30мм, правое— не менее 8 мм, верхнее и ниж­нее —не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 638-2004.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

13.Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов бланка. Определение перечня реквизитов необходимо про­водить отдельно по каждому виду бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответ­ствующие только документам данного вида. В СГБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов.

14.Для изготовления бланков организации типографским спо­собом необходимо составить макет бланка в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004. На чертеже должны быть проставлены:

размеры бумаги для бланка формата А4 (210x297 мм) и (или) А5 (148x210 мм);

размеры полей;

площади каждого реквизита.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указы­ваются сорт и цвет бумаги цвет типографской краски, название шриф­та и размеры кеглей (для набора реквизитов).

15. При изготовлении бланков используются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер шрифта выби­рают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

16. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного ва­рианта расположения реквизитов, флаговым или центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посе­редине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по гори­зонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе — начато и конец каждой строки реквизита центруются, т. е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

17.Каждая организация должна разрабатывать и применять ус­тановленные стандартом виды бланков организационно-распоряди­тельных документов — общий бланк и бланк для письма.

18.На общем бланке могут оформляться такие распорядитель­ные документы, как приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные документы — положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых лис­тах бумаги формата А4 при соблюдении СТБ 6.38-2004.

19.Допускается изготовление специальных бланков для кон­кретных видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается более 200 в год.

На бланках конкретных видов документов используются все ре­квизиты общего бланка и реквизит «Название вида документа», ко­торый печатается прописными буквами без разрядки (пробелов меж­ду буквами) и в кавычки не заключается. Пример:

Государственный герб

Республики Беларусь

(Эмблема)