Тема 2. Документация и документооборот.

Организация внутрибанковского контроля

План

2.1 Документация по операциям банка.

2.2 Организация документооборота в банке.

2.3 Внутрибанковский контроль.

 

Документация по операциям банка

Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В ордере указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).

Мемориальный ордер может не составляться, если операция оформляется кассовыми или платежными документами, выписками из корреспондентских счетов, а также авансовыми отчетами и прочими первичными документами.

К мемориальным документам прикладываются первичные документы, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.

Первичные учетные документы служат основой для отражения в бухгалтерском учете информации о совершенных хозяйственных операциях.

Первичные документы, фиксирующие совершение операции, должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.

Первичные документы могут оформляться как на типовых бланках, так и на бланках специализированных форм.

К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- измерители операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за содержание операции, правильность ее выполнения, личные подписи и их расшифровка.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и ее законность. Все первичные документы, поступившие в подразделение бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.

Документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку банка, исключающую их повторное использование: оттиск штампа ответственного исполнителя, включающий дату и фамилию сотрудника.

Документы классифицируются в зависимости от места их формирования: банковские документы и клиентские документы.

По характеру отражаемых операций документы подразделяются на мемориальные, кассовые и внебалансовые.

Мемориальные документы оформляют операции, связанные с безналичными перечислениями по счетам.

Кассовые документы служат для оформления операций с денежной наличностью. Они подразделяются на: приходные и расходные. К приходным документам относятся объявления на взнос наличными, приходный кассовый ордер. К расходным кассовым документам относятся денежный чек и расходный кассовый ордер.

К внебалансовым документам относятся внебалансовые ордера.

Все мемориальные, кассовые и внебалансовые документы вместе с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими совершенные операции за рабочий день, называются «документы дня банка».

Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.

К регистрам бухгалтерского учета в банке относятся:

- ведомость остатков по счетам;

- ведомость остатков размещенных и привлеченных средств;

- ежедневная оборотная ведомость;

- ежедневный баланс.

Первичные учетные документы принимаются в банке к исполнению при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений или использования корректирующей жидкости.

Ошибки, выявленные после составления баланса должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны ошибочные записи на основании составляемых исправительных ордеров.

Банки должны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за организацию и соблюдение порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.

Документооборот в банке

Документооборот в банке представляет собой движение документа с момента его создания до отражения в бухгалтерском учете, и после сдачи бухгалтерской отчетности размещение в архиве. Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.

В учетной политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.

Банк разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.

 

Внутрибанковский контроль

Внутрибанковский контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Основными задачами банковского контроля являются:

1. обеспечение сохранности средств и ценностей;

2. соблюдение клиентами положений по оформлению документов; своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

3. перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления контроля, определяет сама кредитная организация исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагается на главного бухгалтера.

Руководитель кредитной организации обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль своевременности и полноты зачисления средств на счета клиентов, направления расчетных и кассовых документов по назначению. Кроме того, руководитель кредитной организации обеспечивает контроль надлежащего хранения и использования печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений.

Рабочие места сотрудников кредитной организации должны быть расположены таким образом, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам кредитной организации, к экранам компьютеров.

При применении технических средств должно быть обеспечено:

1. ограничение доступа к совершению операций;

2. конфиденциальность применяемых кодов и паролей;

3. невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом;

4. применение программного обеспечения, позволяющего своевременно устранять попытки несанкционированного доступа.

5. Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль.

6. Последующие проверки проводятся с таким расчетом, чтобы работа каждого бухгалтерского работника проверялась в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в год.

Учетная документация, организация документооборота и внутрибанковского контроля

 

Выводы

В банковском учете существует аналитический и синтетический учет.

Аналитический учет — это подробный, детализированный учет, отражающий операцию во всех ее аспектах. Аналитический учет ведется на лицевых счетах, каждому из которых присваивается определенный номер счета по действующей схеме. В номере лицевого счета заполняется двадцать знаков, которые дают определенную расшифровку назначения счета, сведения о подразделении банка, о виде валюты, в которой открывается счет. Кроме того, аналитический учет может вестись банком на карточках, в книгах, журналах и в электронных базах.

Синтетический учет — это обобщенный учет данных аналитического учета.

Синтетический учет ведется в банках в кассовых журналах, в ежедневных оборотных ведомостях. Основным документом синтетического учета является банковский баланс.

Банковский бухгалтерский учет ведется по мемориально-ордерной автоматизированной форме. Особое значение имеют банковские первичные документы, которые служат основанием для совершения банковских операций.

Первичные документы должны иметь ряд обязательных реквизитов. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и за ее законность. Первичные документы подлежат обязательной проверке в подразделениях бухгалтерского учета по форме и по содержанию. Банки принимают к исполнению документы, не имеющие исправлений, помарок и подчисток. Банковские документы классифицируются в зависимости от места их формирования, а также по характеру отражаемых операций.

Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах.

После составления годового отчета банковские документы хранятся в архиве.

Внутрибанковский контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Основными задачами банковского контроля являются:

1. обеспечение сохранности средств и ценностей;

2. соблюдение клиентами положений по оформлению документов; своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

3. перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных документах, принимаемых к исполнению.

 

Вопросы для самопроверки

1. Какие документы относятся к клиентским документам?

2. Какие документы используются для записи операций на внебалансовых счетах?

3. Какие особенности имеет порядок оформления банковских документов?

4. Какие существуют сроки хранения банковских документов?

5. Назовите три документа, которые должны храниться в архиве банка постоянно.

6. Какой документ должен оформляться при изъятии документов из банка?

7. Какие особенности имеет документооборот в банке?

8. Какие отметки имеются на документе, прошедшем обработку?

9. Какие документы относятся к документам аналитического учета?

10. Какие особенности имеет график документооборота в банке?

 

Нормативные правовые акты:

Положения Банка России "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 16 июля 2012 года N 385-П.

Тема 3. План счетов. Аналитический и синтетический учет

План

3.1.План счетов бухгалтерского учета.

3.2. Организация аналитического и синтетического учета.

 

План счетов бухгалтерского учета

Банковский План счетов бухгалтерского учета представляет собой систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета, действующий с 1 января 2008 г. План счетов утвержден Банком России в составе Положения Банка России "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 16 июля 2012 года N 385-П.

Синтетические счета разделяются на счета первого порядка (основные счета), они состоят из трех знаков. Пятизначные балансовые счета называются счетами второго порядка, они детализируют основные счета.

План счетов состоит из пяти глав.

А. Балансовые счета.

Б. Счета доверительного управления.

В. Внебалансовые счета.

Г. Срочные сделки.

Д. Счета депо.

Глава А

Первый раздел главы А называется «Капитал». Счета этой главы служат для учета собственных средств банка: уставного капитала, акций и долей, выкупленных у акционеров, добавочного капитала, резервного фонда. В первый раздел внесены новые счета: 10801 «Нераспределенная прибыль» и 10901 «Непокрытый убыток».

Второй раздел балансовых счетов называется «Денежные средства и драгоценные металлы».

Первый подраздел называется «Денежные средства», который включает наличную валюту и чеки, включая: денежные средства в кассе, чеки, номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, кассы обменных пунктов, денежные средства в операционных кассах, денежные средства в банкоматах, денежные средства в пути и чеки в пути.

Второй подраздел второго раздела называется «Драгоценные металлы и природные драгоценные камни». Драгоценные металлы, имеющиеся в распоряжении банка, учитываются на счете первого порядка 203, а природные драгоценные камни — на счете первого порядка 204.

Раздел третий главы А плана счетов называется «Межбанковские операции».

Первый подраздел содержит счета, связанные с межбанковскими расчетами. В указанный подраздел включены все виды корреспондентских счетов, открываемых коммерческими банками, а также счета, открываемые в Банке России для размещения обязательных резервов (ФОР), для обязательных резервов по счетам в иностранной валюте, накопительные счета для выпуска акций и прочие счета коммерческих банков.

Отдельный основной счет 303 выделен в этом подразделе для расчетов с филиалами, счет 304 служит для расчетов банка на организованном рынке ценных бумаг, счет 306 «Расчеты по ценным бумагам» служит для прочих расчетов по операциям с ценными бумагами.

Второй подраздел третьего раздела называется «Межбанковские привлеченные и размещенные средства». В этом подразделе присутствуют счета, на которых отражаются полученные и выданные межбанковские кредиты, прочие привлеченные средства российских банков и банков-нерезидентов, просроченные межбанковские кредиты и проценты, депозиты, размещенные в других банках, включая Банк России, и прочие привлеченные и размещенные средства.

Раздел четвертый главы А является самым объемным по количеству включенных счетов, он называется «Операции с клиентами».

Раздел включает шесть подразделов:

1) «Средства на счетах»;

2) «Депозиты»;

3) «Прочие привлеченные средства»;

4) «Кредиты предоставленные»;

5) «Прочие размещенные средства»;

6) «Прочие активы и прочие пассивы».

На счетах первого подраздела «Средства на счетах» отражаются средства клиентов на банковских счетах, открытых по группам однородных клиентов. В этом же подразделе имеются счета для отражения средств в расчетах, включая аккредитивы к оплате, средства для расчетов чеками, инкассированную денежную выручку, переводы в Россию и из России, транзитные и прочие счета.

Во втором подразделе «Депозиты» присутствуют счета, на которых отражаются депозитные средства, открытые клиентами, включая депозиты физических лиц российских граждан и граждан-нерезидентов.

В третьем подразделе «Прочие привлеченные средства» отражаются прочие привлеченные средства юридических лиц, которые указываются по всем группам клиентов.

В четвертом подразделе «Кредиты предоставленные» указаны счета, на которых отражаются кредиты, выданные банком по всем группам клиентов с указанием сроков размещения, отдельные счета этого подраздела выделены для учета просроченных кредитов и просроченных процентов по выданным кредитам.

В пятом подразделе «Прочие размещенные средства» указываются прочие размещенные средства по группам клиентов, по определенным срокам.

В четвертом и пятом подразделах присутствуют счета, на которых отражаются созданные резервы по кредитам (четвертый подраздел) и по прочим размещенным средствам (пятый подраздел).

Шестой подраздел «Прочие активы и прочие пассивы» предназначен для учета расчетов с клиентами по отдельным группам банковских операций, а также для учета требований и обязательств по уплате процентов, их неисполнение, счета для учета операций по лизингу, учета вложений в приобретенные права требований, учета активов, переданных в доверительное управление, резервы по указанным операциям.

Пятый раздел балансовых счетов называется «Операции с ценными бумагами». Он состоит из четырех подразделов:

1) «Вложения в долговые обязательства»;

2) «Вложения в долевые ценные бумаги»;

3) «Учтенные векселя»;

4) «Выпущенные ценные бумаги».

На счетах первого подраздела «Вложения в долговые обязательства» отражаются активные операции банка, связанные с формированием портфеля долговых обязательств сторонних эмитентов, оцениваемых по справедливой (текущей) стоимости через прибыль или убыток, а также долговых обязательств, имеющихся в наличии для продажи.

На счетах указанного подраздела отражаются также долговые обязательства, удерживаемые банком до погашения, по каждой группе перечисленных счетов присутствуют разные счета, на которых учитываются результаты переоценки вложений в долговые обязательства, оцениваемые по справедливой стоимости и имеющиеся в наличии для продажи, а по ценным бумагам, удерживаемым до погашения, и долговым обязательствам для продажи предусмотрены счета для учета созданных резервов под возможные потери. В этом подразделе предусмотрены два счета для учета процентных доходов, как по долговым обязательствам, так и по векселям.

В указанном подразделе присутствует счет для учета долговых обязательств, не погашенных в срок (счет 50505). Значение этого счета заключается в том, что он по своей сути отражает сумму потерянных вложений банка в долговые обязательства сторонних эмитентов. На счете 50507 отражаются резервы, созданные по долговым обязательствам, не погашенным в срок, создание таких резервов впоследствии позволит произвести списание с баланса таких долговых обязательств.

Второй подраздел «Вложения в долевые ценные бумаги» подразделяется на три счета первого порядка: 506 счет служит для учета долевых ценных бумаг, оцениваемых по справедливой стоимости через прибыль или убыток. На счете 507 отражаются вложения банка в долевые ценные бумаги, имеющиеся в наличии для продажи, на указанных счетах присутствуют парные счета для учета переоценки указанных ценных бумаг. На 509 счете отражаются предварительные затраты для приобретения ценных бумаг, а также для учета резервов на возможные потери.

В третьем подразделе «Учтенные векселя» отражаются вложения банков в векселя всех групп векселедателей, включая векселя, выпущенные органами власти иностранных государств и авалированные (гарантированные) ими, а также векселя банков-нерезидентов и векселя прочих нерезидентов.

В четвертом подразделе «Выпущенные ценные бумаги» отражаются пассивные счета, на которых в банках учитываются все обязательства банка по выпущенным им ценным бумагам:

· облигациям;

· депозитным и сберегательным сертификатам;

· выпущенным векселям и банковским акцептам.

На отдельном счете этого подраздела (счет 524) отражаются обязательства банка по выпущенным ценным бумагам к исполнению, то есть по тем обязательствам, срок погашения или обращения которых наступил, на этом счете также указываются проценты и купоны, подлежащие оплате при погашении ценной бумаги. Следует отметить, что этот счет для банка является тестовым, поскольку отражает обязательства банка, подлежащие немедленному исполнению. Сумма, указанная в балансе банка на этом счете, должна учитываться при расчете показателя «Средства на счетах до востребования» при расчете платежеспособности банка. На счете 525 указаны два счета:

1) 52501 — для учета обязательств банка по процентам и купонам по выпущенным ценным бумагам;

2) 52503 — активный счет, отражающий дисконт по выпущенным ценным бумагам.

О правилах учета ценных бумаг более подробно будет сказано в содержании главы 8 «Учет операций с ценными бумагами».

Шестой раздел балансовых счетов называется «Средства и имущество» и включает подразделы:

1) «Участие»;

2) «Расчеты с дебиторами и кредиторами»;

3) «Имущество»;

4) «Доходы и расходы будущих периодов».

В первом подразделе «Участие» присутствуют два счета: счет 301 «Участие в дочерних и зависимых акционерных обществах» и счет 602 «Прочее участие», на которых отражаются суммы средств, вложенные банком в капиталы банков и зависимых компаний, и резервы, созданные по этим позициям на возможные потери, а также участие в уставных капиталах банков, созданных в виде обществ с ограниченной ответственностью и в уставные капиталы банков-нерезидентов, включая созданные резервы.

Во втором подразделе «Расчеты с дебиторами и кредиторами» присутствуют пассивные счета, отражающие кредиторскую задолженность, и активные счета, отражающие дебиторскую задолженность, основная часть указанных счетов связана с с расчетами по направлениям хозяйственной деятельности и счета присутствуют парные. Следует обратить внимание на счет 60315 — активный, на котором отражается дебиторская задолженность, образовавшаяся по банковской операции при выплате банком сумм по предоставленным гарантиям, то есть указанная операция относится к операциям банка, выполненным в соответствии с полученной банковской лицензией.

В третьем подразделе «Имущество» отражаются балансовые счета, на которых учитываются:

- основные средства на балансе банка;

- амортизация основных средств;

- вложения в строительство;

- создание и приобретение основных средств и нематериальных активов;

- финансовая аренда, то есть имущество, полученное в лизинг, арендные обязательства.

На отдельных счетах отражаются нематериальные активы, материальные запасы, а также присутствует счет 612 «Выбытие и реализация», не имеющий признаков активности или пассивности.

В четвертом подразделе «Доходы и расходы будущих периодов» отражаются на отдельных счетах доходы будущих периодов по кредитным операциям и доходы будущих периодов по другим операциям — это счет 613, а на счете 614 открыты два счета для отражения расходов будущих периодов как по кредитным операциям, так и для учета расходов будущих периодов по другим операциям.

Седьмой раздел «Результаты деятельности» полностью обновлен в связи с новым порядком учета доходов и расходов, введенным Положением Банка России "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" от 16 июля 2012 года N 385-П по учету доходов и расходов банка по методу начислений. Раздел 7 включает всего четыре основных счета:

1) счет 705 «Использование прибыли»;

2) счет 706 «Финансовый результат текущего года»;

3) счет 707 «Финансовый результат прошлого года»;

4) счет 708 «Прибыль или убыток прошлого года».

Поскольку механизм использования этих счетов достаточно сложный, а в отдельных случаях является проблемным, то порядок учета будет подробно изложен в главе 10 «Учет результатов деятельности банка».

Для успешной ориентации в Плане счетов необходимо запомнить, что первая цифра в номере счета соответствует номеру раздела балансовых счетов, указанному в Плане счетов.

Не следует затрачивать усилия на запоминание всех балансовых счетов, рекомендуется запомнить важнейшие балансовые счета в соответствии со схемой банковского баланса, приближенной к форме балансовой отчетности, публикуемой в прессе на каждую квартальную дату по коммерческим банкам. Структура баланса банка представлена в таблице 2.1.

Таблица 2.1