Эффективные коммуникации проекта

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Управление коммуникациями проекта - включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и соответствующих процессов генерации, сбор, хранения и распространение информации проекта между его участниками.

 

ПРОЦЕССЫ И ВИДЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА ВКЛЮЧАЮТ:

Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование.

Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем.

 

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ:

1. Требования участников проекта (в части коммуникаций).

2. Требования к формату, содержанию и степени детализации информации.

3. Лица, ответственные за распространение информации.

4. Лица, ответственные за утверждение распространения конфиденциальной информации.

5. Лица или группы, получающие информацию.

6. Методы или технологии, используемые для передачи информации (электронная почта).

7. Чистота распространения необходимой информации.

8. Время, необходимое на эскалирование спорных вопросов.

9. Методы и процедуры по обновлению плана управления коммуникациями.

10. Ограничения коммуникацией, обычно получаемые их специфических законов или инструкций, технологии и организационных политик.

ЭФФЕКТИВНАЯ САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ И ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА

Презентация проекта - это больше, чем продажа, так как при правильной постановке задачи презентации она может способствовать росту эффективности бизнес-проекта или инвестиционного проекта в период подготовки к ней, а также структурированию многих ответов, возникающих в процессе подготовки презентации.

 

Главная цель презентации бизнес-проектов - это логичное убеждение инвесторов в реальной конкурентоспособности проекта на основе расчетов и последовательного обоснования его эффективности.

 

ЭФФЕКТИВНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ И КАК ИЗБЕЖАТЬ ОШИБОК?

За 10-20 минут можно изложить 3-5 основных вопроса:

· предельно краткое наименование сути проекта, по сути резюме проекта;

· краткое описание объекта инвестирования, его потенциала и проблем развития;

· сущность предлагаемого проекта, его основные количественные характеристики эффективности (экономические результаты, рентабельность, срок окупаемости доходы инвестора и другие);

· риски проекта и способы их минимизации;

· механизм защиты интересов инвестора и его инвестиций;

· рыночные перспективы проекта и возможные выгоды для инвестора при дальнейшем сотрудничестве.

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. Точно сформулируйте цель Вашей презентации.

2. Какой будет Ваша аудитория?

3. Что Вы хотите донести до аудитории во время презентации?

 

Одна из главных ошибок - это доклад с позиции собственных интересов!

СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ:

1. Введение. Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям

2. Основная часть должна содержать не более 3–5 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию.

3. Заключение.

 

Начните заключение с сообщения публике о том, что Вы заканчиваете. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

 

Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите её повтором основных аргументов. Если цель – мотивировка, закончите девизом.

Ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.

ЭЛЕМЕНТЫ ПРЕЗЕНТАЦИОННОГО МАТЕРИАЛА:

1. Название проекта. Четко и конкретно отразите суть ваших намерений. Избегайте сложных и длинных названий, а также «кодовых» определений проекта.

2. Продукт проекта

3.

«У ВАС НЕ БУДЕТ ВТОРОГО ШАНСА, ПРОИЗВЕСТИ ПЕРВОЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ» КОКО ШАНЕЛЬ

Информация о потенциальных потребителях

4. Инвестиции в проекте

5. Команда проекта

6. Предложение инвестору

ГЛОССАРИЙ

Базовый план (Baseline)

Утвержденный план с указанными временными фазами (проекта, элементов иерархической структуры работ, пакета работ или плановой операции); возможно включение содержания проекта, стоимости, расписания и технических изменений. Обычно обозначает текущий базовый план, но может относиться к исходному или какому-либо другому базовому плану. Часто употребляется с уточнением (например "базовый план по стоимости", "базовый план расписания", "базовый план исполнения", "базовый план по технической части").

Бюджет (Budget)

Утвержденная оценка проекта, любого элемента иерархической структуры работ или любой плановой операции.