Введение в управление проектами

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

Введение в проектную деятельность

ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

 

Проект (лат. projectus) – брошенный вперед

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

PMBoK

Основные признаки проекта:

· временная определенность;

· неповторимость и уникальность результата проекта;

· определенность цели.

Стадии управления проектом	Классификация проектов по сферам деятельности
	Организационные проекты (связаны с реформированием либо созданием предприятий, проведением мероприятий). Экономические проекты (связаны с реструктуризацией предприятий, приватизацией, аудитом, совершенствованием налоговой системы). Социальные проекты (связаны с решением социальных проблем – совершенствование социального обеспечения, пенсионного законодательства, ликвидация последствий природных явлений и социальных потрясений). Технические проекты (связаны с разработкой нового продукта, новых технологий).

Основные ограничения проекта

!

Для своего проекта: 1) Определите взаимосвязь изменения требований к стоимости проекта с изменениями во времени и объеме работ. 2) Определите взаимосвязь изменения требований ко времени проекта с изменениями в стоимости и объеме работ. 3) Определите взаимосвязь изменения требований к объему работ с изменениями в стоимости проекта и времени его исполнения.

 

 

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

РАЗРАБОТКА ИДЕЙ ПРОЕКТОВ

Существуют два типа проектов: проекты от идеи, проекты от проблемы.

ИДЕЯ

ПРОБЛЕМА

1. Проекты от идеи создают новые потребности, которых раньше не было. Новые неудовлетворенные потребности приводят к появлению новых проблем (т.е. к возникновению несоответствия между желаемым, необходимым, требуемым состоянием какого-либо объекта (процесса) и реально сложившимся состоянием данного объекта (процесса)). Эти проблемы в свою очередь являются источником идей для новых проектов.

Проекты от проблемы покрывают уже имеющиеся потребности. На такого рода проекты автоматически есть спрос.

ШАГ 1. ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

Мозговой штурм для сбора проблем

 

Для составления перечня проблем широко используются различные варианты мозгового штурма. Общим для всех вариантов этого метода является разделение фазы генерации идей и фазы их анализа. На первом этапе во время генерации идей запрещена любая критика, вплоть до недоуменного пожатия плечами. Наоборот, каждую идею необходимо развивать, какой бы абсурдной она не показалась. Ход штурма обязательно записывается. Заполняется поле проблем. На втором этапе идеи оцениваются и выбираются самые оптимальные варианты. Цель – выбрать наиболее перспективные идеи!

Поле проблем

 

 

ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА

Инициация проекта начинается с момента принятия решения о необходимости реализовывать проект и до этапа планирования проекта.

Значение инициации трудно переоценить — именно на этой стадии происходит обоснование проекта и анализ достижимости его целей. Недостаточное внимание к этим шагам чаще всего приводит к распылению усилий на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы могут остаться нерешенными, а возможности — упущенными.

 

НА ЭТАПЕ ИНИЦИАЦИИ НЕОБХОДИМО ОПРЕДЕЛИТЬ:

· Цель проекта

· Способ достижения цели

· Результат(ы) проекта

· Требования к результату проекта

· Пользователей результата проекта

· Руководителя и команду проекта

ЦЕЛЬ ПРОЕКТА

Цель проекта представляет собой описание желаемого будущего, которое получится после успешной реализации проекта. Цель должна соответствовать критериям SMART и отвечать на вопрос «ЗАЧЕМ».

 

!	Ответьте на нижеследующие вопросы:   Мой проект должен быть реализован потому, что К какому сроку должен быть реализован мой проект Как (с помощью чего) я буду реализовывать свой проект .

РЕЗУЛЬТАТ ПРОЕКТА

Любой проект должен быть направлен на получение конкретного, измеримого результата. Результат должен количественно измеряться (в штуках, килограммах, процентах, или любых других единицах).

!	Ответьте на нижеследующие вопросы:   Какие результаты я планирую получить в проекте? В чем они измеряются? Каким требованиям должны соответствовать результаты проекта?

 

БИЗНЕС-МОДЕЛЬ ПРОЕКТА

ДОСТОИНСТВА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

КАНАЛЫ ПОСТАВКИ

Как происходит это сейчас?

Как происходит это сейчас?

Насколько они затратны?

Примеры:

Персональная поддержка

Удаленная поддержка

Самообслуживание

Совместное создание

Сообщества

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

ИСТОЧНИКИ ДОХОДОВ

Как они оплачивают продукт?

Для каналов поставок?

Для получения прибыли?

Типы ресурсов:

Материальные ресурсы

Интеллектуальные ресурсы

Персонал

Финансы

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

КЛЮЧЕВЫЕ АКТИВНОСТИ

Кто наши ключевые партнеры?

СТРУКТУРА ЗАТРАТ

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

В любом проекте должен быть человек, отвечающий за достижение проектом цели и результата в поставленные сроки. Этот человек должен быть работоспособным, ответственным и коммуникабельным; уметь решать конфликты и доводить начатое дело до конца.

!	Ответьте на нижеследующие вопросы:   Кто мог бы возглавить мой проект? Какие имеющиеся личные качества позволят Руководителю проекта довести проект до успешного завершения?

 

КОМАНДА ПРОЕКТА

Команду проекта составляют те люди, которые будут непосредственно выполнять работы по проекту.

!	Ответьте на нижеследующие вопросы:   Какие работы необходимо выполнить в проекте? Какие знания/навыки должен иметь исполнитель данной работы? Кто бы это мог быть? Чем я могу заинтересовать этого человека участвовать в проекте?

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

Что такое план управления проектом? Зачем нужен план управления проектом?

 

План управления проектом это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. План управления проектом в себя включает:

1. План управления расписанием проекта.

2. План управления стоимостью.

3. План управления качеством.

4. План обеспечения и управления персоналом.

5. План управления рисками.

 

В проектном управлении различают:

 

- Базовый план (Baseline) – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Базовый план изменяется только в крайних случаях.

- Рабочий или текущий план проекта – это документ или набор документов. Который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации.

!	Для составления плана управления проекта, руководителю проекта необходимо ответить на вопросы. Кто? Где? Что? Почему? Когда и Как?

Важнейшая информация обеспечивающая успех выполнения проекта:

1. Наличие точного и подробного реалистичного расписания.

2. Правильное выстраивание последовательности выполнения задач участниками проекта.

3. Внимание и учет действий внешних организаций, том числе неподконтрольных проектной команде.

4. Наличие и действие квалифицированных исполнителей и необходимого оборудования.

ЭТАПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТА

Оценка пакета работ.

Детальная оценка каждой из задач должна включать трудозатрат и оборудования необходимые для успешного выполнения проекта, а также длительности ее выполнения.

 

Распределение ресурсов.

Проектная команда корректирует расписание таким образом, чтобы оно учитывало ограниченность ресурсов. Повторное планирование задач выполняется таким образом, чтобы оптимизировать использование людей и оборудования, задействованных в соответствующем проекте.

 

Все планы управления проектами имеют в своей структуре контрольные события – реперные точки, которые являются указателями для команды проекта.

Контрольные события отмечают старт и окончание проекта, выстраивают связи между окончанием одной задачи и началом другой задачи.

Логическому выстраиванию задач в проекте помогает диаграмма ГАНТА.

 

ПРИМЕР ДИАГРАММЫ ГАНТА

 

!	Компьютеры не могут полностью заменить человека, т.к. компьютеры выполняют две задачи - хранение данных и вычисление данных, внесенных в компьютер человеком думающим.

 

РАЗРАБОТКА БЮДЖЕТА ПРОЕКТА

ЗАЧЕМ НУЖНА КОМАНДА?

· неограниченная интенсификации труда (совершенствование технологий коммуникации и решения проблем принятия решений и их исполнения);

· сокращение потерь рабочего времени (ввиду взаимозаменяемости, личной инициативы, взаимопонимания, распределения ролей, работы на опережение);

· повышение качества принимаемых решений за счет использование коллегиальных методов принятия решений.

КОГДА КОМАНДА НЕ НУЖНА?

· качества лидера (объем внимания и памяти, энергия, способность к воображению, деловая компетентность, умение согласовывать свои действия с подчиненными, способность к саморефлексии и т.п.) в своей совокупности достаточны для успешного функционирования и развития организации без образования управленческой команды;

· по соображениям конфиденциальности глава фирмы не имеет возможности делиться информацией с подчиненными, привлекать их к общим решениям;

· несовместимость личной культуры руководителя с командной работой (конфликтность, авторитарность, надменность и т.п.), что требует большой дистанции руководителя от подчиненных;

· природная интровертированность руководителя, которая проявляется в его избегании широкого диапазона общения, быстрой утомляемости от коллективной работы» (А.И. Пригожин).

ТИПОЛОГИЯ КОМАНД

· проектные группы, занимающиеся подготовкой рекомендаций;

· реальные производители чего-либо;

· управляющие процессом (Т.Ю. Базаров).

ВАРИАНТЫ ФОРМИРОВАНИЯ КОМАНД

 

Спонтанное формирование в процессе групповой динамики (долго и не всегда получается)

Тренинг формирования команды с реальной группой (иногда требуется изменение состава)

Тренинг формирования команды со специально подобранной группой (эффективно, но не всегда возможно)

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

1. Точно сформулируйте цель Вашей презентации.

2. Какой будет Ваша аудитория?

3. Что Вы хотите донести до аудитории во время презентации?

 

Одна из главных ошибок - это доклад с позиции собственных интересов!

СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ:

1. Введение. Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям

2. Основная часть должна содержать не более 3–5 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию.

3. Заключение.

 

Начните заключение с сообщения публике о том, что Вы заканчиваете. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

 

Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите её повтором основных аргументов. Если цель – мотивировка, закончите девизом.

Ваша презентация должна включать в себя и время для ответов на возникшие у аудитории вопросы.

ЭЛЕМЕНТЫ ПРЕЗЕНТАЦИОННОГО МАТЕРИАЛА:

1. Название проекта. Четко и конкретно отразите суть ваших намерений. Избегайте сложных и длинных названий, а также «кодовых» определений проекта.

2. Продукт проекта

3.

«У ВАС НЕ БУДЕТ ВТОРОГО ШАНСА, ПРОИЗВЕСТИ ПЕРВОЕ ВПЕЧАТЛЕНИЕ» КОКО ШАНЕЛЬ

Информация о потенциальных потребителях

4. Инвестиции в проекте

5. Команда проекта

6. Предложение инвестору

ГЛОССАРИЙ

Базовый план (Baseline)

Утвержденный план с указанными временными фазами (проекта, элементов иерархической структуры работ, пакета работ или плановой операции); возможно включение содержания проекта, стоимости, расписания и технических изменений. Обычно обозначает текущий базовый план, но может относиться к исходному или какому-либо другому базовому плану. Часто употребляется с уточнением (например "базовый план по стоимости", "базовый план расписания", "базовый план исполнения", "базовый план по технической части").

Бюджет (Budget)

Утвержденная оценка проекта, любого элемента иерархической структуры работ или любой плановой операции.

Заказчик (Customer)

Лицо или организация, которые будут использовать продукт, услугу или результат проекта.

Инициатор (Initiator)

Лицо или организация, у которой есть как возможность, так и полномочия для начала проекта.

 

Контроль (Control)

Сравнение фактического исполнения с запланированным, анализ отклонений, оценка тенденций для оказания влияния на улучшение процесса, оценка альтернатив и рекомендация корректирующих действий, если это необходимо.

 

Критерии (Criteria)

Стандарты, правила или тесты, на которых может основываться решение или суждение или с помощью которых можно оценить продукт, услугу, результат или процесс.

 

План управления проектом (Project Management Plan)

Утвержденный формальный документ, в котором указано, как проект будет исполняться, и как будет происходить мониторинг и управление проектом. План может быть обобщенным или подробным, а также может включать один или несколько вспомогательных планов управления и другие документы по планированию.

 

Пользователь (User)

Лицо или организация, которые будут использовать продукт или услугу проекта.

 

Портфель (Portfolio)

Набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей. Проекты и программы портфеля не обязательно являются взаимозависимыми или напрямую связанными.

 

Программа (Program)

Ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности. Программы могут содержать элементы работ, имеющих к ним отношение, но лежащих за пределами содержания отдельных проектов программы.

 

Проект (Project)

Временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

 

Результат (Result)

Выход, получаемый после выполнения процессов и операций управления проектами. Сюда входят результаты (например, интегрированные системы, переработанный процесс, реструктурированная организация, тесты, обученный персонал и т. д.) и документы (т. е. стратегии, планы, исследования, процедуры, характеристики, отчеты и т. д.).

 

Ресурс (Resource)

Квалифицированный персонал (в определенных дисциплинах, как индивидуально, так и в командах), оборудование, услуги, расходные материалы, сырье, материальные средства, бюджет или денежные средства.

 

Риск (Risk)

Неопределенное событие или условие, наступление которого отрицательно или положительно сказывается на целях проекта.

 

Содержание проекта (Project Scope)

Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услуги или результат с указанными характеристиками и функциями.

 

Угроза (Threat)

Условие или ситуация, неблагоприятные для проекта, неблагоприятное стечение обстоятельств, негативный ход событий, риск, который будет иметь негативное воздействие на цели проекта или возможность негативных изменений.

 

Цель (Objective)

То, на что направлены работы, стратегическая позиция, которую следует занять, задача, которую следует решить, результат, которого следует достичь, продукт, который следует произвести или услуга, которую следует оказать.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ШАБЛОН ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА

НАИМЕНОВАНИЕ ПРОЕКТА

 

 

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

Цель проекта:
Результат проекта:
Требования к результату:
Пользователи результата проекта:

РАСПИСАНИЕ ПРОЕКТА

№

Наименование задачи

Длит-ть, дней

Дата начала

Дата окончания

2017 год

2018 год

РАСПИСАНИЕ ПРОЕКТА

№

Наименование задачи

Длит-ть, дней

Дата начала

Дата окончания

2017 год

2018 год

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

№	Наименование	Затраты, тыс. руб.	Источники финансирования

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

№	Наименование	Затраты, тыс. руб.	Источники финансирования

РИСКИ ПРОЕКТА

№	Наименование риска	Ожидаемые последствия наступления риска	Мероприятия по предупреждению наступления риска	Действия в случае наступления риска

КОМАНДА ПРОЕКТА

№	Роль в проекте	ФИО	Должность

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

Введение в проектную деятельность

ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

 

Проект (лат. projectus) – брошенный вперед

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

PMBoK

Основные признаки проекта:

· временная определенность;

· неповторимость и уникальность результата проекта;

· определенность цели.

Стадии управления проектом	Классификация проектов по сферам деятельности
	Организационные проекты (связаны с реформированием либо созданием предприятий, проведением мероприятий). Экономические проекты (связаны с реструктуризацией предприятий, приватизацией, аудитом, совершенствованием налоговой системы). Социальные проекты (связаны с решением социальных проблем – совершенствование социального обеспечения, пенсионного законодательства, ликвидация последствий природных явлений и социальных потрясений). Технические проекты (связаны с разработкой нового продукта, новых технологий).