Создание отчета «Вывод оценок по фамилии»

1 Откройте базу данных, выберите корешок «Отчеты» и щелкните по кнопке «Создать»».

2 В диалоговом окне «Новая отчет» выделите «Мастер отчетов» (в качестве источников данных выберите запрос «Ввод оценок») и нажмите ОК.

3 В диалоговом окне «Создание отчетов» с помощью кнопки в виде «>>» выберите все доступные поля и нажмите кнопку «Далее».

4 Выберите тип представления данных (например, «по Студенты») и нажмите «Далее».

5 Добавьте уровень группировки по фамилии. Для этого выделите поле «Фамилия», нажмите стрелку «>», чтобы установить группировку, и нажмите кнопку «Далее». Затем в новом диалоговом окне еще раз нажмите кнопку «Далее».

5 В появившемся диалоговом окне выберите в качестве макета отчета – «Ступенчатый», ориентация – «Книжная», и нажмите кнопку «Далее».

6 Выберите требуемый стиль (например, «Компактный») и нажмите «Далее».

7 В качестве имени отчета задайте имя «Вывод оценок по фамилии» и нажмите «Готово».

8 В появившемся диалоговом окне «Введите значение параметра» введите фамилию студента, по которому необходимо выполнить отчет (фамилия должна быть заранее известна), и нажмите ОК.

9 Закройте отчет.

При желании, возможно, изменить внешний вид отчета. Для этого необходимо перейти в режим «Конструктор».

 

Создание макроса для обновления таблицы «Оценки»

 

Обновление таблицы необходимо по мере ввода в базу данных «Студенты и занятия» новых данных о предметах и студентах. Для того чтобы создать макрос «Обновление таблицы оценки» при вводе новых предметов проделайте следующие шаги.

1 Откройте базу данных «Студенты и занятия»

2 Выберите закладку «Макросы». Щелкните на кнопке «Создать». Access откроет новое окно.

3 Выберите из списка макрокоманд макрокоманду «Закрыть» из списка в столбце «Макрокоманда» окна макроса.

4 Введите комментарий, описывающий назначение этой команды в столбец «Примечание» (Закрытие формы Предметы).

5 Для того чтобы перейти в окно «Аргументы макрокоманды», нажмите клавишу <F6> или воспользуйтесь мышью.

6 Введите аргументы макрокоманды (Тип объекта – Форма, Имя объекта – Предметы, Сохранение – Подсказка).

7 С помощью мыши перейдите в следующую строку столбца «Макрокоманда».

8 Выберите из списка макрокоманд макрокоманду «ОткрытьЗапрос».

9 Введите комментарий, описывающий назначение этой команды в столбец Примечание (Обновление таблицы Оценки).

10 Введите аргументы макрокоманды (Имя запроса – Обновление таблицы оценки, Режим – Таблица, Режим данных – Изменение).

11 Сохраните макрос под именем «Обновление таблицы оценки при вводе предметов».

Аналогично создайте макрос «Обновление таблицы оценки при вводе студентов». Данный макрос необходим для обновления таблицы «Оценки» при вводе новых студентов в форме «Студенты». Так как макрос будет работать с формой «Студенты», то в качестве аргумента макрокоманды «Имя формы» необходимо выбрать – Студенты для закрытия формы «Студенты».

 

Создание командной кнопки

 

Командная кнопка необходима для закрытия обновления таблицы «Оценки» при вводе новых данных о предметах или студентах. Чтобы создать кнопку в форме «Предметы», выполните такую последовательность действий.

1 Откройте форму «Предметы» в режиме конструктора.

2 Откройте окно панели элементов (если она не открыта), нажав кнопку «Панель элементов» на панели инструментов.

3 Если вы хотите, чтобы мастер командных кнопок помог вам запрограммировать кнопку, нажмите кнопку «Мастера» элементов управления (если она не утоплена).

4 Выберите элемент «Кнопка» на панели элементов, щелкнув на нем. Указатель мыши превратится в крестик с пиктограммой кнопки под ним.

5 Установите крестик в том месте формы, где вы хотите расположить кнопку (при необходимости можно заранее увеличить размеры окна конструктора формы).

6 Установите нужный размер кнопки. Access запустит мастера командных кнопок, если утоплена кнопка «Мастера» элементов управления в панели элементов.

Чтобы запрограммировать кнопку с помощью мастера командных кнопок, выполните следующие действия в появившемся диалоговом окне «Создание кнопок».

1 Выберите нужное действие кнопки в списке категорий. В данном случае это категория – «Разное». Выделите эту категорию. Обратите внимание, что список действий кнопок изменится (окно справа), отображая действия выбранной категории.

2 Выберите нужное действие. В данном случае это действие – «Запуск макроса». Выделите это действие. Заметьте, что пиктограмма кнопки меняется в зависимости от выбранного действия (окно «Образец»).

3 Щелкните на кнопке «Далее», чтобы продолжить работу. Мастер командных кнопок попросит выбрать макрос, выполняемый при нажатии данной кнопки. Выберите макрос «Обновление таблицы оценки при вводе предметов» Щелкните на кнопке «Далее».

4 Мастер командных кнопок попросит ввести текстовую надпись и рисунок, которые будут отображены на кнопке.

5 Установите переключатель в положение «Текст» или «Рисунок».

6 Если вы выбрали опцию «Текст», отредактируйте заданную по умолчанию текстовую надпись или введите собственную надпись в текстовое поле. Если вы установили опцию «Рисунок», то выберите подходящий рисунок из списка или щелкните на кнопке «Обзор», чтобы выбрать рисунок.

7 Для продолжения щелкните на кнопке «Далее».

8 Последнее диалоговое окно мастера командных кнопок отобразит обобщенное имя кнопки и предложит заменить его более содержательным.

9 Если вы хотите воспользоваться карточками подсказки для дальнейшей настройки свойств кнопки, щелчком установите флажок «Вывести на экран справку по настройке кнопок».

10 Для завершения щелкните на кнопке «Готово».

11 Закройте форму не забыв сохранить при этом изменения.

12 Проверьте работу созданной командной кнопки.

Внешний вид измененной формы представлен на рисунке 3.

Аналогично создайте командную кнопку в форме «Студенты», которая позволит проводить обновление таблицы «Оценки» при вводе новых данных о студентах. Внешний вид измененной формы представлен на рисунке 4.

В дальнейшем можно изменить свойства форм «Предметы» и «Студенты», так чтобы при открытии форм осуществлялся переход к новой записи (для ввода новой записи), а не к первой.

 

 

Рисунок 3

 

Рисунок 4

 

Содержание

1 Начало работы с Access. Создание базы данных 5

1.1 Создание новой таблицы 5

1.1.1 Работа с таблицей в режиме конструктора 6

1.1.2 Просмотр и редактирование данных 11

1.2 Работа со связями, ключевыми полями и индексами 12

1.3 Создание форм 15

1.3.1 Использование мастеров форм 16

1.3.2 Работа в режиме конструктора формы 16

1.4 Создание запросов 19

1.5 Создание отчетов 25

1.6 Использование макросов 25

1.7 Программирование командных кнопок 28

2 Создание базы данных «Студенты и занятия» 30

2.1 Разработка таблиц 30

2.2 Создание связей между таблицами 32

2.3 Разработка форм базы данных «Студенты и занятия» 33

2.4 Разработка запросов для базы данных «Студенты и занятия» 34

2.4.1 Создание запроса на выборку «Учеба» 34

2.4.2 Создание запроса «Обновление таблицы оценки» 34

2.4.3 Создание запроса «Ввод оценок» 35

2.5 Создание отчета «Вывод оценок по фамилии» 37

2.6 Создание макроса для обновления таблицы «Оценки» 37

2.7 Создание командной кнопки 38