Понятие коммуникации и ее роль в системе управления

Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной инфраструктуры и информатизации бизнеса При этом важную роль играют такие факторы, как информация и коммуникации Управленческая деятельность ьнисть основывается на определенной информации, ее можно отобразить в виде целостной системы информационных взаимодействий персонала фирмми.

Сущность управленческой информации заключается в обеспечении интегрированной системы отчетности, которая дает каждому уровню управления"нужную"информацию в"нужный"время

На сегодня информация рассматривается как один из важнейших ресурсов развития общества наряду с материальными, энергетическими и человеческими

Информация как совокупность нужных сведений и данных для успешного осуществления анализа, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений, е неотъемлемой составляющей эффективного управления ния организационно-экономическими процессами в целом и предпринимательской деятельностью зокре.

Управленческая работа в основном интеллектуальная чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать ряд правильных выборов из серии альтернативных возможностей Выбор одной из альтернатив - это решение Следовательно, принятие решения - выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать, контролировать (функции управленияня).

Эффективность работы менеджера зависит как от его умения работать с людьми, так и от того, как он работает с информацией Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже раз нимание масштабов проблемы является наличие точной информации Единственным способом получения такой информации считается коммуникация Коммуникации определяют как способы, с помощью которых между людьми возникают н ' язкзки.

Коммуникация - процесс обмена информацией и смысловым значением между двумя или более людьми (то есть передача информации)

Прочность и качество отношений между людьми (друзьями, членами семьи или коллегами) является отражением того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения

Поскольку организация - структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций и обеспечения эффективного функционирования Если коммуникации не будут эффективными, люди не смогут договорить ся об общей цели, что составляет предпосылку функционирования организацииї.

Информация в процессе коммуникации передается не только с целью принятия разумных решений, но и для того, чтобы они могли выполняться Конечно, если руководство предоставляет подчиненным информацию о обоснованием ния своих решений, это значительно увеличивает шансы их успешного выполнения тех пор, пока работники не поймут, какое вознаграждение им предложит организация за качественно выполненную работу, они не могут на нее хорошо п рацюватти.

Коммуникация также важна и для функции контроля Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно эти нити, или достигли целей организации

Различают два основных канала информационного обеспечения руководителей:

1) формализованный (по нему движется регламентирована по форме, содержанию и время информация с достаточной степенью достоверности);

2) стихийный (руководителям неуправляемо поступает огромное количество самых разнообразных сообщений, не всегда объективно отражают истинное положение вещей, телефонные звонки, устные обращения или отвечает Овидий, служебные записки, информация многочисленных совещаний.

К важнейшим принципам современных информационных систем относятся:

- принцип полноты информационного обеспечения руководителя;

- любая система должна иметь свойство адаптироваться к стилю и методам, которые применяет конкретный руководитель;

- математическое обеспечение информационной системы должно предусматривать возможность агрегирования информации по уровням управления и предоставлять руководителям верхних уровней пользоваться информацией низших уровне ей

- информационные системы должны строиться с учетом обеспечения максимальных удобств и возможностей для непосредственных пользователей;

- принцип непосредственного участия руководителей всех уровней иерархической структуры управления при создании информационной системы;

- принцип создания в любой обстановке информационной независимости руководителей разных уровней;

принцип информационной равноправия

Передача информации от одного лица к другому осуществляется с помощью жестов, речи, приборов или в письменной форме (их называют средствами коммуникации) Через средства коммуникации информация передается я лицам, принимающим решения, а решения - их исполнителям Без коммуникаций не может быть организации, поскольку без них невозможно обеспечить координацию деятельности людией.

Создание эффективных коммуникаций как внутри, так и за пределами организации достигается путем хорошо организованного коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс определяют как обмен информацией между двумя или более людьми Основная цель такого процесса заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений

В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента:

1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение - информация, закодированная с помощью символов;

3) канал - средство передачи информации;

4) получатель - лицо, которому назначено информацию и которое интерпретирует ее

Во время обмена информацией задачей отправителя и получателя: является составление сообщения и использования канала связи для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и поддержали исходную в идет.

Различают следующие этапы процесса коммуникации:

- зарождение идеи;

- кодирование и выбор канала;

- передача;

- декодирование

подробно рассмотрим эти этапы

1 Первый этап коммуникаций начинается с формирования идеи или отбора информации Отправитель решает, какая идея или сообщение будет предметом обмена К сожалению, большинство попыток обмена информацией срываю ются на этом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи В таком случае следует придерживаться правила:"не начинай говорить, не начав думатьи думати".

2 На втором - отправитель должен с помощью символов закодировать идею в сообщение; выбрать канал, совместимый с типом символов, используемые для кодирования К общеизвестным каналам относятся: п передача речи, письменных материалов, электронные средства связи (компьютерные сети, электронная почта, видеоленты и др.н.).

3 На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю

4 На четвертом - получатель сообщения декодирует его Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя Обмен информацией считают эффективным, если получатель продемонстрировал соображений ния идеи, выполнил действия, которые ждал от него отправнойник.

Важную роль в коммуникациях играет обратная связь При наличии такой связи отправитель и получатель обмениваются коммуникационными ролями Обратная связь необходима, чтобы выяснить, в какой степени по овидомлення было воспринято и понято Менеджер, который не наладит обратной связи для получения информации, однако обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко уменьшиласьася.

В коммуникациях существует шум, который может изменить содержание информации

Шум - это любой дополнительный сигнал, не предусмотрен источником информации, он создает ошибки в передаче Сюда относятся стенографические ошибки, ошибки машинисток, ошибки телетайпа, компьютера, неправильного ное толкование слов и ин.

В устной речи источником информации является мозг, передатчиком - голосовые связки, коммуникационным каналом - воздух, получателем - ухо слушателя, пользователем - его мозг Шум - это побочные звуки, затрудняющие ь восприятие сообщения Определенные шумы есть всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение ее содержания Высокий уровень шума приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обменіну.

Обмен информацией охватывает разные части организации

Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки письма и отчет.

Эффективная коммуникация внутри группы управления важная, ведь именно в рамках этой группы есть много звеньев - составных канала связи между руководителем и подчиненным

Исследования показывают, что искажение информации при передаче ее от высшего руководства до мастеров составляет 70%

Важно, чтобы каждый член группы управления всегда был осведомлен в событиях, которые происходят Большинство менеджеров не нормально реагируют на атмосферу секретности, если от них скрывают какую-то информацию ((думают, если им не хотят рассказывать обо всем, что происходит, то почему они должны с ними сотрудничать).

Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, они все проникающим и сложным процессом