Навигация:

Главная Случайная страница Обратная связь ТОП Интересно знать Избранные Новые материалы

Топ:

Методика измерений сопротивления растеканию тока анодного заземления: Анодный заземлитель (анод) – проводник, погруженный в электролитическую среду (грунт, раствор электролита) и подключенный к положительному...

Марксистская теория происхождения государства: По мнению Маркса и Энгельса, в основе развития общества, происходящих в нем изменений лежит...

Выпускная квалификационная работа: Основная часть ВКР, как правило, состоит из двух-трех глав, каждая из которых, в свою очередь...

Интересное:

Берегоукрепление оползневых склонов: На прибрежных склонах основной причиной развития оползневых процессов является подмыв водами рек естественных склонов...

Распространение рака на другие отдаленные от желудка органы: Характерных симптомов рака желудка не существует. Выраженные симптомы появляются, когда опухоль...

Лечение прогрессирующих форм рака: Одним из наиболее важных достижений экспериментальной химиотерапии опухолей, начатой в 60-х и реализованной в 70-х годах, является...

Дисциплины:

Автоматизация Антропология Археология Архитектура Аудит Биология Бухгалтерия Военная наука Генетика География Геология Демография Журналистика Зоология Иностранные языки Информатика Искусство История Кинематография Компьютеризация Кораблестроение Кулинария Культура Лексикология Лингвистика Литература Логика Маркетинг Математика Машиностроение Медицина Менеджмент Металлургия Метрология Механика Музыкология Науковедение Образование Охрана Труда Педагогика Политология Правоотношение Предпринимательство Приборостроение Программирование Производство Промышленность Психология Радиосвязь Религия Риторика Социология Спорт Стандартизация Статистика Строительство Теология Технологии Торговля Транспорт Фармакология Физика Физиология Философия Финансы Химия Хозяйство Черчение Экология Экономика Электроника Энергетика Юриспруденция

Образцы текстов деловых писем

2017-06-12

1473

0.00 из 5.00 0 оценок

Заказать работу

Стр 1 из 3Следующая ⇒

Виды деловых писем

По характеру информации письма могут быть:

- сопроводительными, - благодарственными,

- гарантийными, - инициативными,

- информационными, - поздравительными.

Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).

.

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса;

2. подготовка и написание проекта текста письма;

3. согласование проекта письма;

4. подписание руководителем;

5. регистрация;

6. отправка.

Структура делового письма

· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

Примеры писем, состоящих из двух и трех частей

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письма-просьбы:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Образцы текстов деловых писем

Письмо-подтверждение

◙ Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.

Письма-подтверждения начинаются со слов:

С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
Сообщаем, что переданные… нами получены
… мы только что получили.
Организация не возражает против совместного строительства … и др.

Образец письма-подтверждения

ИНСТИТУТ Директору завода

«Точмеханика» оптических приборов

(справочные данные организации) Константинову А.Ф.

30. 05.2004 87-30

На № 0524/141 от 24. 05. 2000

Уважаемый господин Константинов!

С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.

С уважением,

Директор института Подпись С.Г. Стрехов

Письмо-напоминание

◙ Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:

***Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 16.01.2005. Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.

***Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»

Образец письма-напоминания

ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ

Ростов-на- Дону

ОАО «ФОРТУНА»

Д. 23, ул. Тельмана

Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89

_____________________________________________________

15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _

ООО «Веста»

Директору

г-ну В.А. Красовскому

О сроках по договору № д. 34 пр. Ворошиловский

Г. Ростов-на-Дону

_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Уважаемый г-н Красовский В.А.

Напоминаем Вам, что согласно договору № _______ Ваша

фирма должна закончить работы по ……………………………..к

12.06.2005.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором

работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены

подать в арбитражный суд.

Приложение:

1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.

2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.

С глубоким уважением

Директор Н.Н. Старовойтова

…………………………………………………………………………………

Суворова Нина Алексеевна

234-45-77

АР 21. 08. 99

……………………………………………………………………………………..

Образец письма-приглашения

ЦНИИТМ

22 декабря 2005г. № 17-03/152

ОАО «Метраком»

Генеральному директору

Г-ну А.В.Козельскому

Господа,

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции

производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института.

Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский, Москва, 324563.

С уважением,

Председатель

ученого совета института П.Н. Павлов

Секретарь ученого совета А.Д. Руханов

Малеев Николай Алексеевич

тел. (495) 234-74-62

Информационное письмо

◙ Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.

Образец информационного письма

1.

Штамп бланка Директору ресторана «Якорь»

Свиридову В.П.

165845, Санкт-Петербург

ул. Приморская, 45

17.07.2006 №35/02

Уважаемый господин Свиридов!

Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам. Которые наше предприятие может Вам предоставить.

Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.

Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту, реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет положительные отзывы о своей деятельности.

В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан Красный мак» и другие объекты.

Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.

Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в отношении возможного сотрудничества.

Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.

С уважением,

Главный инженер

ООО «Новый стиль» П.С. Тихомиров

2.

Министерство высшего Директорам школ, лицеев

и среднего специального и гимназий

образования

МОСКОВСКИЙ ТЕХНИКУМ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО

ТРАНСПОРТА

116574, Москва,

ул. Песчаная, 32

тел. 563-84-38

Расчетный счет № 53930542

20.03.2004 № 34/7

Администрация техникума сообщает, что в новом 2004/05 учебном году техникум открывает юридический факультет.

Правила приема общие для всех специальностей.

Директор техникума П.П. Игнатьев

Инициативное письмо

◙ Инициативные письма – это письма, требующие ответа. В основном такие письма выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. К ним относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты).

Письмо-просьба

◙ Письма-просьбы рассчитаны на то, что в результате их отправления будет получен ответ и возникнут деловые отношения с адресатом.

Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

В письме-просьбе следует четко выразить, что вам нужно и какие действия ожидаете от получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу …»), от первого лица множественного числа («Просим …»), от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма… просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и совет трудового коллектива организации…»).

Образец письма-просьбы

Регистрационный штамп бланка Генеральному директору

ООО «Хозяюшка»

А.Н. Потоцкому

Уважаемый господин Потоцкий!

Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки «Промышленность ЮФО-2005».

Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и светильники.

В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2 экземпляра каталога Вашей продукции.

С уважением,

заместитель директора

по маркетингу ОАО «Вектор» В.Н. Николаенко

Ответ на письмо-просьбу

Регистрационный штамп бланка Директору ОАО «Вектор»

Ю.К. Гороховой

Копия

заместителю директора

по маркетингу

В.Н. Николаенко

Уважаемая госпожа Горохова!

В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими предприятиями.

Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.

С уважением

Директор ООО А.Н. Потоцкий

Письмо-запрос

◙ Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.

Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:

· Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,

· Направляем запрос о…,

· Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…

· Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…

Образец письма-запроса

Министерство транспорта Российской Федерации

Задание 131.

Определите, какие предлоги употребляются с родительным, а какие с дательным падежом .

В отношении, по, в целях, при посредстве, благодаря, вследствие, впредь до, применительно к, во избежание, согласно, по причине, в течение, в отношении к, по мере, в продолжение, в силу, сообразно, ввиду.

Задание 132.

Выделите этикетные жанры письма.

Служебное письмо

Инициативное Ответное

Письмо-запрос Ответ на запрос

Письмо-предложение Письмо-извещение

Письмо-приглашение Письмо-подтверждение

Письмо-рекламация Письмо-отказ

Письмо-напоминание

Письмо-рекомендация

Гарантийное письмо

Благодарственное письмо

Сопроводительное письмо

Задание 133.

Познакомьтесь с фрагментами деловых писем. Определите жанровую

Задание 134.

Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.

Просим сделать… Мы не можем согласиться… Выражаем благодарность (Кто?) имеет честь сообщить…

(Кто?) с сожалением должен сообщить… Подтверждаем получение…

Нам приятно… Мы получили Ваше…

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что… Благодарим за Ваше…

Мы вынуждены сообщить… С благодарностью подтверждаем…

Направляем Вам рекламацию… Доводим до Вашего сведения…

Мы готовы (согласны) представить… Напоминаем Вам, что…

Мы официально заявляем Вам… Поздравляем…

Высылаем (направляем, посылаем) Вам… Ставим вас в известность…

Мы обращаемся к Вам с просьбой… Гарантируем…

Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если… Мы получили Ваше…

Приглашаем Вас… В связи с Вашей просьбой направляем Вам…

Позвольте (нам) пригласить Вас… Платеж будет произведен немедленно после…

Мы предлагаем Вам… (Кто?) гарантирует…

Мы можем рекомендовать Вам… Просим принять участие…

Задание 135.

Определите, к какому типу документов (устав, указ, письмо - предложение (оферта), контракт) могут относиться следующие фразы:

1) Установить, что председатель Центрального Банка Российской Федерации участвует в заседании Правительства Российской Федерации.

2) Покупатель обязан перечислить денежную сумму в уплату полной стоимости поставленного товара на расчетный счет Продавца.

3) Оплату просим произвести посредством безотзывного и подтвержденного аккредитива на наш расчетный счет ОИИ 234578 в «Промышленно-строительном банке» в Москве.

4) Акционерное предприятие «Интерфакс С.П.А.» является акционерным обществом открытого типа с фондовым капиталом 20 000 000 рублей.

Задание 136.

Ситуация 1.

Составьте совместное письмо-просьбу Управления здравоохранения и Управления финансов и налоговой политики Главе администрации Новосибирской области о выделении дополнительных ассигнований из бюджетаобласти на оказание дополнительных медицинских услуг населению Красносельского района в связи с эпидемией гриппа.

Ситуация 2.

Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.

Ситуация 3.

Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экосан» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».

Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

Ситуация 4.

Составьте письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания.

Коммерческий директор ООО «Визит», специализирующегося в области изучения спроса на туристические услуги и заинтересованного в расширении сферы их распространения, 5 апреля 2007 г. обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» Н.А. Говорову о возможности организации туров в скандинавские страны.

В письме были затронуты вопросы стоимости и продолжительности сроков туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги.

Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (Сидней – Золотой Берег).

Письмо подписал коммерческий директор Д.О. Романов.

В ответ на запрос Д.О. Романова генеральный директор туристической компании «Сказочный мир» подтвердил возможность организации туристических поездок в названные страны.

В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит» представить точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, а также финансовых возможностей желающих обрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора В.Л. Леоновой.

Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

Докладная записка

Виды деловых писем

По характеру информации письма могут быть:

- сопроводительными, - благодарственными,

- гарантийными, - инициативными,

- информационными, - поздравительными.

Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).

.

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса;

2. подготовка и написание проекта текста письма;

3. согласование проекта письма;

4. подписание руководителем;

5. регистрация;

6. отправка.

Структура делового письма

· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

Примеры писем, состоящих из двух и трех частей

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письма-просьбы:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Образцы текстов деловых писем

Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения начинаются со слов:

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
Сообщаем, что переданные… нами получены
… мы только что получили.
Организация не возражает против совместного строительства … и др.

Образец письма-подтверждения

Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:

Образец письма-напоминания

ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ

Ростов-на- Дону

ОАО «ФОРТУНА»

Д. 23, ул. Тельмана

Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89

_____________________________________________________

15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _

ООО «Веста»

Директору

г-ну В.А. Красовскому

О сроках по договору № д. 34 пр. Ворошиловский

Г. Ростов-на-Дону

_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Уважаемый г-н Красовский В.А.

Напоминаем Вам, что согласно договору № _______ Ваша

фирма должна закончить работы по ……………………………..к

12.06.2005.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором

работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены

подать в арбитражный суд.

Приложение:

1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.

2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.

С глубоким уважением

Директор Н.Н. Старовойтова

…………………………………………………………………………………

Суворова Нина Алексеевна

234-45-77

АР 21. 08. 99

……………………………………………………………………………………..

12 3 Следующая ⇒

Поделиться с друзьями:

Двойное оплодотворение у цветковых растений: Оплодотворение - это процесс слияния мужской и женской половых клеток с образованием зиготы...

Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...

Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...

Семя – орган полового размножения и расселения растений: наружи у семян имеется плотный покров – кожура...