Образцы текстов деловых писем — КиберПедия 

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...

Образцы текстов деловых писем



Виды деловых писем

По характеру информации письма могут быть:

- сопроводительными, - благодарственными,

- гарантийными, - инициативными,

- информационными, - поздравительными.

Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).

.

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса;

2. подготовка и написание проекта текста письма;

3. согласование проекта письма;

4. подписание руководителем;

5. регистрация;

6. отправка.

 

Структура делового письма

· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

 

Примеры писем, состоящих из двух и трех частей

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письма-просьбы:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

 

Образцы текстов деловых писем

Письмо-подтверждение

◙ Письмо-подтверждениесодержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.



 

Письма-подтверждения начинаются со слов:

С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)

 

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

 

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

  • Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
  • Сообщаем, что переданные… нами получены
  • … мы только что получили.
  • Организация не возражает против совместного строительства… и др.

 

Образец письма-подтверждения

 

ИНСТИТУТ Директору завода

«Точмеханика» оптических приборов

(справочные данные организации) Константинову А.Ф.

30. 05.2004 87-30

На № 0524/141 от 24. 05. 2000

 

Уважаемый господин Константинов!

С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.

 

С уважением,

Директор института Подпись С.Г. Стрехов

 

 

Письмо-напоминание

◙ Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:

***Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 16.01.2005. Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.

***Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»

 

Образец письма-напоминания

ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ

Ростов-на- Дону



ОАО «ФОРТУНА»

Д. 23, ул. Тельмана

Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89

_____________________________________________________

15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _

ООО «Веста»

Директору

г-ну В.А. Красовскому

О сроках по договору № д. 34 пр. Ворошиловский

Г. Ростов-на-Дону

_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Уважаемый г-н Красовский В.А.

Напоминаем Вам, что согласно договору № _______ Ваша

фирма должна закончить работы по ……………………………..к

12.06.2005.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором

работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены

подать в арбитражный суд.

Приложение:

1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.

2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.

 

С глубоким уважением

 

Директор Н.Н. Старовойтова

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Суворова Нина Алексеевна

234-45-77

АР 21. 08. 99

……………………………………………………………………………………..

 

 

Образец письма-приглашения

ЦНИИТМ

22 декабря 2005г. № 17-03/152

ОАО «Метраком»

Генеральному директору

Г-ну А.В.Козельскому

 

 

Господа,

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции

производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института.

Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский, Москва, 324563.

 

С уважением,

Председатель

ученого совета института П.Н. Павлов

Секретарь ученого совета А.Д. Руханов

 

Малеев Николай Алексеевич

тел. (495) 234-74-62

 

Информационное письмо

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.

 

 

Образец информационного письма

1.

Штамп бланка Директору ресторана «Якорь»

Свиридову В.П.

165845, Санкт-Петербург

ул. Приморская, 45

 

17.07.2006 №35/02

 

 

Уважаемый господин Свиридов!

Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам. Которые наше предприятие может Вам предоставить.

Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.

Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту, реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет положительные отзывы о своей деятельности.

В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан Красный мак» и другие объекты.

Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.

Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в отношении возможного сотрудничества.

 

Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.

 

С уважением,

 

Главный инженер

ООО «Новый стиль» П.С. Тихомиров

 

 

2.

Министерство высшего Директорам школ, лицеев

и среднего специального и гимназий

образования

 

 

МОСКОВСКИЙ ТЕХНИКУМ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО

ТРАНСПОРТА

116574, Москва,

ул. Песчаная, 32

тел. 563-84-38

Расчетный счет № 53930542

 

20.03.2004 № 34/7

 

Администрация техникума сообщает, что в новом 2004/05 учебном году техникум открывает юридический факультет.

Правила приема общие для всех специальностей.

 

Директор техникума П.П. Игнатьев

 

 

Инициативное письмо

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. В основном такие письма выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. К ним относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты).

Письмо-просьба

Письма-просьбы рассчитаны на то, что в результате их отправления будет получен ответ и возникнут деловые отношения с адресатом.

Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

В письме-просьбе следует четко выразить, что вам нужно и какие действия ожидаете от получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа Прошу…»), от первого лица множественного числа Просим…»), от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма… просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и совет трудового коллектива организации…»).

Образец письма-просьбы

Регистрационный штамп бланка Генеральному директору

ООО «Хозяюшка»

А.Н. Потоцкому

 

Уважаемый господин Потоцкий!

 

Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки «Промышленность ЮФО-2005».

Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и светильники.

В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2 экземпляра каталога Вашей продукции.

 

С уважением,

заместитель директора

по маркетингу ОАО «Вектор» В.Н. Николаенко

 

 

Ответ на письмо-просьбу

Регистрационный штамп бланка Директору ОАО «Вектор»

Ю.К. Гороховой

Копия

заместителю директора

по маркетингу

В.Н. Николаенко

 

Уважаемая госпожа Горохова!

 

В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими предприятиями.

Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.

 

С уважением

Директор ООО А.Н. Потоцкий

 

Письмо-запрос

 

Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.

 

Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:

· Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,

· Направляем запрос о…,

· Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…

· Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…

Образец письма-запроса

Министерство транспорта Российской Федерации

Задание 131.

Определите, какие предлоги употребляются с родительным, а какие с дательным падежом.

В отношении, по, в целях, при посредстве, благодаря, вследствие, впредь до, применительно к, во избежание, согласно, по причине, в течение, в отношении к, по мере, в продолжение, в силу, сообразно, ввиду.

 

Задание 132.

Выделите этикетные жанры письма.

Служебное письмо

ИнициативноеОтветное

Письмо-запрос Ответ на запрос

Письмо-предложение Письмо-извещение

Письмо-приглашение Письмо-подтверждение

Письмо-рекламация Письмо-отказ

Письмо-напоминание

Письмо-рекомендация

Гарантийное письмо

Благодарственное письмо

Сопроводительное письмо

 

Задание 133.

Познакомьтесь с фрагментами деловых писем. Определите жанровую

Задание 134.

Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.

Просим сделать… Мы не можем согласиться… Выражаем благодарность (Кто?) имеет честь сообщить…

(Кто?) с сожалением должен сообщить… Подтверждаем получение…

Нам приятно… Мы получили Ваше…

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что… Благодарим за Ваше…

Мы вынуждены сообщить… С благодарностью подтверждаем…

Направляем Вам рекламацию… Доводим до Вашего сведения…

Мы готовы (согласны) представить… Напоминаем Вам, что…

Мы официально заявляем Вам… Поздравляем…

Высылаем (направляем, посылаем) Вам… Ставим вас в известность…

Мы обращаемся к Вам с просьбой… Гарантируем…

Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если… Мы получили Ваше…

Приглашаем Вас… В связи с Вашей просьбой направляем Вам…

Позвольте (нам) пригласить Вас… Платеж будет произведен немедленно после…

Мы предлагаем Вам… (Кто?) гарантирует…

Мы можем рекомендовать Вам… Просим принять участие…

 

Задание 135.

Определите, к какому типу документов (устав, указ, письмо-предложение (оферта), контракт) могут относиться следующие фразы:

1) Установить, что председатель Центрального Банка Российской Федерации участвует в заседании Правительства Российской Федерации.

 

2) Покупатель обязан перечислить денежную сумму в уплату полной стоимости поставленного товара на расчетный счет Продавца.

3) Оплату просим произвести посредством безотзывного и подтвержденного аккредитива на наш расчетный счет ОИИ 234578 в «Промышленно-строительном банке» в Москве.

 

4) Акционерное предприятие «Интерфакс С.П.А.» является акционерным обществом открытого типа с фондовым капиталом 20 000 000 рублей.

 

Задание 136.

Ситуация 1.

Составьте совместное письмо-просьбуУправления здравоохранения и Управления финансов и налоговой политики Главе администрации Новосибирской области о выделении дополнительных ассигнований из бюджетаобласти на оказание дополнительных медицинских услуг населению Красносельского района в связи с эпидемией гриппа.

Ситуация 2.

Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.

Ситуация 3.

Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экосан» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».

Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

Ситуация 4.

Составьте письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания.

Коммерческий директор ООО «Визит», специализирующегося в области изучения спроса на туристические услуги и заинтересованного в расширении сферы их распространения, 5 апреля 2007 г. обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства «Сказочный мир» Н.А. Говорову о возможности организации туров в скандинавские страны.

В письме были затронуты вопросы стоимости и продолжительности сроков туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и другие услуги.

Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных туров в Австралию (Сидней – Золотой Берег).

Письмо подписал коммерческий директор Д.О. Романов.

В ответ на запрос Д.О. Романова генеральный директор туристической компании «Сказочный мир» подтвердил возможность организации туристических поездок в названные страны.

В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит» представить точные сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, а также финансовых возможностей желающих обрести путевки. В письме был указан контактный телефон оператора В.Л. Леоновой.

Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно.

 

Докладная записка

 

Виды деловых писем

По характеру информации письма могут быть:

- сопроводительными, - благодарственными,

- гарантийными, - инициативными,

- информационными, - поздравительными.

Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письма-ответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письма-подтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).

.

Этапы подготовки и составления писем:

1. изучение существа вопроса;

2. подготовка и написание проекта текста письма;

3. согласование проекта письма;

4. подписание руководителем;

5. регистрация;

6. отправка.

 

Структура делового письма

· Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

· Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

 

Примеры писем, состоящих из двух и трех частей

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письма-просьбы:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

 

Образцы текстов деловых писем

Письмо-подтверждение

◙ Письмо-подтверждениесодержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.

 

Письма-подтверждения начинаются со слов:

С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…; Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…; Подтверждаем получение Вашего заказа…)

 

Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.

 

Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:

  • Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
  • Сообщаем, что переданные… нами получены
  • … мы только что получили.
  • Организация не возражает против совместного строительства… и др.

 

Образец письма-подтверждения

 

ИНСТИТУТ Директору завода

«Точмеханика» оптических приборов

(справочные данные организации) Константинову А.Ф.

30. 05.2004 87-30

На № 0524/141 от 24. 05. 2000

 

Уважаемый господин Константинов!

С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.

 

С уважением,

Директор института Подпись С.Г. Стрехов

 

 

Письмо-напоминание

◙ Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:

***Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 16.01.2005. Вы должны завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.

***Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»

 

Образец письма-напоминания

ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ

Ростов-на- Дону

ОАО «ФОРТУНА»

Д. 23, ул. Тельмана

Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89

_____________________________________________________

15 июня 2005 г. № 05-12/132 На № _ _ _ _ _ _от_ _ _

ООО «Веста»

Директору

г-ну В.А. Красовскому

О сроках по договору № д. 34 пр. Ворошиловский

Г. Ростов-на-Дону

_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Уважаемый г-н Красовский В.А.

Напоминаем Вам, что согласно договору № _______ Ваша

фирма должна закончить работы по ……………………………..к

12.06.2005.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором

работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены

подать в арбитражный суд.

Приложение:

1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.

2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.

 

С глубоким уважением

 

Директор Н.Н. Старовойтова

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Суворова Нина Алексеевна

234-45-77

АР 21. 08. 99

……………………………………………………………………………………..

 

 






Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...

Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим...





© cyberpedia.su 2017 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав

0.149 с.