Документирование аудита. Постоянный и текущий файл рабочих документов.

Рабочая документация должна обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена качественно, рас­крывать методы аудита, полноту и качественность аудиторского заключения. Все существенные вопросы, требующие про­фессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделан­ными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочей докумен­тации.

Примерный перечень документов, включаемых в рабочую доку­ментацию, приведен в Федеральном правиле (стандарте) «Докумен­тирование аудита».

Необходимость документирования обусловлена рядом факторов. Во-первых, наличие таких документов является неоспоримым под­тверждением факта проведения проверки, во-вторых, позволяет оп­тимизировать процесс проведения проверки, увеличивает произво­дительность труда аудиторов, в-третьих, является средством кон­троля за работой аудиторов. Рабочие документы также подтвержда­ют методы аудиторской проверки, объем проверенных документов и позволяют аудитору, возглавляющему проверку, руководству ауди­торской организации оценить работу как всей группы, проводящей проверку, в целом, так и каждого аудитора в отдельности и опреде­лить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в по­следующие периоды.

Состав, количество, содержание документов, входящих в ра­бочую документацию, определяются в соответствии с характером проводимой работы, сложностью деятельности предприятия, со­стоянием бухгалтерского учета, надежностью системы внутреннего контроля, а также исходя из уровня руководства и контроля за ра­ботой персонала аудиторской организации при выполнении отдель­ных процедур.

К рабочей документации аудита относятся:

• планы и программы проведения аудита;

• описания использованных аудиторской организацией про­цедур и их результатов;

• объяснения, пояснения и заявления предприятия;

• копии, в том числе фотокопии документов;

• описания системы внутреннего контроля и организации бух­галтерского учета;

• аналитические документы аудиторской организации;

• другие документы.

Рабочая документация является собственностью аудиторской организации, проводившей аудит. Аудиторская организация вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике, а также не нару­шающие права и охраняемые законом интересы предприятия, в от­ношении которого проводился аудит, и других лиц. Сведения, со­держащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальны­ми и не подлежат разглашению аудиторской организацией.

Рабочая документация должна содержать:

• записи о планировании аудита;

• записи о характере, времени проведения и объеме выполнения аудиторских процедур;

• выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведе­ний.

Рабочую документацию аудиторской фирмы можно разделить на четыре основных типа:

1. Документы сверки:

• входящее сальдо по счетам от предшествующего периода;

• сальдо и обороты по счетам за текущий период;

• соответствие сальдо и оборотов по каждому счету главной книги;

• корректировочные исправления, внесенные в ходе аудита;

• корректировочные исправления, внесение которых требуется по результатам аудита;

• окончательное сальдо по счетам за текущий период в тех случаях, когда его определение возможно.

2. Документы проверки — изучение расхождений в остатке

на счете, определявшемся по разным источникам, т. е. соответствие данных первичных документов данным главной книги.

К нот комплект входят все документы (таблицы и т. п.), составляе­мые в ходе аудита правильности, правомерности и достоверности совершенных операций и их соответствия законодательным и нор­мативным документам Российской Федерации.

3. Анализ сальдо на конец периода — в этом комплекте до­кументов подытоживаются компоненты сальдо на конец периода и проверяется его достоверность, например, в аналитическом учете соответствие отдельных покупателей и поставщиков по отношению к дебиторской и кредиторской задолженностям. 11 пи водятся дан­ные по сверкам, запросам, результатам инвентаризаций и т. п., с выводами о достоверности аналитических компонентов, форми­рующих сальдо в синтетическом учете.

4. Комплект документов по анализу финансового состояния предприятия — в этом комплекте документов должны быть собра­ны в виде таблиц и расчетов все аналитические показатели, необхо­димые и связанные с проведением экспресс-анализа и детального анализа финансового состояния и баланса предприятия.

Рабочая документация аудита должна иметь следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа;

• наименование предприятия, в отношении которого проводится аудит;

• период, за который проводится аудит;

• дату выполнения аудиторской процедуры или составления до­кумента;

• содержание документа;

• личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого ища;

• дату проверки документа;

• личную подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.

Для пояснения выполненных процедур в рабочих документах возможно использование специальных символов. При этом необхо­димо все использованные символы подробно разъяснить. Объясне­ния могут находиться на той же странице, на которой выполнена работа, или на отдельном стандартном листе с перекрестными ссылками на комплект рабочих документов.

По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации, где она хранится не менее пяти лет. Вся документация хранится скомплек­тованной в папки (файлы), заведенные для каждого аудита, прово­димого аудиторской организацией, отдельно. Изъятие рабочей до­кументации у аудиторской организации может производиться толь­ко уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации. Порядок работы архива и ответственное лицо, отвечающее за сохранность документов, могут быть опреде­лены приказом руководителя аудиторской организации. Архивные документы можно разделить на 2 типа:

1) документы постоянного архива (файла);

2) документы текущего архива (файла).

Аудиторская организация документирует и систематизирует знания о деятельности предприятия в виде постоянных файлов. В состав постоянного файла могут входить:

• история развития предприятия (структура, источники начального капитала, тенденции реализации и прибылей, географическое раз­витие, приобретение других предприятий, слияния и прочее);

• перечень осуществляемых видов деятельности (организационная структура — отделы, персонал; уровень централизации; методы реализации и распределения — положение на рынке; финансовая политика и прочее);

• положения учетной политики и ее последовательные изменения (приказ по учетной политике и все изменения к нему);

• другая информация, имеющая значение для последующего аудита проверяемого в настоящий момент предприятия.

• Постоянный файл может формироваться по следующим разделам:

• данные об организации;

• протоколы и материалы общих собраний и заседаний совета ди­ректоров, правления;

• юридические документы постоянного характера;

• заключения по аудиту;

• материалы по организации учета и внутреннему контролю;

• отчеты по ценным бумагам;

• анализы;

• разное (например, переписка, имеющая длительный или пер­спективный характер).

Материалы, хранящиеся в папке постоянного файла, ис­пользуются руководителем группы при подготовке к аудиту.

При комплектации постоянного файла аудиторская организация должна следить за его периодическим пополнением и обновлением по итогам аудиторских проверок данного предприятия.

В соответствии с вышеуказанными разделами в постоянном файле хранятся следующие документы:

• учредительные документы, свидетельства о регистрации, изме­нения к ним;

• внутренние правила деятельности предприятия;

• копии имеющихся лицензий;

• образцы облигаций и сертификатов на акции;

• допуски акций к официальной торговле на фондовой бирже;

• договоры об управлении или руководстве;

• планы развития предприятия (бизнес-планы);

• документы по долгосрочному инвестированию;

• перечень основных акционеров с указанием числа принадле­жащих им акций;

• сводки результатов основной деятельности и статистических данных, финансовая (бухгалтерская) отчетность;

• приказы по учетной политике;

• характеристики и оценка процедур внутреннего контроля, вклю­чая перечень ключевого персонала и лиц, ответственных за доку­ментирование по каждой области;

• служебные записки, связанные с важными или постоянными проблемами бухгалтерского учета;

• исследования клиента, касающиеся эффективности, процедур " т.

д.;

• информация об использованных компьютерных программах по учету и анализу;

• рекомендательные письма;

• план счетов, утвержденный предприятием.

Текущий файл включает в себя все текущие документы: планы, программы, текущие договора и т. п., разрабатываемые в ходе ау­дита. В текущий архив включаются документы по разделам:

• план проведения аудита;

• проверяемая финансовая (бухгалтерская) отчетность;

• все рабочие документы, подшиваемые по счетам, в соответствии с программой аудита.

Документы предприятия, которые включают подтверждения выполненных процедур или являются основой для этих процедур, целесообразно копировать для включения в рабочие документы текущего года, если существует вероятность, что они могут быть изменены в последующем.Система расположения документов в файлах устанавливается самостоятельно аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде.