Настройки панелей инструментов

Рабочая область MS Project

Методы работы с рабочей областью специфичны для MS Project.

Рабочая область MS Project состоит из панели представлений (View Bar) и собственно представлений проектных данных. Чтобы понять, где кончается панель представлений и начинается представление проекта, нужно немного уменьшить окно открытого проекта,

Слева по вертикали располагается панель представлений, в центре — окно с выбранным представлением, например, Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

Панель представлений содержит значки с названиями представлений, щелкая на которых можно быстро переключаться между ними.

Чтобы на время освободить место в рабочей области, можно скрыть ненужные панели — Task Pane (Область задач) и Project Guide (Консультант). Кроме того, можно отключить их автоматическое отображение при загрузке.

Отключение отображения области задач при загрузке программы осуществляется сбросом флажка Show at startup (Показывать при запуске), расположенного внизу панели. Закрыть панель можно с помощью креста в ее верхнем правом углу.

Отключить отображение Консультанта можно только в диалоговом окне настройки интерфейса MS Project. Откроем его с помощью команды меню Tools >Options (Сервис > Параметры) и перейдем на вкладку Interface (Интерфейс). Здесь нужно сбросить флажок Display Project Guide (Открывать консультант).

После того как эти настройки сделаны, панели не будут отображаться. Если вам потребуется воспользоваться ими, то панель Project Guide (Консультант) можно вывести на экран с помощью указанного выше флажка. Для включения области задач нужно воспользоваться стандартным для Microsoft Office способом отображения панели инструментов. Панель инструментов можно отобразить, щелкнув по ее названию в списке в меню View > Toolbars (Вид > Панели инструментов) или в контекстном меню любой из панелей инструментов.

Убрав с экрана ненужные пока панели, отобразите одну полезную панель, которая называется View Bar (Панель представлений). Для этого нужно воспользоваться командой меню View > View Bar (Вид > Панель представлений).

Задание. Скрыть ненужные панели инструментов.

1. Скрыть и показать панель— Task Pane (Область задач).
2. Скрыть и показать панель — Project Guide (Консультант)
3. Скрыть и показать панель View Bar (Панель представлений)

ЧТО ТАКОЕ ПРОЕКТ

Владимир Даль определил проект, как «задуманное, предположенное дело, и самое изложение его на письме или в чертеже». Другие словари стараются ограничиваться синонимами: схема, план, программа, чертеж. В словаре терминов Microsoft Project 2002 - термина «проект» вообще нет, учебник, входящий в эту справочную систему, начинается словами «Управление проектами - это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами с целью достижения определенной цели, обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам или затратам». Так что можно определить проект как «то, чем приходится управлять в процессе планирования...» и далее по тексту. (В действительности ключевыми словами здесь являются «цель» и «ограничения по времени, ресурсам или затратам».

Профессор М. Ю. Афанасьев, крупный специалист в микроэкономике и операционном (производственном) менеджменте, в учебном пособии «Исследование операций в экономике»^[i] тоже не стремится дать четкое определение проекта. «... проектом может быть разработка нового продукта или производственного процесса; строительство предприятия, здания или сооружения; ремонт сложного оборудования и т. д.».

Суть в том, что строгого определения термина «проект» не существует. Что важно - так это то, чтобы понять, чем отличается грамотный, научно обоснованный проект-менеджмент от стихийного управления.

Так вот, любой грамотный проект, независимо от степени его сложности, состоит из трех основных этапов.

1. Планирование проекта.

Выполнение проекта.

3. Завершение проекта.

При планировании проекта обязательно формулируются ясно выраженные цели проекта, включающие как минимум, список планируемых результатов с критериями качества (так называемую область охвата), сроки выполнения и допустимый уровень затрат.

Эта тройка - время, деньги и область охвата - согласно терминологии Microsoft Project называется треугольником проекта.

Почему именно треугольник? Во-первых, у треугольника обязательно три стороны, поэтому при планировании проекта обязательно определяются и календарь проекта, и смета проектных работ, и собственно требования к выполнению задач.

Во-вторых, треугольник, разумеется, не всегда бывает равносторонним. Время, деньги и область охвата могут оказывать разное влияние на проект.

В-третьих, форма всего треугольника меняется, если меняется хотя бы одна его сторона. Корректировка каждого из элементов в любом случае влияет на весь проект.

При планировании проектов обязательно используется так называемый сетевой анализ. «Сетевым» этот метод называется не потому, что используется в компьютерных сетях (их несколько), а потому, что при сетевом анализе создаются диаграммы, отображающие логическую последовательность работ, их взаимосвязи и время проведения. Чем сложнее такая диаграмма, тем больше она похоже на ячеистую сеть - отсюда и название.

ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

Спланированный проект можно считать наполовину «выполненным». Но, увы, только наполовину. План проекта нужно еще воплотить в жизнь. И для того, чтобы весь проект был завершен вовремя, необходимо контролировать сроки выполнения отдельных проектных задач, - а задачи, надо заметить, взаимосвязаны!

Как бы гладко ни был составлен проект, в процессе его выполнения обязательно встретятся трудности. Отслеживая проект, нужно вносить необходимые изменения, чтобы придерживаться календарного плана и оставаться в рамках бюджета. Например, если одна из проектных задач прервана, нужно перепланировать ее выполнение и показать, когда оно должно быть возобновлено. Если расширилась область охвата проекта, придется добавить новые задачи. Если выяснилось, что в распоряжении проектной команды осталось меньше человеко-дней, чем планировалось, можно уменьшить количество часов, затрачиваемых ресурсом на задачу.

Надо помнить, что: контроль выполнения проекта важен в первую очередь для исполнителя. Если речь идет о внутреннем проекте, то невыполнение сроков, выход за рамки бюджета, или несоблюдение требований качества, подрывает ваш собственный бизнес. Если же выполнением проекта недоволен внешний заказчик... читайте Гражданский кодекс:

ст. 708, п. 2: «...подрядчик несет ответственность за нарушение как начального и конечного, так и промежуточных сроков выполнения работы»;

ст. 709, п. 5: «Заказчик, не согласившийся на превышение указанной в договоре подряда цены работы, вправе отказаться от договора»;

ст. 723, п. 1: «В случаях, когда работа выполнена подрядчиком с отступлениями от договора подряда, ухудшившими результат работы... заказчик вправе... по своему выбору потребовать от подрядчика: безвозмездного устранения недостатков в разумный срок; соразмерного уменьшения установленной за работу цены; возмещение своих расходов на устранение недостатков...».

Вывод: не хотите проблем - учитесь выполнять проекты в срок, в пределах сметы и с надлежащим качеством.

ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

Завершение проекта - это не только подписание акта приемки-сдачи и окончательная оплата счетов. Это еще и такая малость, как сбор документов обобщения опыта. Согласно словарю терминов Microsoft Project, в документах обобщения опыта фиксируются сведения о ходе проекта, наиболее удачных действиях, успехах и ошибках проекта, которые могут использоваться на «разборе полетов», для тренировки перед будущими проектами и в аналогичных проектах. Именно в документах обобщения опыта содержатся сведения для подведения итогов проекта и закрытия контракта. Наконец, именно эти документы дают возможность ответить на такие вопросы, как:

Достигнута ли цель проекта?