Редактирование документа: копирование, перемещение и удаление фрагментов текста

Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Редактирование документа – это внесение изменений в содержимое документа. Кроме того, к редактированию относится выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк и фрагментов текста.

Копирование и перемещение текста можно производить по технологии перетаскивания с помощью мыши выделенного фрагмента текста и с использованием Буфера обмена. Буфер обмена (Clipboard) – это динамическая область оперативной памяти для временного хранения информации. Чтобы использовать копирование через Буфер обмена выберите вкладку Главная, затем соответствующие команды «Копировать» или «Вырезать» копия текста помещается в Буфер обмена. Информацию, размещенную в Буфере обмена, в течение одного сеанса работы компьютера можно использовать многократно, извлекая ее из нее и помещая в любое место документа.

Также можно использовать команды контекстного меню и горячие клавиши Ctrl+C для копирования, Ctrl+X – вырезать и Ctrl+V для вставки текста из Буфера обмена. Аналогичным образом выполняется перемещение текста или фрагмента текста. Отличие состоит в том, что вместо команды «Копировать» необходимо выбрать команду «Вырезать».

Поиск и замена фрагментов текста. Проверка орфографии

В документах MS Word можно осуществлять поиск и замену текста, форматов (шрифта, абзаца, языка, стиля), различных специальных символов и др. Для этого используются команды «Найти» (только поиск) и «Заменить» (поиск и замена). Для поиска используется комбинация клавиш Ctrl и F, а для замены Ctrl и Н. При нажатии соответствующих клавиш откроется диалоговое окно, где нужно указать образец поиска, в окне «Заменить на» – образец замены. Далее приводятся данные для использования расширенного набора критериев поиска.

Проверка орфографии (правописания). Визуально в MS Word орфографические ошибки подчеркиваются красной волнистой линией, а участки текста, которые неверно написаны с точки зрения грамматики– зеленой. Если слово написано верно, но тем не менее, подчеркнуто красной волнистой линией, значит, оно отсутствует в словаре программы.

В версии 2007 г. и более поздних версиях программы диалоговое окно грамматики и орфографии можно вызвать, используя вкладку «Рецензирование».

Форматирование документа

Команды форматирования символов. Как уже было сказано выше форматирование – процесс оформления внешнего вида документа, т.е. возможности по приданию тексту необходимого внешнего вида, как на экране, так и на бумаге при распечатывании на принтере. Форматирование документа основано на задании новых форматов элементам текста, которые должны быть предварительно выделены.

Практически все команды по форматированию текста сосредоточены в диалоговом окне «Шрифт».

Данное диалоговое окно имеет большое разнообразие настроек форматирования текста, такие как:

- тип шрифта (или гарнитура), например: Times New Roman, Ariel и др.;

- размер шрифта, задается в пунктах, например: 14 пт, 16 пт и т. д.;

- начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

- подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т. д.);

- цвет шрифта;

- видоизменения или эффекты (зачеркнутый, контур и др.).

Окно «Шрифт» можно вызвать через вкладку «Главная».

Форматирование абзаца. Для форматирования абзаца используется команда «Абзац». Диалоговое окно «Абзац» можно вызвать через вкладку «Главная». При вызове этой команды на экране появится диалоговое окно «Абзац». Оно имеет две вкладки: «Отступы и интервалы» и «Положение на странице». Наиболее часто используется первая вкладка окна. Здесь представлены команды выравнивания, отступа и уровни. Выравнивание – это способ упорядочивания текста абзаца или выделенной группы абзацев в документе.

Существует четыре типа выравнивания – по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине. При выборе выравнивания «по левому краю» все строки абзаца или выделенной группы абзацев, будут выровнены слева. Выравнивание по центру означает, что текст во всех строчках расположен строго по центру, какой бы длины не была строка. Выравнивание по центру эффективно для создания заголовков. При выравнивании текста по правому краю строки текста будут ровными справа, а левые края строк будут иметь разную длину, поэтому текст будет неровным слева. При выравнивании текста по ширине текст будет ровным и слева и справа. Выравнивание обоих краёв текста достигается за счёт увеличения при необходимости интервалов между словами. По умолчанию текст абзаца выравнивается по левому краю. Второй ряд элементов окна определяет горизонтальные отступы абзацев. Отступом называется расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. При создании отступа происходит смещение элемента, например, маркера, номера или слова, влево от первоначальной линии текста. «Отступ слева» и «Отступ справа» определяют расстояния в сантиметрах, соответственно, слева и справа от полей страницы. Значения в этих полях могут быть заданы как непосредственно с помощью ввода чисел, так и выбраны клавишами с вертикальными стрелками. Параметр «Первая строка» определяет размещение первой строки абзаца относительно его остальных строк. Третий ряд элементов окна определяет вертикальные отступы для абзацев и расстояние между строками внутри абзаца. Параметры «Интервал перед» и «Интервал после» определяют интервалы в пунктах от предыдущего текста до первой строки абзаца и от последней строки абзаца до следующей строки текста. При нулевом интервале текст абзаца не имеет дополнительных отступов относительно предыдущего и последующего текста. Параметр «Междустрочный» определяет интервал между строками внутри абзаца. Наиболее часто используемые элементы этого списка – «Одинарный», «Полуторный» и «Множитель». При выборе элемента «Одинарный» и вводе текста шрифтом Times New Roman с размером символов 14 пунктов текст будет размещён аналогично полуторному машинописному шрифту, а при выборе элемента «Полуторный» – аналогично двойному машинописному шрифту.

Вторая вкладка диалогового окна – «Положение на странице» – имеет вспомогательное значение. Наиболее часто используемым элементом этой вкладки является флажок «Запретить автоматический перенос слов», включаемый при создании заголовков текста в документе.

Форматирование разделов документа. Настройками форматирования разделов являются параметры страниц документа. Параметры страниц документа могут быть заданы командой «Параметры страницы» программного меню «Файл». В версии 2007 года и более поздних версиях программы установить параметры страницы можно используя вкладку «Разметка страницы».

При вызове этой команды на экране появится диалоговое окно «Параметры страницы», в котором осуществляется задание основных параметров:

– вкладка «Поля» устанавливает размеры полей, определяют расстояние от края бумаги до начала текста в сантиметрах: верхнее, нижнее, левое и правое, а также ориентацию страниц (зеркальные поля для текстов типа книга – развернутые стр.);

– вкладка «Размер бумаги» определяет выбор формата (размера) и ориентации печатной страницы. Обычно применяется книжная ориентация, она означает печать строк традиционно, параллельно меньшей стороне листа бумаги. Альбомная ориентация позволяет выводить на печать более длинные строки вдоль более длинной стороны листа бумаги;

– вкладка «Источник бумаги» указывает способы подачи листов при печати первой и последующих страниц;

– вкладка «Макет» определяет порядок оформления колонтитулов, способа вертикального выравнивания абзацев на странице, способа нумерации строк и условий начала новой страницы при смене раздела, колонки текста.

Работа с форматированием текста занимает значительное время. Для ускорения этого процесса можно создать и применить собственный стиль форматирования. Стиль – это совокупность параметров форматирования или набор форматирующих команд, которые сохраняются под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент или фрагмент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста. Существует следующие типы стилей:

- стиль символа, который содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы;

- стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в MS Word, являются стилями абзацев;

- cтиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей программы. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список – стиль Список, колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

Назначение абзацам документа стандартных стилей MS Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

Для использования существующего стиля необходимо выбрать команду «Стили и форматирование» в меню «Формат» (в версии программы 2003г.). В версии 2007 г. и более поздних версиях команду «Стили» можно вызвать через контекстное меню программы или через вкладку «Главная».

Текстовый документ MS Word может состоять из нескольких разделов. Раздел – совокупность абзацев, для которых задается специфика оформления в части размера и ориентации страницы, размера полей, количества колонок текста, нумерации страниц, оформления колонтитулов и др.

Новый раздел создается с помощью команды «Разрыв» меню «Вставка» с указанием типа разрыва, либо автоматически с помощью комбинации клавиш Ctrl и Enter. Команда «Разрыв » вставляет маркер конца раздела перед точкой вставки. Строка состояния содержит указание о текущем разделе – номер.