Глава 1 Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и значение учета расчетов с подотчетными лицами

В научной литературе существуют различные подходы к определению понятия «Подотчетные лица».

По мнению Ладутько Н.И., подотчетными лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Согласно мнению Кожарского Н.В., подотчетным лицом является работник организации, который согласно внутренним организационно-распорядительным документам имеет право на административно-хозяйственные и операционные расходы.

6

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020

К подотчетным лицам, согласно определению Григорцевич Л.А., относятся работники организации, которые из кассы выдаются денежные авансы на мелкие хозяйственные и командировочные расходы.

Таким образом, можно сформировать общее понятие: подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансов наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Руководитель организации утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет на хозяйственные нужды.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы предприятия в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы организации. При временном отсутствии у организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявление должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходима для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

7

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливается утвержденным руководителем организации приказом. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности:

- водителю – купить бензин;

- секретарю – отправить почту;

- командированному – заплатить за гостиницу.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные деньги и отчитываясь за них.

Представленные подотчетными лицами авансовый отчет об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке, по существу.

 При этом проверяются правильность оформление документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

Основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно- хозяйственные и командировочные расходы.

Изм.Изм.

ЛистЛист

№ докум.№ докум.

ПодписьПодпись

ДатаДата

ЛистЛист

8

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020 КР 38.02.07. 23-18.12.048.2019

Задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- Соблюдение правил выдачи авансов;

- Своевременность предоставления авансовых отчетов;

- Целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

- Правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

- Порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

- Своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния организации.

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации, которое эту функцию возлагает на Министерство финансов РФ.

Нормативные документы в бухгалтерском учете - это документы, которые определяют методологические основы, порядок осуществления и основные правила ведения бухгалтерского учета на предприятиях в России.

Организация бухгалтерского учета в Российской Федерации, которая отвечает Международным стандартам учета и отчетности и требованиям рыночной экономики, предполагает трехуровневую систему документов, регулирующих и регламентирующих учет.

Данная многоуровневая система документов позволяет организовать на предприятии должную систему организации бухгалтерского учета и отчетности.

К основным документам, регулирующим расчеты с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:

Первый уровень

1 Налоговый кодекс РФ, ч.1-2;

2 Федеральный закон от 2 декабря 1990 года № 395-1 «О банках и банковской деятельности»;

Изм.Изм.

ЛистЛист

№ докум.№ докум.

ПодписьПодпись

ДатаДата

ЛистЛист

9

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020 КР 38.02.07. 23-18.12.048.2019

3  Федеральный закон № 86-ФЗ от 10.07.2002 «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»;

4  Федеральный закон «О рынке ценных бумаг» (36-ФЗ от 22.04.1996, в редакции от 27.12.2018г.);

5 Федеральный закон «О национальной платежной системе» (161-ФЗ от 27.06.2011г., в редакции от 3.08.2018г.);

6  Трудовым кодексом РФ

10

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020

7 КоАП РФ.

Второй уровень документов системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в кредитных организациях составляют положения по бухгалтерскому учету, в которых обобщаются базовые принципы и правила ведения бухгалтерского учета отдельных банковских и небанковских (хозяйственных) операций: Для кредитных организаций к документам второго уровня следует отнести, прежде всего:

1 Положение Банка России от 27 февраля 2017 года № 579-П «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения»

2 Утверждение Минфина РФ "Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" от 30.08.1993 N 104;

3 Положение Банка России от 22 декабря 2014 года № 446-П «О порядке определения доходов, расходов и прочего совокупного дохода кредитных организаций»

4 Положение Банка России от 25 ноября 2013 года № 409-П «О порядке бухгалтерского учета отложенных налоговых обязательств и отложенных налоговых активов»

К третьему уровню относятся документы, раскрывающие конкретный механизм бухгалтерского учета, это - методические указания по ведению учета. К числу документов третьего уровня относятся, прежде всего, План счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях и инструкция по его применению. Кроме того, к документам третьего уровня относятся инструкции, указания, письма, телеграммы и приказы, которые носят инструктивный, информационный или консультационный (разъяснительный) характер по вопросам бухгалтерского учета в кредитных организациях, рабочие документы в области регулирования бухгалтерского учета в конкретной кредитной организации:

11

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020

1 Устав организации;

2 Учетная политика организации;

3 График документооборота;

4 Формы первичных учетных документов.

Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого. Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководителя организации вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой организации. Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного организации, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у организации имеется договор трудовой. Эта же позиция Банка России по отношению к понятию «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данной организации заключен договор.

Основные положения закона «О бухгалтерском учете», которые имеют отношения к оформлению документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичной документации:

- каждый факт организации должен быть подтвержден первичным документом. К бухгалтерскому учету не принимается документация, оформленная на непроизведенные факты хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

- вся первичная документация должна включать реквизиты:

1) Наименование документа;

2) Дата составления документа;

3) Наименование экономического субъекта;

4) Содержание факта хозяйственной жизни;

5) Величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) Наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события (в ред. Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ);

12

КР 38.02.07. 23-18.12.039.2020

7) Подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;

Первичные документы составляется непосредственно при совершении того или иного факта хозяйственной жизни или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие документы, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций в организации (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

- экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами:

1 Распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет (ст. 16–19 ТК РФ);

2 Определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии (ст. 137 ТК РФ);

3 Устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника (ст. 138 ТК РФ);

4 Обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в том числе денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).