Методические основы разработки документации СМК

 

На предприятии управление качеством целесообразно базировать на целях, политике в области качества, требованиях спецификаций, процедурах управления процессами, РД, планах качества, НТД, НМД, в том числе технических регламентах, и другой документации по качеству. Этот комплекс документации при системном управлении качеством должен регламентировать взаимосвязь, взаимодействие и согласование всех элементов и подсистем, учитывать особенности и специфику предприятия и определенного вида продукции, а также охватывать вопросы, связанные с достижением целей системы управления качеством на основе принципов управления на всех стадиях жизненного цикла продукции (услуг) и уровнях управления.

Процессами документирования и выполнением положений всех документов следует управлять, например, на основе разработанной специально для этого документированной процедуры. Такая процедура должна предусматривать:

· Проверку используемых документов на соответствие их оригиналам;

· Анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обеспечение идентификации изменений, быстрый пересмотра и хранения документов;

·  Порядок переутверждения документов;

· Порядок обеспечения документами и проверки применения их

на рабочих местах;

·  Идентификацию и управление внешними документами;

· Порядок предотвращения применения морально устаревших и управления утратившими силу документами.[VB3]

Методической основой создания этого документационного комплекса объективно являются регламентация (стандартизация, унификация) и планирование, отражающие особенности рыночной концепции. Это значит, что цели и деятельность в области повышения и обеспечения качества определяются в строгом соответствии с требованиями потребителей и рыночным спросом, а также, что очень важно, заключенными контрактами. Последнее вызывает необходимость строгого выполнения со стороны всех исполнителей своих функций в области качества в точном соответствии с технологией, то есть без ошибок. При этом плановые мероприятия ЦП К служат базой конкретизации в достижении целей управления качеством, так как в программе необходимо предусматривать ресурсное обеспечение достижения этих целей.

Значение документации в современном представлении управления качеством является очень важным, так как на ней основана вся последовательность действий по обеспечению требуемого потребителями качества. Она во многом обеспечивает соответствие:

· Состава и подготовки персонала;

· Идентификации и прослеживаемости;

· Фактических результатов и процессов;

· Эффективности и функционирования всей системы управления качеством;

К документации необходимо предъявлять жесткие требования к качеству ее содержания, в частности таких, как:

· Целенаправленность и соответствие целям и политике предприятия;

· Комплексность, включая наличие положений по взаимодействию и взаимосвязям предприятия со всеми структурами внешней среды (потребителями, поставщиками и т.п.).

· Логическая последовательность и четкость изложения информации;

· Краткость, конкретность, простота и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

· Достоверность и убедительность аргументации;

· Информационная выразительность;

· Функциональность (например, скорость обработки);

· Достаточность и обоснованность;

· Малый объем;

· Минимизация потребности в ресурсах;

· Малоизменчивость (стабильность);[VB4]

· Своевременность;

· Доступность и понятность для восприятия;

· Разборчивость;

· Возможность пересмотра и восстанавливаемости;

· Простота в использовании;

· Качественная содержательность;

· Соответствие современному и перспективному менеджменту;

· Возможность сравнения с лучшими видами документации.

Документ понимается как информация и соответствующий носитель (по ГОСТ Р ИСО 9000--2001), то есть, по существу, это результат отображения на материальном объекте - носителе (например, бумажном, магнитном, электронном, оптическом компьютерном диске, фотографическом или комбинированном носителе) информации о предметах, фактах, событиях, процессах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. При этом совокупность методов и процессов создания документа называют документированием. Оно, как правило, включает подготовку, составление, согласование, оформление и изготовление документа.

Учитывая перечень основной документации перечислим требования к составлению документов СМК.

Политика в области качества должна при составлении:

1) Соответствовать целям организации;

2) Включать обязательства по удовлетворению предъявляемых требований и постоянному улучшению;

3) Создавать базу для установления и анализа целей в области качества;

4) Быть доведена до необходимых уровней организационной структуры организации и понимаема на всех этих уровнях;

5) Анализировалась с целью постоянного поддержания ее пригодности.

Таким образом, документ политики в области качества должен содержать общие намерения, направления и цели в области качества. В нем также должна быть документированы или отражены обязательства высшего руководства в области качества.

Заявление о политике в области качества может быть, как кратким, так и длинным. Оно может состоять из нескольких предложений, а может занимать несколько страниц. Основное требование к заявлению о политике в области качества[3] - это[VB5] соответствие всем требованиям стандарта и придание ей высокой значимости для всех работников.

Не существует единых правил о том, как составлять Руководство по качеству.

В основе структуры Руководства по качеству могут лежать пункты или подпункты соответствующего стандарта систем качества или иного руководящего документа. Следует особо отметить, что ИСО 9001 не требует выполнения ссылок на пункты стандарта или использования названия пунктов. Например, нет необходимости выводить на титульный лист слова «политика в области качества»; ее можно назвать, к примеру, «заявление о целях». Также необязательно называть «Руководство по качеству» именно таким образом. Его можно назвать любым образом, например, «Наша книга» или «Руководство по управлению». Если оно отвечает требованиям стандарта, название, заголовки или подзаголовки не имеют значения.

При другом подходе можно организовать структуру Руководства таким образом, чтобы она отражала характер организации.

Руководство по качеству может:

· Быть простым сборником документированных процедур системы качества и прочих необходимых документов;

· Быть разделом или объединением документов системы качества, если существует не только одно руководство;

· Являться серией документированных процедур для специального применения;

· Включать в себя более одного документа или уровня;

· Иметь единую суть со специальными приложениями;

· Являться отдельным документом;[VB6]

Типовое руководство по качеству

Руководство по качеству должно включать:

1) Область распространения системы руководства качеством с указанием подробного обоснования любых исключений;

2) Документированные процедуры или ссылки на них;

3) Описание взаимодействия процессов, включенных в систему менеджмента качества.

И вновь, кроме официальной информации, необходимой для осуществления управления.

Руководство по качеству содержит следующее:

1. Заявление о политике в области качества

2. Введение, охватывающее:

1) Цели.

2) Область применения системы качества, указывающую на:

· Руководящий стандарт системы качества;

· Средства, персонал и продукцию, попадающие под область применения системы.

3) представление компании, включающее:

· Историю

· Мощность производства

· Продукцию

· Основные достижения

· Утверждение, поправки и рассылку.

· Толкование терминов.

· Обзор системы качества и ее структуры

· Приложения.

В документированной процедуре содержится ответ на все шесть вопросов, определяющих, как выполнять действие. Это:

· Что выполняется? (какой вид работ необходимо выполнить)

· Зачем? - каков результат на выходе? (определяется целесообразность затрачиваемого времени и средств в выполнении работы)

· Кто выполняет действие? (т.е. определяется полномочия);

· Где? (свидетельствует о месте выполнения работы);

· Когда? (свидетельствует о времени выполнения);

· Каким образом? (с помощью чего выполняется и по какой методике[VB7]).

Рабочие инструкции, как правило, рассматриваются как процедуры более низкого уровня. Они могут рассматривать отдельно взятое действие или вид деятельности с тем, чтобы более подробно разъяснить их. Рабочие инструкции могут быть выполнены в любой форме, например, в виде схем, письменных инструкций, схем, чертежей, фотографий или иных иллюстраций, образцов, таблиц, графиков и т.п.

Следует помнить, что рабочие инструкции обычно адресованы служащим низшего уровня организации. Поэтому следует всесторонне учесть фактор пользователя и подготовить инструкции в более доступном и простом виде, чем процедуры.

Планы по качеству являются организационными документами, которые определяют конкретные процедуры, которые необходимо выполнить для достижения целей по управлению качеством, ресурсы, выделяемые для их реализации, ответственных исполнителей, а также сроки выполнения запланированных мер по процессам, контрактам.

Условно целевые программы качества можно отнести к разновидности планов качества. ЦПК[4]- адресный документ, содержащий [VB8] цели и задачи по обеспечению требуемого потребителями качества, достижение, которых должно обеспечиваться взаимосвязанными по срокам, ресурсам и исполнителям заданиями и комплексом мероприятий различного характера. ЦПК направлена на достижение стратегических целей и развития.

В ЦПК необходимо включать:

1) Цели и задания в области качества, взаимоувязанные по срокам,

2) Ресурсам и исполнителям на различных стадиях разработки,

3) Производства, реализации и эксплуатации продукции;

4) Все необходимые мероприятия и процедуры их выполнения,

5) Обеспечивающие достижение целей и выполнение заданий программы.

Записи как документы, содержащие свидетельства выполняемой деятельности и ее результатов, могут использоваться во многих направлениях функционирования систем управления качеством. Например, их следует применять при мониторинге, выработке предупреждающих и корректирующих действий, проверках выполнения установленных требований.

К записям следует отнести документы, связанные с анализом действий руководителей, управлением собственностью, управлением персоналом (подготовкой, повышением квалификации, переподготовкой, аттестацией и т.п.), разработкой и проектированием, выполнением требований удовлетворенности потребителей качеством продукции и услуг.

Структура документации системы менеджмента качества, создана по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), имеет вид иерархическую, взаимосвязанную систему документов. Некоторое наличие таких документов, в большей степени представлена в стандарте и другая часть понимается по-своему. Таким образом, структура системы качества, представляет собой «постоянную» создающую, конкретным стандартом, «переменную» дающую, зависимую от определённой организации.

Структуры документации СМК, имеет «постоянные», которые выражаются как:

1) Руководство по качеству;

2) Имеют цели в области качества;

3)Политика в области качества;
4)Обязательные процессы системы качества (шесть штук)
5) Записи по качеству[VB9]

«Переменная» элемент структуры в эталоне поименована в надлежащем облике – «документы, нужные организации для обеспечивания действенного планирования, воплощения процессов и управления ими (п.п. 4.2.1.d ИСО 9001:2008)». Как правило, к данным документам относятся всевозможные намерения, карты или же схемы процессов, трудящиеся памятке, отчетные формы, контракта, нормативные бумаги, затратные и пр. Т.е. возможно считать, собственно, что под данную «переменную» компонент подпадает буквально вся документация организации.
В эталоне, «Переменная» названа в этом вот облике: «Нужные для организации

Кое-какие совета по составлению структуры документации СМК и содержанию документов СМК выделяет стереотип ИСО 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». Впрочем, при составлении структуры документации СМК чем какого-либо другого ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее важными уровнями и документами, требуемыми стереотипом ИСО 9001:2008.