Документация, ее сущность и значение. Бухгалтерские документы, как носители первичной учетной информации.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Первичный учет является начальным этапом учетного процесса, и на основе первич­ных учетных документов составляются сводные учетные документы. Факт совершения хо­зяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юриди­ческую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хо­зяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хо­зяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по состав­лении j документов. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, при­ведены в ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и в дей­ствующем Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержден­ном Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, уста­новленного законодательством для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обяза­тельному прочерку.

Носитель первичных учетных данных - это то, на чем отражается информация. Все материальные носители подразделяют на три группы:

• приспособленные для восприятия человеком;

• приспособленные для восприятия вычислительной техникой;

• приспособленные для восприятия и человеком и машиной.

 

28. Требования к содержанию и оформлению документов.

Тр. регл-ся Законом о бух.учете и отчетности РБ. Все необх сведения о совершенной операции, кот должны содержатся в док-те называются реквизитами. К числу обяз. реквизитов для каждого вида док-в, отн-ся:

- назв. док-та и его номер;

-дата и место составления;

-содерж. хоз. операции и основание ее осу­ществления;

-измерители операции в нат. и ден. выражении;
- должности, ФИО, подписи лиц, ответ-х за совершение операции и правильность ее оформления.

Все поступающие в бухгалтерию документы проверяются по форме, по существу и арифметически.

Проверка по форме заключается в исследовании правильности и полноты оформ­ления документа.

Проверка по существу - это проверка законности, обоснованности и целесообразно­сти отраженной в документе хозяйственной операции.

. Арифметическая проверка - это проверка правильности подсчетов, выведения ито­гов и т.д.

Неправильно или неполно оформленные документы возвращаются на доработку. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, включающей следующие этапы:

таксировка - определение денежной оценки показателей документа, приведенных только в натуральных измерителях;

группировка - объединение определенных документов по некоторым признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо пери­од.

котировка - это проставление корреспонденции счетов, которая используется для записи операций в учетные регистры.

 

 

Классификация документов.

Для изучения особенностей составления и назначения документов необходимо их классифицировать следующим образом:

1) По назначению

• распорядительные (дают разрешение на осуществление операций), например, наря­ды, распоряжения;

. исполнительные (подтверждают факт совершения хозяйственной операции - отче­ты, накладные);

• бухгалтерского оформления (разработочные таблицы);

• комбинированные (требования на отпуск материалов).

• По месту составления

•внешние (поступают от партнеров, счета-фактуры, платежные требования, платеж­ные поручения);

• внутренние (составляются на предприятии в различных подразделениях).

III.По способу использования во времени

• разовые (отражают функции нескольких хозяйственных операций, осуществляемых одновременно - приказ, ТТН);

• накопительные (для отражения многократно повторяющихся и отличающихся только датой или количеством показателей хозяйственной операции - ведомость на отпуск мате­риалов, лимитно-заборная карта).

IV. По наличию учетных объектов:

• однопозиционные (кассовые ордера);

• многопозиционные (платежные ведомости).

V. По степени механизации:

• заполняемые вручную;

• заполняемые машинным способом;

. получаемые автоматически.

VI. По виду материальных носителей.

• бумажные;

• магнитные;

• электронные;

• оптические.

• По степени обобщения

• первичные (кассовые ордера);

• сводные (отчет кассира).

• По регулярности оформления.

• периодические;

• непериодические (составляются в случае производственной необхо-димосги).

• В зависимости от характера объекта учета:

• материальные;

• денежные.

• По фактам хозяйственной жизни:

• документы-ситуации, фиксирующие то или иное состояние (инвентаризационная ведомость);

• документы-действия (отражают факты хозяйственной практики - ведомость начис­ления заработной платы);

• документы-события (отражают совершившиеся операции - акты ревизии, аудитор­ское заключение и тд.).

• По оформлению однородных операций:

• типовые (разрабатываются министерствами и ведомствами и носят обязательный характер);

• примерные (носят рекомендательный характер);

• индивидуальные (разрабатываются для конкретных ситуаций).

• Юридически:

• подлинные;

• подложные.

• По воспроизведению информации:

• подлинник (документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный - протокол согласования цены);

• копия;

• выписка из документа.

• По срокам хранения

• временного хранения (3 года);

• длительного хранения (75 лет);

• постоянного хранения.

• По степени доступа информации:

• с ограниченным доступом;

• обычные.