Понятие о документе, виды документов, функции документов, системы

Ø Понятие документационного обеспечения управления;

Ø Информация и документ;

Ø Унификация и стандартизация управленческих документов;

Ø Функции документа;

Ø Формуляр-образец документа.

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется документационным обеспечением управления (делопроизводство).

Примерно во второй половине XVIII века в России возникает термин «делопроизводство». Он образован из сочетания слов «производство» и «дело». В те времена термин «дело» обозначал не дело в современном его понимании, как «папку с документами», а вопрос (судебный или административный), нуждающийся в решении органом управления. Это значение послужило основой термина «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. В настоящее время термин «делопроизводство» определяется в значении: «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с системным технологическим изменением создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, фиксации информации; изменения материально-технической базы носителей информации, копирования и размножения, а также принципов распространения.

 Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Носитель — это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя использовались различные материалы. Например, в Месопотамии носителем информации использовались глиняные таблички: на прямоугольниках из сырой глины наносились острым стилом (палочкой с заостренным концом) письмена, после чего таблички обжигались в печи; в Египте материалом служил папирус – вид бумаги, изготовленной из растения с тем же названием; в странах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе и на Руси, для изготовления документов использовался пергамент - выделанная кожа животных; в Древнем Новгороде, как известно, применялась береста – кора березы.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага. Понемногу бумага уступает место нематериальным носителям информации.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображением какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотеней). При использовании фототехники создаются документы; при использовании звукозаписывающей техники - фоно-(или звуковые) документы; при применении кино или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники- письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинном носителе.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записей информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемых документам.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документа комплексом реквизитов - обязательных элементов оформлением документа (наименование автора документа, адресата подпись, дата, номер документа, гриф документа, печать и другие). Современные требования оформления организационно-распорядительной документации, зафиксированный в государственном стандарте (ГОСТ Р 7.0.97-2016 года «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 30), но и зоны, и последовательность их размещения на документе.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанным традицией.

При создании документа (или – документировании) документов или документирование осуществляется как на естественном языке, так и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на искусственных языках производится создание документа на машинных носителях, с использованием способов записей, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

Важное значение при документировании имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть:

- простые орудия (ручки, карандаши и другие);

- электромеханические (персональные компьютеры, магнитофоны, диктофоны, фото -, кино - и видеотехника и другие).

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксирует впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранность и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет различать документы - носители ретроспективной информации.

Функции документов

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные.

 К общим функциям документа относятся:

· информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления документа;

· социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ появляется вследствие социальной потребности;

· коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

· культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, в научно-технической документации фиксируется уровень научно-технического развития общества;