Юридическое значение документов.

 Унификация и стандартизация (ГОСТ, ОСТ, РСТ)

Ø юридическое значение документов;

Ø унификация документов;

Ø стандартизация документов;

Ø формы организации документов;

 

В процессе управленческой деятельности сугубо важным фактором является юридическая сила документа, обусловливающая обязательность созданного документа для адресатов, для всего круга участников управленческих действий (органов управления, структурных подразделений организации, должностных лиц и граждан, общественных организаций и т.д.), основу для создания исполнительных документов, руководств, инструкций и т.д.

Юридическая сила документа обусловлена соблюдением правил составления и оформления, правильного указания реквизитов, особенно таких как дата, регистрационный номер, подпись, печать, гриф согласования, гриф утверждения и т.п.

Первым экземпляром документа называется достоверно подтвержденный документ, с установленной подлинностью сведений об авторе, месте и времени его создания.

Копией документа называется документ, полностью воспроизводящий подлинный документ, но не имеющий его юридической силы (в случае отсутствия специального удостоверения – нотариальной заверенности, подписи уполномоченного на то лица и т.д.)

Суть стандартизации заключается в фиксировании нормы, обязательной для применения, правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Требования оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). ГОСТы и стандарты представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов.

С 1 июля 2017 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования к оформлению документов", в котором устанавливаются порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов. Всего установлено 30 реквизитов:

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются соответствующими ведомствами (например, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения РФ – за медицинские и т. д.) с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и фирмах независимо от их подчиненности и формы собственности.

Делопроизводство является сложным процессом, связанным со всеми отделами и службами предприятия, фирмы; характеризуется многими параметрами и находится в постоянном динамическом изменении:    

 

Таким образом, делопроизводство – сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия, фирмы. Основной целью службы делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии или фирме.

 С кратким словарем терминов применяемых в делопроизводстве можно ознакомиться в «Перечне терминов, используемых в делопроизводстве» (стр.100).

 В любой  решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение или одного из сотрудников. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

 Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

 Среди организационных проблем можно выделить следующие:

· выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;

· повышение квалификации сотрудников службы.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами.

На сегодня в практике выработалось три формы организации делопроизводства:

· централизованная;

· децентрализованная;

· смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

 Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

 Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

 

 

Контрольные вопросы для закрепления нового материала

 

o В чем заключается юридическое значение документа?

o Для чего требуется унификация и стандартизация документов.

o Сколько форм организации делопроизводства существует? Перечислите их.

o Что такое документооборот? Какие основные этапы документооборота существуют

 

Рекомендуемая литература

Основные источники:

1. Грозова, О. С. Делопроизводство: учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 126 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-08211-1. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/A2664E9F-CB20-4411-8C16-F8D4342EE412.

2. Документоведение: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 309 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-04330-3. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/802E2AB0-DB13-492E-8AA7-186AABD08F79.

3. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 375 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03058-7. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/3CF6F5A4-2D9A-41E0-99AE-5CC1195DF6E9.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Дополнительные источники:

1. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС: учебник и практикум для СПО / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05022-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/5E6B838B-E208-4360-84ED-33406B23FDD9.

2. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05783-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/D9DA38D8-226D-4EC9-876C-F47D53A990C9.

 

Перечень информационных технологий, используемых при осуществлении образовательного процесса по дисциплине (включая перечень программного обеспечения и информационных справочных систем):

Справочно-информационная система «Консультант» www.consultant.ru.

 

Реквизиты документов.  Требования к бланкам документов на основе государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016.

 

 

Ø Понятие классификации документов. Реквизиты документов;

Ø Реквизиты документов по видам деятельности;

Ø Характеристика реквизитов;

Ø Требования к оформлению документов согласно реквизитам

 

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов. Все они являются информационными источниками и средством юридического доказательства. Документация организации включает в себя различные по значению и порядку использования документы. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить основные группы документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Реквизит "Наименование организации-автора документа "

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Предприятие может иметь полное и сокращенное наименование. Реквизит "наименование организации" располагается на бланке или печатается при составлении документа. Кроме наименования предприятия указывают наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит "Справочные данные об организации"

Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты. На бланках для писем и факсов справочные данные проставляются типографским способом или с помощью ПК.

Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом "наименование организации".

Реквизит "Наименование вида документа"

Располагают этот реквизит в левом верхнем углу после реквизита "наименование организации". Печатают его прописными буквами от границы левого поля, например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.

Реквизит "Дата документа "

Дата — обязательный реквизит документов, составная часть поискового признака.

Датой документа является:

• дата его подписания (в документах: приказ, справка, письмо, докладная записка);

• дата принятия документа коллегиальным органом (в документах: решение, постановление);

• дата утверждения (положение, устав, инструкция);

• дата составления, события (в документах: акт, протокол).

Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками,

например: 09.09.99.

Дата оформляется от границы левого поля после названия вида документа или подписи.

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003 года.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа.

Реквизит "Регистрационный индекс (номер) документа"

Регистрационным индексом является условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации.

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом "дата документа".

В состав индекса документа входят:

• порядковый номер в пределах регистрируемою массива документов;

• индекс по номенклатуре дел. Например: 218/08-17, где

218 — порядковый регистрационный номер;

08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа "

Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется реквизит при оформлении письма-ответа на инициативное письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:

На № 28/6-5 от 25.12.2003

Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит "ссылка на индекс и дату входящего документа" размещается от границы левого поля пол реквизитами "дата" и "индекс".

Реквизит "Адресат"

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах, справках, докладных записках. Размещается он в правом верхнем углу документа.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

• наименование учреждения в именительном падеже;

• структурное подразделение в именительном падеже;

• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

• почтовый адрес (в письмах).

Каждая составная часть реквизита "Адресат" должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы не допускаются.

Например:

Ярославский часовой завод Отдел сбыта

При наличии должности адресата, должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

АОЗТ "Болшевский текстиль" Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

.Администрации районов Московской области

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации включается в состав должности адресата, например: Директору Машиностроительного завода "Звезда"

В.М. Степанову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который пишется после названия организации и должностного лица.

Например:

Всероссийский           научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела 101000, Москва,

Центр Милютинский пер., 7а

На одном документе может быть указано не более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская область Киреевский р-н, г. Липки ул.Садовая, д.5, кв.12 

В.Н. Калининой 

Реквизит "Гриф утверждения документа "

Утверждаются, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ» Белшевский текстиль" Личная подпись В. Сергеев 12.03.99

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

 Протокол общего собрания акционеров

от 15.03.99 № 9

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит "Заголовок к тексту"

Заголовок — краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок пишется одной фразой и, четко отвечая на вопрос "о чем", дает представление о содержании документа. Например, "Отчет о работе приемной комиссии".

Заголовок не должен превышать четырех строк, длина строки должна быть не более 28 печатных знаков; каждая строка заголовка имеет законченный смысл. Строчки заглавия пишутся без переносов, без кавычек и знаков препинания на конце. На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.

Располагается заголовок после реквизита "место составления документа". На типографских бланках для реквизита "заголовок" устанавливаются ограничительные знаки "уголки".

Реквизит "Текст"

Текст — основной и важнейший реквизит документа.

Одно из главных требований к тексту — краткость изложения. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, т.е. сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

Тон служебных документов должен быть нейтральным, рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует текст делить на абзацы.

Тексты большинства документов состоят из двух частей: вводной, в которой содержатся основания или мотивы составления документа; и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения.

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1 Подраздел

1.1.1 Пункт

1.1.1.1 Подпункт

В некоторых документах (акт, справка, приказ) текст может быть оформлен в виде таблицы.

Реквизит "Отметка о наличии приложения"

Этот реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого

поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Положение об образовательном Учреждении на 5 л. в 1 экз.

                           2. Правила подготовки и оформления документов на 4 л. в 2 экз.

 

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 2

к приказу директора института от 15.09.2003 г № 41

Реквизит "Подпись"

Подпись — обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется правильность документа, соответствие его содержания требованиям закона и нормативным актам вышестоящих органов.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

На документах коллегиальных органов (протоколы, постановления и т.д.) проставляются две подписи: руководителя и секретаря.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (денежные документы), проставляются две подписи и более.

Подпись на документе всегда ставится на первом экземпляре. В состав реквизита "подпись" входят:

• Наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи.

Например:

Директор технического лицея                   подпись                    Н.И. Петров

Если документ составлен на       бланке, тогда дается сокращенное название должности.

Например:

Директор лицея                                            подпись                     Н.И. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор лицея                                                       подпись                        А.В. Петров

Главный бухгалтер                                               подпись                        Е.В. Розова

 

Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Например:

Председатель комиссии                                      подпись                           Л.П. Ложкина

 

Члены комиссии                                                  подпись                            С.С. Бурцев

                                                                                                 А.П. Соколова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор «Ударница»                                    подпись                             Е.П. Куликов                                     

                                              

Директор ЗАО "Вымпел                                             подпись                         С.Н. Матвеев

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

     Реквизит "подпись" проставляется после реквизитов "текст" и "приложение".

Реквизит "Гриф согласования документа"

Прежде чем утвердить документ, его нужно согласовать, т.е. поставить подпись (визу) должностного лица, имеющего отношение к тексту документа. На документе его располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласований.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу.

Внешнее согласование документа за пределами учреждения производится с заинтересованными или подчиненными органами и организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами, осуществляющими управленческие действия, предусмотренные законодательством.

Согласование документа может выражаться в форме визирования. Виза состоит из личной подписи, даты согласования, иногда должности визирующего с расшифровкой его подписи, например: Начальник технического отдела Личная подпись Т.В. Костикова 05.03.99

Внешнее согласование оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии личная подпись Е.В. Глебов 23.03.99

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  правления компании "ПЛАНЕТА"

от 21.02.2017 г № 5

Реквизит "Печать"

На документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лрщ, фиксирующих факт расходования денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

Реквизит "Отметка о заверении копии"

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров                 подпись                           П.В.Липкин

02.03.99

Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу подлинника.

Реквизит "Отметка об исполнителе"

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Миронов 215 23 50

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в нем вопросов.

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"

Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.

Располагается этот реквизит в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита "отметка об исполнителе".

Отметка включает в себя:

• краткие сведения об исполнении;

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

• слова "в дело" и номер дела, в котором будет храниться документ;

• подпись исполнителя и дату проставления отметки.

Например:

В дело 2-6. Отправлено письмо От 12.10.99 № 48.

Миронов 14.10.99

Реквизит "Отметка о поступлении"

Отметка о поступлении документа в учреждение располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.

Например:

АО "Янтарь"

Вх. № 312

Дата 25.10.18

Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых в организации форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения, а также даёт возможность быстрого поиска необходимых форм документов.

 Основным документом общероссийской унифицированной системы документации является ОКУД от 30.12.1993 № 299 – классификатор охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. ОКУД включает наименование цифр форм документов и кода документа из 8 цифр (класс форм, н-р, ОРД; подкласс форм – документы о приеме на работу; регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса + контрольное число).

 В настоящее время разработаны и действуют следующие 9 УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации; 02

• унифицированная система первичной учетной документации; 03

• унифицированная система банковской документации; 04

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 05

• унифицированная система отчетно-статистической документации; 06

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 07

• унифицированная система документации по труду; 08

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; 09

• унифицированная система внешнеторговой документации. 10

 

 На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

 Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

 Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

 Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

 Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

 Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

 Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

 Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

 • федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

  Настоящий стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;

• требования к оформлению реквизитов;

• требования к бланкам и оформлению документов;

• требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 Международная стандартизация– это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Таких организаций три: Международная организация по стандартизации – ИСО (ISO), Международная электротехническая комиссия – МЭК (IEC), международный союз электросвязи – МСЭ (ITU).

 Международная организация по стандартизации – самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Международная организация по стандартизации создана в 1946г. 25-ю национальными организациями по стандартизации.Фактически ее работа началась с 1947г. Дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации ИСО (ISO) – Internanional Standard Organization.

 ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А такжеразвития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы ИСО уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.

В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО.

 Международные стандарты ИСО не имеют статуса об