Схема «Понятие распорядительного документа»

Распорядительные документы

Основания возникновения 1. Законы и Указы Президента, Указы Государственной думы 2. Конкретные поручения вышестоящих органов управления 3. Осуществление распорядительной и исполнительной деятельности предприятий в соответствии с их компетенцией 4. Потребность правового регулирования работы аппарата управления

- Постановления - Решения - Указания - Распоряжения - Приказы

ПРИКАЗ

По личному составу

По основной деятельности

· Правовой акт · Издается органом гос. Власти · Действует на основе единоначалия · Используется для решения основных и оперативных задач

Поручается структурному подразделению или отдельному должностному лицу

Вопросы - Финансирования - Планирования - Снабжения - Отчетность - Распорядительная деятельность

Подготовка - Изучение сущности вопроса и сбор сведений - Подготовка проекта

Текст приказа

Распределительная часть

Констатирующая часть

Излагаются и анализируются факты и события, вызывающие издание приказа

Исполнение конкретного приказа (исполнитель, срок исполнения, контроль за исполнением)

Распоряжение – документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоличного решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако указание имеет конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий, учреждений, организаций - приказы, указания, кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения.

Правила оформления приказов по основной деятельности

Приказ по основной деятельности является основным распорядительным документом.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач организации.

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

• подготовка проекта приказа;

• согласование проекта;

• подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланке предприятия.

Датой приказа является дата подписания его руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?" (например: Об индексации структурных подразделений предприятия).

Основанием для издания приказа являются: нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров, решения общего собрания акционеров, производственная необходимость.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

"Приложение к приказу руководителя предприятия от 00.00.00 № 00".

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом и др.

Вступает в силу приказ после подписания его, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

После издания приказа один экземпляр его вывешивается на доске объявлений; на другом экземпляре, который подшивается в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение: на нижнем поле документа или на его обороте сотрудник пишет "ознакомлен" ставит подпись и дату.

Приказы издают только при необходимости. Изменения, дополнения к приказам, отмену приказов производят только на основании новых приказов.

· Реквизиты приказа по основной деятельности:

· наименование организации;

· наименование вида документа – ПРИКАЗ;

· дата, которая будет заполнена от руки после подписания приказа;

· регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;

· место издания – оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;

· заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;

· текст;

· подпись;

· гриф согласования – оформляют в случае необходимости, как правило, при внешнем согласовании;

· отметка о контроле;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу издания приказа положен какой-то другой документ, нужно указать наименование этого документа, его автора, дату, регистрационный номер, заголовок.

Констатирующая часть текста может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, после него ставят двоеточие. Дальнейший текст распорядительной части делят на пункты.

В тексте каждого пункта должен быть указан исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения (без употребления в тексте слова «срок»).

 Если одному исполнителю приписывают несколько действий, то каждое из них выделяют в подпункт.

Последний пункт приказа имеет формулировку «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы или наименование структурного подразделения)».

Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие – его заместитель или исполняющий обязанности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

 Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания допускается только с разрешения подписавшего документ.

Может осуществляться внешнее согласование приказа с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями.

После издания приказа необходимо ознакомить сотрудников организации с его содержанием. Для этого можно делать копии приказа и выписки из него. Подлинник приказа хранят в канцелярии.

 Те реквизиты, которые в реальном документе, заполняют от руки, в этом и последующих формулярах выделены полужирным курсивом.

 

Правила оформления выписки из приказа

Выписка из приказа – это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки из приказа:

• наименование организации – перепечатывается из приказа;
• наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
• дата – перепечатывается из приказа;
• регистрационный номер – перепечатывается из приказа;
• место составления – перепечатывается из приказа;
• заголовок к тексту – перепечатывается из приказа;
• текст – полностью перепечатывается констатирующая часть приказа, а из распорядительной части перепечатывают только тот пункт, ради которого делают выписку;
• подпись – без личной подписи;
• отметка о заверении копии.

 

Правила оформления распоряжения

Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Этот документ издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или быть кратковременными, касаться быстрого решения конкретного вопроса.

· Реквизиты распоряжения:

• наименование организации;
• наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ;
• дата, которая будет заполнена от руки после подписания распоряжения;
• регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;
• место издания – оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;
• заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;
• текст;
• подпись;

 

Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, распорядительная часть текста начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ.

Правила оформления указания

Указание – документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами; ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.

Реквизиты указания аналогичны реквизитам приказа.

Реквизиты указания:

• наименование организации;
• наименование вида документа – УКАЗАНИЕ;
• дата, которая будет заполнена от руки после подписания указания;
• регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;
• место издания – оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;
• заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;
• текст;
• подпись;

 Распорядительная часть начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия, так как они не входят в его должностные обязанности).

Правила оформления постановлений, решений

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, – комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Реквизиты постановления аналогичны реквизитам приказа.

Распорядительная часть текста начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления.

 Документ издается министерствами, ведомствами, научными советами.

Реквизиты решения аналогичны реквизитам приказа.

 В распорядительной части текста указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ (на новой строке от 0-й позиции табуляции).

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

 

Макет приказа по основной деятельности

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

П Р И К А З

00.00.0              №___

Место издания (город)

Заглавие (краткое содержание, выраженное отглагольным существительным в предложном падеже. Начинается с предлога "О")

Текст констатирующей части приказа.

 Приводятся факты, послужившие, основанием для издания приказа.

П Р И К А З Ы В А Ю:

1.Полное наименование должности Ф.И.О., необходимые действия, выраженные, глаголом в неопределенной форме, срок действия (без слова "срок").

2. Срок исполнения.

3. Контроль за исполнением приказа (Ф.И.О. должностного лица, на которого возлагается контроль)

 

Должность руководителя       подпись                            И.О. Фамилия

Визы согласования

Отметка об исполнении и направлении в дело

 Контрольные вопросы для закрепления новой темы:

 

• Какие стадии проходит подготовка проекта документа?
• Из каких частей состоит текст приказа?
• По какой схеме строится распорядительная часть приказа?
• Какие требования предъявляются к составлению и оформлению приказа?
• Как формулируется последний пункт приказа?
• Проанализируйте чем отличается проект распоряжения от указания.

 

 

Рекомендуемая литература

Основные источники:

1. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 521 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-9916-8809-3. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/E9FDBA53-4037-45A1-8581-1E1EF1555614.

2. Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС: учебник и практикум для СПО / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05022-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/5E6B838B-E208-4360-84ED-33406B23FDD9.

3. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05783-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/D9DA38D8-226D-4EC9-876C-F47D53A990C9.

4. Бялт, В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника: учебное пособие для СПО / В. С. Бялт. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 103 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-08233-3. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/078FCC53-D514-4CFE-9A5D-C80DECC9CE63.

Дополнительные источники:

1. Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 299 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-01543-0. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/F0B93350-F4BA-44E3-9EE7-D8EFF609E7D3.

2. Шувалова, Н. Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 221 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-00088-7. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/012C672A-DD8A-4082-B4E7-380217EE5C07.

3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 462 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-04604-5. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/A7E915F2-DB9B-406C-9ABB-2405EC3AD7E1.

 

 

Перечень информационных технологий, используемых при осуществлении образовательного процесса по дисциплине (включая перечень программного обеспечения и информационных справочных систем):

Справочно-информационная система «Консультант» www.consultant.ru.

2.3 Справочная документация: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, протокол, акт, правка, заключение, отзыв, перечень, список, переписка

Ø Докладная записка;

Ø объяснительная записка;

Ø служебная записка;

Ø предложение, представление; протокол, правка, заключение, отзыв, перечень, список, переписка

Ø Правила составления и оформления актов;

Ø Формуляр-образец акта;

Ø Разновидности и особенности составления текста акта.

Ø Правила составления и оформления деловых записок;

Ø Правила составления и оформления служебных справок

 

К деловым запискам относятся докладные записки и объяснительные записки.

Докладная записка — это информационно-справочный документ, адресованный! руководителю своей организации или в вышестоящую организацию. В ней содержится обстоятельное изложение вопроса или факта, отражающего производственную деятельность предприятия, кроме того, в докладной записке содержатся выводы и предложения составителя.

Докладные записки по назначению делятся на 3 группы:

Информационная – информирует руководство о ходе или развитии определенного процесса.

Отчетная – сообщает о завершении работы или ходе выполнения планов, поручений, заданий руководителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативно й докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки, например, о ходе выполнения работ, представляются руководству постоянно.

Датой записки является дата её подписания.

Текст докладной записки делится на две части.

Первая — описательная, в которой автор излагает факты, послужившие причиной её составления.

Во второй — заключительной даются выводы, предложения, мнения организации или должностного лица.

Не рекомендуется начинать текст словами "Довожу до Вашего сведения..."

Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.

 Если есть приложение, оно оформляется после текста

Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.

             2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.

Обязательным реквизитом докладной записки является адресование: куда и кому направляется документ.

В зависимости от адресата записки бывают внешние (направляются в вышестоящие или другие организации) и внутренние.

Внешние записки оформляются на внешнем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

Внутренние докладные записки могут оформляться с помощью ПК, машинописным или рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4 или А5, подписывает их автор-составитель.

Так же как докладные записки оформляются объяснительные записки.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого- либо факта, поступка.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Документы этой группы оформляются на общем бланке учреждения.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются такие документы, как внутренние докладные записки, на чистом листе бумаги и подписываются составителем.

 

Наименование министерства или ведомства)

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Наименование должности адресата с включением названия организации (в дательном падеже Фамилия И.О

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

00.00.00

Заголовок начинается с предлога "О чем..."

 

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.

Наименование должности подпись И.О. Фамилия      

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов.

Справки первого вида составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Составляются такие справки по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации по производственной тематике. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому её составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных.

Справка по запросу внешних организаций должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к её написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляется в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело.

Адресат оформляют по ГОСТу без указания почтового адреса.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель.

Справки, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера кроме руководителя учреждения подписываются главным бухгалтером и заверяются печатью.

Внешние справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А4. Внутренние справки можно оформлять на чистом листе бумаги.

Справки второго вида удостоверяют юридические факты

(подтверждение места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Выдаются такие справки по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Руководство организации обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, размера заработной платы.

На справке обязательно должна стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, рядом с датой ставят порядковый номер справки.

Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не рекомендуется в тексте справки использовать архаичные обороты, ненужные слова: "Дана настоящая в том...", "действительно работает..." и т.д. Текст заверяется подписью и печатью.

Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Переменные и недостающие данные вписываются в такую трафаретную форму справки от руки (нельзя пользоваться зелеными, красными чернилами или пастой) или на пишущей машине.

Характерным для таких справок является то, что адресат перемещается в текст, во вторую его часть.

Макет трафаретного бланка справки

Наименование Министерства или ведомства

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

С П Р А В К А

_______________ №_____

 

Место издания

(фамилия, имя, отчество)

работает_____________________________________________________

(указание занимаемой должности)

Справка выдана для представления___________________________________________

(название организации, куда выдана)

Наименование должности подпись И.О. Фамилия

Акт — это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты или события в производственной деятельности предприятия.

Акты составляются в самых различных ситуациях, поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи материальных ценностей; акт списания материалов; коммерческий акт и т.д.

Составляют акты комиссией постоянно действующие или назначенные по указанию руководителя. Однако возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренним документом предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о предприятии.

В акте содержатся следующие реквизиты:

• наименование предприятия;

• название вида документа (от левого поля, с двойной разрядкой: АКТ);

• дата и индекс (дата акта соответствует дню актируемого факта или события);

• место составления;

• гриф утверждения;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подписи.

Акт имеет заголовок, например, "О списании малоценного имущества", "Прием-передача персональных компьютеров".

Текст акта имеет сложную структуру и состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-нибудь события, действия. Далее указывается состав комиссии: должность, инициалы и фамилия председателя, должности, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих лиц.

В констатирующей части акта излагаются цели, задачи и сущность проведенной комиссией работы; документы, на основании которых работа проводилась; результаты работы, выводы, предложения. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, а также иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца. Заполняется без помарок или зачеркиваний. Все дополнения или исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых   в акте, под расписку.

 

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений на всех уровнях коллективного управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, которые содержат не только суть, но и характер обсуждения — предпочтительнее. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

Все реквизиты и их части (кроме пунктов повестки дня) печатают от левого

поля.

В состав реквизитов протокола входят:

• название предприятия;

• название вида документа (ПРОТОКОЛ);

• дата заседания коллективного органа;

• индекс;

• номер протокола (порядковый номер протокола в течение календарного года);

• место заседания (город);

• гриф утверждения (если протокол утверждается);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Дата протокола — это дата проведения совещания.

Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа (например: Собрание трудового коллектива).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих членах коллегиального органа и приглашенных на совещание.

При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяются степенью их важности.

Основная часть текста строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика, ставят таре и с большой буквы пишут содержание доклада или сообщения.

Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут слова: "Доклад прилагается".

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Завершающая часть протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

 

МАКЕТ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

 

Наименование министерства или ведомства

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Название структурного подразделения

П Р О Т О К О Л

00.00.0                 № 00

Место издания (город)

Собрание трудового коллектива

 Председатель      И.О.Фамилия Секретарь                               И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа в алфавитном порядке, через один интервал, через запятую.

Наименование должности И.О. Фамилии (в наименование должности включается название организации) приглашенных в алфавитном порядке.

Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, указывается их общее количество — 21 человек (регистрационный лист прилагается).

Повестка дня

1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), наименование должности, И.О. Фамилия в родительном падеже.

2. О чем (далее, как в пункте 1).

 

1. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия — Запись доклада (или Текст доклада прилагается). ВЫСТУПИЛИ

И.О. Фамилия — Запись выступления (при необходимости после фамилии можно в скобках указать наименование должности). И.О. Фамилия — Текст выступления прилагается.

2. ПОСТАНОВИЛИ

1.1 Постановляющая часть пишется по схеме: действие — исполнитель —

| срок.

1.2 Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому j вопросу.

2. 2. СЛУШАЛИ

I Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председатель                          (личная подпись)              И.О.Фамилия

Секретарь                               (личная подпись)              И.О.Фамилия

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ и СЕКРЕТАРЬ и расшифровку фамилий), отметку о заверении выписки. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

 

Контрольные вопросы по теме

• По каким вопросам составляются акты?
• Кто составляет акт и подписывает?
• Какие требования предъявляются к составлению и оформлению акта?
• Какие требования предъявляются к тексту акта?
• Перечислите виды докладных записок?
• Дайте определение объяснительной записки.
• Чем отличается текст докладной записки от объяснительной?
• Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладной записки?
• Какие требования предъявляются к тексту служебной справки?
• Какие стадии проходит подготовка к проведению совещания?
• Из каких частей состоит текст протокола?
• По какой схеме строится основная часть протокола?
• Какие требования предъявляются к составлению и оформлению протокола?
• Как формулируется повестка дня протокола?
• Кто подписывает протокол?

Рекомендуемая литература

Основные источники:

1. Грозова, О. С. Делопроизводство: учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 126 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-08211-1. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/A2664E9F-CB20-4411-8C16-F8D4342EE412.

2. Документоведение: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 309 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-04330-3. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/802E2AB0-DB13-492E-8AA7-186AABD08F79.

3. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 375 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-03058-7. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/3CF6F5A4-2D9A-41E0-99AE-5CC1195DF6E9.

4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Дополнительные источники:

1.Корнеев, И. К. Документационное обеспечение управления + тесты в ЭБС: учебник и практикум для СПО / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд., пер. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05022-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/5E6B838B-E208-4360-84ED-33406B23FDD9.

2.Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 233 с. — (Серия: Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-05783-6. — Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/D9DA38D8-226D-4EC9-876C-F47D53A990C9.

 

Перечень информационных технологий, используемых при осуществлении образовательного процесса по дисциплине (включая перечень программного обеспечения и информационных справочных систем):

Справочно-информационная система «Консультант» www.consultant.ru.

Системы документации

Ø Понятие “система документации”.

Ø Признаки системы документации.

Ø Основания классификации систем документации.

Ø Функциональные и корпоративные системы документации.

 

 Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признаку происхождения, назначения, вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

 Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам:

  1) деление системы на подсистемы, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления, например: система плановой документации включает в себя:

 Организации методологии планирования; Перспективного планирования; Текущего планирования.

 Такие подсистемы решают комплекс задач по