Организация кадрового делопроизводства

 

Важнейшей функцией работодателя является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Внутренние документы оформляются как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольных формах, в зависимости от конкретных отношений, которые они регулируют.

До августа 2001 года действовал государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" введенный в действие с 1 июля 1998 года, который распространялся на все предприятия и организации независимо от формы собственности и организационно - правовой формы. Однако этот документ утратил силу на основании Постановления Госстандарта РФ от 26.08.2001 г. N 352-ст в связи с тем, что Минюстом РФ было отказано в его регистрации. В настоящее время какого-либо нормативного акта, регулирующего порядок ведения делопроизводства в коммерческих организациях нет. Поэтому для того, чтобы наладить должный учет и оформление внутренних документов субъектам предпринимательской деятельности можно ориентироваться на нормативные акты, которые регулируют делопроизводство в органах исполнительной власти. К примеру, таким документом является Приказ Росархива от 27.11.2000 г. N 68, которым утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (зарегистрирована в Минюсте РФ 26.12.2000 г. N 2508).

Распоряжением Правительства РФ от 21.03.1994 г. N 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу" учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации было рекомендовано осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица только при наличии в них вышеназванных положений.

Учет труда и заработной платы в организации основывается на первичных документах, формируемых в конкретной организации.

В этот перечень входят следующие документы:

- структура и штатное расписание организации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о персонале;

- положение о кадровой службе;

- положения о структурных подразделениях;

- должностные инструкции;

- положение об аттестационной комиссии;

- личные дела работников;

- личные дела уволенных работников;

- приказы по личному составу и по отпускам;

- приказы по основной деятельности;

- трудовые договоры;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам);

- трудовые книжки работников;

- личные карточки работников формы Т-2;

- договоры о материальной ответственности;

- перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации;

- табели учета рабочего времени;

- графики отпусков;

- листки временной нетрудоспособности;

- номенклатура дел;

- и другие внутренние документы организации.

Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Для упорядочения кадровой работы необходимо, прежде всего, составить штатное расписание и ввести приказную систему, что сразу позволит упорядочить кадровую работу в организации (компании). Затем необходимо составить и утвердить должностные инструкции в соответствии с положением каждой должности в организационной структуре компании и спецификой работы ее подразделений. Важное значение имеет разработка программы адаптации новых сотрудников. Должна быть сформулирована корпоративная культура в организации (составлены Правила внутреннего трудового распорядка, налажено поздравление сотрудников, объявление благодарностей и т.п.). Существенную роль играют служебные записки, с помощью которых осуществляется контроль передачи соответствующей информации, персонифицируется ответственность исполнителя. Менеджер по персоналу ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

В целях разработки методики подбора персонала нужно составить перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть сотрудники компании, а также определить минимальный проходной уровень, которым должен обладать претендент на вакантную должность. Система отбора персонала включает в себя следующие этапы: анкетирование; оценка профессиональных знаний и навыков с помощью тестов и практических заданий; психологическое тестирование, определение совместимости с коллективом, в котором предстоит работать; собеседование с руководителем конкретного подразделения и окончательный отбор.

Во многих успешно развивающихся компаниях, для закрепления персонала применяется так называемый социальный (компенсационный) пакет. В него может включаться:

- возможность приобретения продукции компании по себестоимости;

- компенсация затрат работника на мобильную связь;

- оплата горюче-смазочных материалов автомобиля работника, используемого в служебных целях;

- ежемесячные поощрительные выплаты некурящим сотрудникам;

- льготное кредитование работников;

- дополнительные выплаты в случае значимых событий, происходящих в жизни сотрудников;

- премирование работников, отличившихся по результатам отчетного периода;

- премирование за реализацию отдельных проектов, выполнение важных организационных задач, разработку и внедрение новшеств;

- материальное поощрение сотрудников, неболевших в течение года;

- возможность профессиональной подготовки и переподготовки за счет компании.

Безусловно, все эти мероприятия и проекты повысят стабильность компании, ее жизнеспособность и стратегический потенциал, приведут к достижению поставленных задач.