Организация приема посетителей.

Это форма индивидуального делового общения руководителя с работником организации или посетителем сторонней организации по решению текущих, деловых или личных вопросов.

 

Общие принципы и правила организации проведения приема.

Продолжительность приемного времени устанавливается исходя из среднего количества посетителей и с учетом средней продолжительности индивидуального общения просителя с руководителем.

 

Трудовые действия:

• Организация личного приема посетителей руководителем;
• Установление порядка приема для различных категорий посетителей;
• Ведение журнала предварительной записи на прием;
• Регистрация посетителей;
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
• Организация приема деловых партнеров в офисе;
• Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
• Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе;
• Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

 

Подготовка к приему посетителей:

• дата и время (часы) ближайшего приема посетителей;
• количественный и качественный состав посетителей;
• мотивы (причины) посещения – краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

 

Для подготовки к очередному приему секретарь обязан:

• осведомиться у руководителя за два-три дня до приема, о планах его работы на это время;
• доложить о примерном количестве посетителей;
• если число посетителей превышает возможности приема руководителем, секретарь определяет порядок приема посетителей или отбирает кандидатов на посещение, формируя основные и резервные списки посетителей;
• после доклада руководителю о списках посетителей в них вносятся изменения;
• передает для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, просьбы, жалобы, предложения и т.п.).

Для подготовки к очередному приему секретарь обязан (с утра в день приема):

· предоставить руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их;

· представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему;

· получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме;

· по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы.

 

Правила поведения при посетителях.

Принимая посетителей, секретарю необходимо соблюдать конфиденциальность:

• не оставлять включенным компьютер с монитором обращенным к посетителям;
• не оставлять на рабочем столе доступные для прочтения документы;
• не вести деловые телефонные переговоры.

В случае необходимости и по просьбе руководителя, секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителям чай или кофе.

 

Категории посетителей:

• По первой классификации выделяют:

o сотрудников своей организации;

o сотрудников другой организации;

§ по предварительной договорённости

§ прибывших внезапно

o посетителей по личным вопросам

• Согласно второй классификации различают:

o сотрудников своей организации по текущим вопросам;

o сотрудников своей организации по личным вопросам;

o посетители сторонних организаций;

o командированные;

o делегации.

 

Прием сотрудников организации по личным вопросам.

Личные вопросы отличаются от рабочих тем, что сотрудники (а иногда и руководители) не хотят, чтобы о содержании разговора было известно кому-либо еще, в том числе секретарю.

• Запись на прием по личным вопросам можно вести в том же журнале, что и по рабочим, в графе «Вопрос» указывается только «личный», без уточнения деталей;
• Конкретное время и день недели устанавливают по ситуации, в большинстве случаев это вечерние часы, частично после окончания рабочего дня.

 

Прием сотрудников других организаций.

Посетителей из других организаций можно условно разделить на 2 типа:

• деловые партнеры
• продавцы (представители любых организаций, которые заинтересованы в установлении деловых отношений с вашей компанией).

 

Прием командированных работников

Секретарь обязан:

• выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;
• оказать помощь в подборе необходимых материалов;
• выяснить, обеспечен ли командировочный специалист гостиницей, если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут передвижения (транспорта) от гостиницы к учреждению.

 

Прием делегации

• Секретарь должен заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать делегацию;
• При прибытии иностранной делегации необходимо позаботиться о наличии переводчика;
• Позаботиться о наличии сувениров для членов делегации;
• До приезда делегации необходимо разработать программу пребывания делегации.