Круг обязанностей секретаря.

Локальные

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:

· Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;

· Планирование рабочего дня секретаря;

· Организация телефонных переговоров руководителя;

· Организация командировок руководителя;

· Организация работы с посетителями в приемной руководителя;

· Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

· Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

· Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

· Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих рвботу секретаря;

· Составление и оформление управленческой документации;

· Организация работы с документами в приемной руководителя;

· Организация хранения документов в приемной руководителя;

· Обеспечение руководителя информацией;

· Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

Организационное обеспечение деятельности организации:

· Прием и распределение телефонных звонков организации

· Организация работы с посетителями организации;

· Выполнение координирующих и обеспечивающих функций

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:

· Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями;

· Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов;

· Организация деловых контактов и протокольных мероприятий;

· Организация исполнения решений руководителя.

Планирование рабочего времени секретаря и руководителя.

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

Трудовые действия:

• Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя.
• Внесение информации в планировщике (органайзер);
• Согласование с руководителем временных планов;
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
• Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
• Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

 

Необходимые умения:

• Установить цели, определить иерархию целей;
• Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• Обеспечивать информационную. безопасность деятельности организации.

 

Необходимые знания:

• Специфика основной деятельности организации;
• Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• Руководящий состав организации и ее подразделений;
• Функции самоменеджмента;
• Принципы и правила планирования рабочего времени;
• Постановка целей;
• Правила проведения деловых переговоров;
• Требования охраны труда.

 

Планирование рабочего дня секретаря

Трудовые действия:

• Выбор и оформление планировщика секретаря;
• Ведение дневника (на электронном и/или бумажном носителе);
• Согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
• Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
• Перенесение невыполненных запланированных задач;
• Выполнение типичных ежедневных дел.

 

Необходимые умения:

• Выбирать и оформлять планировщик;
• Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
• Выбирать оптимальный ритм работы;
• Анализировать причины невыполнения задач;
• Применять информационно-коммуникационные технологии.

 

Необходимые знания:

• Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);
• Основы управления временем.

 

Рабочий день секретаря

Правила построения рабочего дня:

• постепенное вхождение в работу;
• ритмичность работы;
• чередование труда и отдыха;
• планирование предстоящих дел;

 

Цикл рабочей недели:

Понедельник – вхождение в работу

вторник – продуктивный день

среда – продуктивный день

четверг – продуктивность работы падает

пятница – накопление усталости

 

Цикл рабочего дня:

С 8.50 до 10.00 – вхождение в работу

С 10.00 до 12.00 – высокая работоспособность

С 12.00 до 14.00 – спад активности

С14.00 до 17.00 – высокая работоспособность

С 17.00 – работоспособность падает

 

Планирование работы может быть:

• На день;
• На неделю;
• На месяц или квартал;
• На год.

 

При планировании работы на день необходимо учитывать следующее:

• обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела;
• самые важные дела выполняются в первую очередь;
• повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня;
• в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий;
• основная информация – передается с утра, в течение всего дня сообщается лишь что-то экстренное.

 

Первая половина рабочего дня:

· Приход на работу (за 10 минут до прихода руководителя): привести себя в порядок; проверить состояние рабочих мест; составить или уточнить план предстоящих дел.

· Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях;

· Сортировка поступившей корреспонденции в зависимости от срочности исполнения;

· Доклад руководителю о полученной корреспонденции;

· Оперативная передача руководителю телеграмм, срочных писем, факсов и электронных сообщений;

· Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий;

· Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел;

· По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

 

Вторая половина рабочего дня:

• Продолжение работы с посетителями и на телефоне;
• Сбор и подготовка для подписания руководителем исполнительных документов;
• Доклад руководителю об исполнительных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов;
• Регистрация, подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам;
• Составление рабочего плана на следующий день.

Окончание рабочего дня:

• Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий (прием делегаций, подготовка к совещанию и т.п.);
• Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами;
• Приведение в порядок своего рабочего места: перемещение документов со стола в шкаф или сейф; закрытие на ключ и опечатывание сейфов с конфиденциальными документами; выключение из сети технических средств

Планирование методом АБВ:

• Категория А – важнейшие задачи (незначительная часть всех задач, их решение «весит» достаточно много)
• Категория Б – важные задачи (пятая часть общего числа задач)
• Категория В – текущие (менее важные) (большая часть общего числа дел)

 

Общие правила планирования:

• План дня должен быть составлен в письменной форме:

o Разгружаем память;

o Не хороним задуманное в лавине дел;

o Самомотивация;

o Контроль невыполненных дел

• План должен быть реальным;
• Планировать резерв времени;
• Анализ сделанного, выявление причин несделанного.

 

Процесс составления плана:

• составление заданий – задач дня;
• оценка деятельности выполненных заданий;
• резервирование времени;
• принятие решений по приоритету и возможному перепоручению;
• контроль (учет несделанного).

 

Составление задач.

1. Записать под соответствующими рубриками:

• все, что необходимо сделать, завтра;
• конкретные дела перенесенные из недельного (месячного) плана;
• список невыполненных дел;
• добавить новые дела (потребность в которых возникла впервые)

2.Уточнить сроки выполнения дел.

 

Длительность выполнения задания.

• Напротив каждой задачи в плане необходимо проставить приблизительное время для ее выполнения;
• Суммировать это время, чтобы ориентировочно определить общее время, необходимое для выполнения вашего плана.

 

Резервирование времени. План дня обязательно следует составлять в расчете на 60% рабочего времени (40% необходимо зарезервировать для неожиданных дел).

Если вам никак не удается уложиться в эту порцию, то надо:

• либо сократить список дел, сделав это за счет менее важных;
• либо перепоручить отдельные дела другим сотрудникам;
• либо сократить время на выполнение каждой задачи;
• либо перенести часть дел на завтра;
• либо работать не 8 часов, а больше.

 

Принятие решений по приоритетам, перепоручение. На данном этапе необходимо:

• установить однозначные приоритеты для намеченных дел с помощью анализа АБВ;
• уточнить задачи дня;
• перепроверить потребность во времени и сократить время на все дела до желаемого;
• подумать, как сделать дела более рационально или кому можно перепоручить (при наличии такой возможности).

 

Контроль (учет несделанного)

• Последний этап анализ того, что из запланированного сделано и что не сделано за день;
• то, что не сделано, придется отложить на завтра или послезавтра;
• что-то «повисает» до конца недели или месяца;
• если задачи много раз отказываются в числе переходящих, нужно рассмотреть их более пристально и решить для себя: ставить ему приоритет А и пункт 1 в плане дня или решительно отказаться это делать (проблема перестала быть актуальной).

9.  Порядок работы с входящими документами:

Основные операции прохождения входящих документов:

• прием входящих документов;
• первоначальная (экспедиционная) обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• предварительная регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• исполнение резолюций;
• отправка ответных документов.

Первоначальная (экспедиционная) обработка

• проверка правильности адресования (если документ доставлен не по адресу): отправляются по назначению/ возвращается отправителю;
• проверка целостности конвертов (пакетов) и вложений;
• конверты с пометкой «лично» не вскрываются, передаются адресату в запечатанном виде;
• вскрытие конвертов (упаковки), конверты сохраняются и присоединяются к документу, если:

o на документе не проставлены дата и адрес отправителя;

o по дате почтового отправления можно определить дату отправки документа;

o в конверте содержится судебная повестка, арбитражные документв или обращения граждан;

o дата документа существенно отличается от даты на конверте;

• проставление отметки о поступлении документа в организацию (на лицевой стороне, в нижнем правом углу первого листа).

 

К нерегистрируемым документам относятся:

• письма-приглашения;
• поздравительные письма;
• рекламные издания;
• каталоги;
• прайс-листы;
• сообщения о встречах, переговорах;
• программы конференций;
• документы с пометкой «лично» предаются непосредственно по назначению.

 

Процедура регистрации документа:

• проставление индекса в штампе для регистрации документов в момент поступления документа;
• заполнение соответствующей регистрационной формы

 

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их составления (исполнения) и хранения документа.

10. Порядок работы с исходящими документами:

• подготовка текста документа;
• оформление и согласование (визирование);
• утверждение (если необходимо);
• регистрация;
• экспедиционная обработка;
• сортировка по способам отправки;
• отправка из организации.

 

Экспедиционная обработка:

• наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица подписавшего документ);
• наличие печати (если она необходима);
• наличие даты и регистрационного номера;
• правильность адресации;
• наличие всех страниц и всех указанных приложений;

Сортировка;

• после экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

o документы, отправляемые по почте;

o документы, отправляемые по факсу;

o документы, отправляемые с курьером;