Документооборот и технология обработки учетной информации

 

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, созданные в соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ.

Общество использует первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам (п.4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных (типовых) форм, формы документов для внутренней отчетности разрабатываются Обществом и утверждаются приказом Генерального директора Общества.

Первичные документы фиксируют факт свершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

В соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы), код формы (при наличии);

2) дату составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты, определяемые характером документированных хозяйственных операций. Первичный документ принимается для отражения в учете при условии заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой. В случае если в первичном документе не заполнены какие-либо реквизиты, первичные документы возвращаются для доработки. 

В случае если реквизит первичного документа не имеет натурального и денежного значения, то он подлежит обязательному прочерку.

Порядок и сроки оформления и движения первичных документов предусмотрен графиком документооборота первичных учетных и отчетных документов, утвержденным Приказом Генерального директора. Бухгалтерии Общества запрещается принимать к исполнению, обработке и учету первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству Российской Федерации, установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также настоящему Положению. Такие документы должны быть переданы Генеральному директору для принятия решения.

По истечении каждого отчетного месяца принятые к учету первичные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются в сроки, установленные графиком документооборота первичных учетных и отчетных документов. При незначительном количестве документов брошюровку допускается производить за несколько месяцев в одну папку (дело).

Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для целей оформления первичных учетных документов Общества по реализации товаров, работ, услуг в местах нахождения Офисов продаж имеется печать Общества с указанием ее номера. Реестр действующих печатей Общества оформляется Книгой учета печатей, право использования и ответственность за ее сохранность закрепляется Приказом Генерального директора.

Общество не использует в своей учетной системе Универсальный передаточный документ (далее – УПД).

Общество принимает от поставщиков товаров, работ, услуг УПД. При наличии НДС в УПД для целей исключения рисков возмещения НДС требуется проверка соблюдения реквизитов с формой действующей счета-фактуры. При использовании контрагентом УПД для целей отражения отгрузки товаров, работ, услуг требуется проверка заполнения всех обязательных реквизитов типового первичного бухгалтерского документа со стороны контрагента. 

Входящие платежные поручения хранятся в электронном виде в системе «Банк-Клиент» при наличии технической возможности предоставления документов на бумажных носителях обслуживающим банком по требованию клиента.

Исходящие платежные поручения хранятся в обязательном порядке на бумажных носителях с приложением счетов на оплату, писем клиентов, ведомостей по заработной плате, распоряжений на оплату налогов, приказов, прочих документов, являющихся основанием для списание денежных средств с расчетного счета Общества с обязательной визой Генерального директора Общества.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, устанавливается отдельным приказом Генерального директора Общества или по доверенности, выданной Генеральным директором Общества. Регистры бухгалтерского учета с электронных носителей выводятся на бумажные носители и подписываются в установленном порядке. 

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является конфиденциальной информацией Общества. 

Общество ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в суммах без округления до целых рублей (в рублях и копейках).

Документирование имущества, обязательств и хозяйственных операций, составление отчетности осуществляется Обществом на русском языке.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется с применением средств автоматизации бухгалтерского учета Программа «1С: Бухгалтерия: 8.3», Программа «1С: Зарплата и кадры».

Для учета имущества, обязательств и хозяйственных операций используется Рабочий план счетов Общества, который утверждается в составе Приказа об учетной политике Общества (Приложение № 3).

Общество использует при обмене первичными документами с контрагентами электронный документооборот (далее - ЭДО). Документы ЭДО заверены цифровой подписью Генерального директора, передача первичных документов осуществляется через оператора ЭДО АО «Производственная фирма «СКБ Контур». В соответствии с лицензионным договором АО «Производственная фирма «СКБ Контур» является Лицензиатом программы «ДИАДОК», предназначенной для обеспечения юридически значимого электронного документооборота между пользователями системы «ДИАДОК».

Все пользователи информационных систем имеют свой уникальный логин и пароль с объемом прав, не превышающий их должностных полномочий.

Общество имеет кассовый аппарат ККТ «Нева-01-Ф». Контрольно-кассовый аппарат зарегистрирован в ИФНС. Обработку фискальных данных осуществляет ООО «Яндекс.ОФД».

Архив первичных бухгалтерских документов формируется на бумажных носителях.

Архив формируется по отчетным периодам в соответствии с номенклатурой Общества. Срок хранения бухгалтерских документов на 2020 год установлен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г., в том числе срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет, срок хранения годовой бухгалтерской отчетности – постоянно.

 

Инвентаризация

Инвентаризация нефинансовых, финансовых активов и обязательств (далее – инвентаризация), в соответствии с приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 13.06.95 N49 «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - Приказ № 49), проводится постоянно действующей комиссией на основании Приказа Генерального директора.

Состав постоянно действующей комиссии для проведения инвентаризации, поступления, выбытия нефинансовых активов, финансовых активов и обязательств, а также определения текущей рыночной стоимости нефинансовых активов и списания задолженности (далее – комиссия по поступлению и выбытию активов) утверждается приказом Генерального директора.

Ежегодная инвентаризация материально-производственных запасов, вложений во внеоборотные активы, нематериальных активов, финансовых вложений, расчетов, расходов будущих периодов, денежных средств, денежных документов строгой отчетности, резервов и расчетов производится на 01.10.2021 года (перед составлением годового отчета).

Дата проведения инвентаризации, перечень имущества и обязательств, определяются приказом Генерального директора, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, в том числе:

1) при смене материально-ответственных лиц;

2) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

3) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

4) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее резуль­татов производится на типовых унифицированных формах первичной учетной документации.

Акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами обязательно составляются перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, в течение года - по мере необходимости, а также в соответствии с условиями договоров или на основании внутренних нормативных актов Общества.

РАЗДЕЛ 4