Общее описание и нормативное регулирование

Закупочная деятельность – это способ заказчика получить нужные ему товары или услуги в определенный срок, необходимом объеме и за минимальную цену.

Каждая организация в конечном счете сталкивается с процессом закупок. Данная деятельность должна быть методически регламентирована, чтобы максимально быстро и с минимальными затратами получить необходимые услуги или товары в полном объеме.

Процесс закупок урегулирован нормативными или локальными актами. Наиболее строго регламентирована эта деятельность для государственных и муниципальных учреждений. Согласно федеральным законам №44 и №223 закупки в Российской Федерации должны проводиться через Единую информационную систему в сфере закупок ^{[3], [4]}.

Но если зайти на сайт этой системы, то там будет более 1 700 000 активных закупок ^[5]. Поэтому компании задумываются о создании или покупке собственной системы, подходящей под их нужды.

Закупочные системы

Для управления закупками предприятия используют ERP-системы ^[6]. По данным за 2010 год на российском рынке присутствуют несколько крупных поставщиков таких систем: SAP, Oracle, Microsoft, 1C и Галактика ^[7]. Среди них есть как зарубежные (SAP, Oracle, Microsoft) и отечественные (1C, Галактика).

Однако такие системы довольно дорогие ^{[8], [9]}. Также в России наблюдается тренд на использование отечественного ПО, так по приказу Минкомсвязи России №334 государственные учреждения обязаны использовать российские программы ^[10]. Поэтому было принято решение разработать собственную систему.

Постановка задачи

Краткое описание предприятия

Предприятие, для которого производится разработка, является представителем малого бизнеса. Их деятельность заключается в производстве химической продукции, профессиональных моющих средств для клининга ^[11]. Производство и поставка продукции производится в разных объемах (от канистр в 5 литров до заказов в 2-3 тонны). Штат сотрудников насчитывает менее 5 человек ^[11].

Анализ бизнес-процесса

Имеющийся бизнес-процесс подачи заявки на закупки не автоматизирован, поэтому неэффективен по времени. Сначала пользователь ищет активные заявки на специальных площадках по коду ОКВЭД или ОКВЭД-2. Отсматривает их и выбирает те заявки, на которые может ответить фирма. Затем собирает необходимые документы: сертификат и декларация соответствия, устав, документ о регистрации юридического лица, выписка из ЕГРЮЛ, декларация о принадлежности к СМП, коммерческое предложение. После того, как все необходимые документы собраны, они отправляются на проверку директору. Если все документы в порядке, то директор заполняет заявку на соответствующей электронной площадке. Имеющийся бизнес-процесс изображен на рисунке 2.1.

 

Рисунок 2.1 – Имеющейся процесс подачи заявки на закупку в нотации BPMN 2.0

С внедрением системы бизнес-процесс компании должен усовершенствоваться и упроститься. Пользователю больше не нужно будет отсылать одни и те же документы для подачи заявок на закупку (устав, документ о регистрации юридического лица, выписка из ЕГРЮЛ, декларация о принадлежности к СМП), система сделает это автоматически. Сократится время на передачу документов от пользователя к директору, так как все заявки на закупки будут хранится в базе данных. Система также самостоятельно будет отправлять одобренные директором заявки на сайты с закупками. Новый бизнес-процесс изображен на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Новый процесс подачи заявки на закупку в нотации BPMN 2.0