Последовательность регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации

Регистрация входящих документов. При регистрации посту­пившего документа заполняются следующие поля:

• Дата получения документа. Поскольку регистрация вхо­дящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

• Поле «Регистрационный № документа» содержит вало­вой порядковый номер регистрируемого документа. Но­мер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

• Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

• В поле «Корреспондент» указывается название организа­ции, приславшей документ.

•    Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

• Количество листов (страниц) документа.

• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

• Вид полученного документа.

• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок до­кумента или указывается его краткое содержание (дейст­вие + предмет), например, приглашение на конферен­цию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта пе­реработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая кор­респонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важ­ных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с рас­пределением обязанностей внутри организации. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполните­ле сразу вносятся в регистрационную карточку и документ пере­дается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведе­ния: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача доку­мента руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа» показан на рис. 2.

 

Рис. 2. Раздел «Сведения о движении документа»

 

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта пе­редачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер докумен­та, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечаты­ваться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

 

 

Все документы передаются исполнителю под расписку в ука­занной выше форме. Расписки хранятся до исполнения доку­мента и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения докумен­тов. Одновременно сведения о передаче документа другому ис­полнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной за­писки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные доку­менты» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структур­ного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистраци­онная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходя­щего документа указываются

• название подразделения, подготовившего документ;

• исходящий номер (переносится на отправляемый до­кумент);

• дата документа (подписания, утверждения, отправки);

• адресат: название организации, которой посылается до­кумент;

• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подгото­вившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Кон­трольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кноп­кой «Связанные документы» устанавливается связь с регистра­ционными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлин­ник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются сле­дующие поля регистрационной карточки:

• порядковый (регистрационный) номер внутреннего доку­мента;

• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распо­ряжения, служебные записки - нумеруется самостоятель­но. Порядковый номер переносится на документ с регист­рационной карточки. К номеру приказа по личному соста­ву добавляются буквы «лс» — личный состав, к номеру распоряжения — буквы «рп» — распоряжение;

• дата документа;

• количество листов документа;

• количество листов приложений;

• краткое содержание документа;

• подразделение, ответственное за исполнение документа;

• исполнитель (фамилия, инициалы);

• срок исполнения («Контрольная дата»);

• отметка об исполнении;

• ход исполнения;

• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы ре­гистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпы­вающих данных о всех документах организации, позволяет осу­ществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необ­ходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Приложение 2.