Понятие и системы регистрации документов.

Понятие и системы регистрации документов.

Формы и порядок регистрации документов.

(Регистрация документов)

Задание: прочитайте содержание урока и ответьте на вопросы устно.

Вопросы:

1. Раскройте содержание понятия «регистрация документов».

2. Какие цели выполняет регистрация документов?

3. Какие требования предъявляются к регистрации документов?

4. Какие данные о документе записываются в процессе его реги­страции?

5. Назовите формы регистрации документов.

6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистра­ции документов?

7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистра­ции документов?

8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?

9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся автоматически и какие – из раскры­вающихся списков?

10. В чем преимущества автоматизированной системы регист­рации?

Термины и определения:

Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

 

Регистрация документов

Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занима­ет постановка регистрации документов. Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроиз­водства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сде­лать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы организации, как получаемые, так и создаваемые в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму»[1]. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация — один из начальных этапов работы с получен­ными документами, следующий сразу за их первичной обработ­кой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправля­ются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создавае­мых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший про­цесс работы с документами. И поэтому рационализация дело­производства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с доку­мента показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что по­зволяет создать базу данных о документах организации. Таким образом в процессе регистрации закладывается информацион­но-поисковая система по всем документам организации. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрация документов в организации

Задание:изучите последовательность регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации и заполните регистрационную карточку.

Последовательность выполнения:

1. Изучите последовательность регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации (Приложение 1).

2. Заполните регистрационную карточку (Приложение 2) входящего документа.

Приложение 1.

Контроль за сроками исполнения документов.

Цели и задачи контроля

Задание: прочитайте содержание урока и ответьте на вопросы устно.

Вопросы:

1. Раскройте содержание понятия «контроль исполнения документов».

2. Что такое сроковый контроль?

3. Какие процедуры составляют технологию ведения срокового контроля?

4. Что такое текущий контроль?

5. Что такое предупредительный контроль?

6. Что понимается под итоговым контролем?

7. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?

8. Как строится и ведется сроковая картотека?

9. В чем преимущество автоматизированной системы контроля за исполнением документов?

10. Какие виды отчетных документов по контролю могут быть построены в автоматизированном режиме?

Термины и определения:

Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Значение и виды контроля

Контроль исполнения задания — одна из функций управле­ния. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и кон­троль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполне­ния поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или отдела) или специально уполномоченное ли­цо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и со­ответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой организации (фир­ме) — секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения доку­ментов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до испол­нителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от ис­полнителя к исполнителю, из подразделения в подразде­ление (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделе­ний о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и органи­зации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисципли­ны по организации в целом, по структурным подразделени­ям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в организациях пока еще не на должном уровне, все документы, тре­бующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного доку­мента, должны быть поставлены на контроль. Для распоряди­тельных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на кон­троль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены зако­нодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повто­ряющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительны й и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупре­дительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает се­годня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполни­телю об истечении срока исполнения и необходимости завер­шения работы над документом. Ответственные за контроль ис­полнения (в небольшой организации (фирме) — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть заверше­ны сегодня (решение вопроса на заседании, подписание до­кумента, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно преду­сматриваемая в должностной инструкции секретаря руководи­теля. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения кото­рых истекает, секретарь выясняет возможность своевремен­ного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладыва­ет об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориента­ция контроля на помощь сотрудникам в организации их рабо­ты, а не на выявление недостатков, стремление помочь, на­помнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффек­тивность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание организации (фирмы) и т.д., подчеркивает нужность дан­ного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения до­кумента исполнителем выясняется невозможность его своевре­менного исполнения, об этом докладывается руководителю под­разделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если ру­ководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответст­вии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контроль­ной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допус­кается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизиро­ванных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться про­межуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточ­ки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, про­ект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При пе­редаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Дви­жение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается ру­ководителю.

Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осущест­вляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руково­дителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтвер­ждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенкла­туре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации (фирмы) с заданной перио­дичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактиче­ски он представляет собой аналитическое обобщение документо­оборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе ор­ганизации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках со­стояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредитель­ным контролем является средством обеспечения решения произ­водственных и коммерческих задач и в то же время стимулирую­щим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обоб­щающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному на­правлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форма отчета по контролю

 

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Название подразделения

на 00.00.00

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группи­руются по подразделениям, а внутри подразделений — по ис­полнителям. Такая справка дает представление о всей перепис­ке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Пример формы справки о документах за исполнителями:

 

Справка

Название подразделения

с 00.00.0000 по 0.00.0000

 

Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и настройке системы рекомендуется преду­смотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую ин­формацию.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания дело­вой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое зада­ние должно быть выполнено в срок, и т.п.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных про­грамм контроля, либо как составная часть комплексной про­граммы автоматизации документооборота.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Понятие и системы регистрации документов.