Стандарт предоставления муниципальной услуги.

 

Наименование муниципальной услуги: «Предоставление информации гражданам и организациям по документам архивных фондов».

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.

2.3. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений.

 

2.4.   Получателями муниципальной услуги являются:

 

2.4.1    российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства;

2.4.2    органы государственной власти и местного самоуправления;

2.4.3 организации и общественные объединения;

2.4.4 юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

 

2.5. Перечень документов для оказания муниципальной услуги.

 

Заявители, обращающиеся в адрес архивного отдела для получения муниципальной услуги, предъявляют:

2.5.1 письменный запрос (заявление) по форме согласно приложения  2 к регламенту;

2.5.2 паспорт, или иной документ, удостоверяющий личность;

2.5.3 копию трудовой книжки (при наличии) для подтверждения трудового стажа;

2.5.4  копию документа о награждении (при наличии) для подтверждения факта награждения;

2.5.5 копию нотариально заверенной доверенности либо доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с граждански законодательством Российской Федерации (в случае обращения через доверенное лицо);

2.5.6 копии документов, подтверждающих право на имущество, в случае обращения по вопросам оформления земельных участков, недвижимости, вступления в права наследства.

 

2.6. Требования, предъявляемые к документам.

 

2.6.1 Заявление о выдаче архивной справки, копии, выписки оформляется согласно форме, представленной в приложении  2 к настоящему регламенту.

2.6.2 Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. Заявление составляется в одном экземпляре – подлиннике, подписывается заявителем или его доверенным лицом.

2.6.3 Копии документов, представляемые заявителем в архивный отдел должны быть хорошего качества. Ксерокопирование и заверение копий указанных документов может производиться по месту предоставления услуги.

2.6.4 Заявитель вправе указать в заявлении дополнительную контактную информацию, облегчающую взаимодействие с архивным отделом (номера контактных телефонов/ факсов, адрес электронной почты).

2.6.5 Доверенность на получение муниципальной услуги предъявляется в двух экземплярах – подлинном и в виде копии. Копия доверенности на получение муниципальной услуги после предоставления муниципальной услуги остается в архивном отделе.

 

2.7. Срок предоставления муниципальной услуги.

 

2.7.1 Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получения льгот и компенсаций (социально-правовые запросы), исполняются в срок не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе.

2.7.2 В исключительных случаях срок рассмотрения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Заявителю направляется промежуточный ответ за три дня до истечения срока рассмотрения запроса.

2.7.3 Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату (НСА) архива не более 15 календарных дней с момента его регистрации.

2.7.4 Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел рассматривает в первоочередном порядке и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение 15 календарных дней со дня их регистрации.

2.7.5 Запросы, касающиеся реализации имущественных прав исполняются в течение 10 календарных дней со дня регистрации в архивном отделе.

2.7.6 Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.7.7 По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.7.8 Запросы граждан – инвалидов и участников Великой Отечественной войны и боевых действий исполняются в первоочередном порядке.

2.7.9 Предоставление муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.

2.7.10 В случае предоставления заявления через ГАУ «МФЦ» срок, указанный в пункте 2.7.1 настоящего административного регламента, исчисляется со дня передачи ГАУ «МФЦ» заявления и документов, указанных в пункте 2.7 настоящего регламента.

 

2.8. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги.

 

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

-    Конституция Российской Федерации (Российская газета, № 7, 21.01.2009);

-    Федеральный Закон  Российской Федерации от 22 октября 2004 года  № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета», № 237, 27.10.2004);

- Федеральный Закон Российской Федерации от 2 мая 2006 года № 59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», № 95, 05.05.2006);

-   Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета», № 165, 29.07.2006);

-    Закон Тверской области от 23 декабря 2005 года № 162 – ЗО «Об архивном деле в Тверской области» («Тверские ведомости», № 55 (28 декабря), специальный выпуск, 2005);

-  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (Зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007), ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.05.2007);

- Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению муниципальной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод» (Утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.12.2009 № 894), («Российская газета», 26.02.2010);

- Устав муниципального образования город Торжок («Новоторжский вестник», № 41, 9 октября 2009);

- Положение об архивном отделе администрации муниципального образования город Торжок.

 

2.9. Способы получения информации о порядке предоставления муниципальной          услуги.

 

2.9.1 Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:

- при личном обращении,

- при письменном обращении,

- по телефону,

-   по электронной почте,

- в сети Интернет,

- на информационных стендах в местах предоставления услуги.

2.9.2 Информирование при личном обращении и по телефону.

Консультации по вопросам получения муниципальной услуги предоставляются специалистами, оказывающими муниципальную услугу по следующим вопросам:

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- заполнение заявления;

- время приема заявителей;

- сроки исполнения запроса;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, в которое позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты необходимо проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

2.9.3 При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

2.9.4 При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица.

2.9.5 При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.

2.9.6 Размещение информации о предоставлении муниципальной услуги в сети Интернет производится на официальном интернет-сайте администрации города Торжка (приложение 3).

На информационных стендах размещается следующая информация:

- извлечения из Стандарта муниципальной услуги;

- краткое описание порядка предоставления услуги;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- бланки (формы) документов, заполняемых при обращении в архивный отдел;

- режим приема граждан архивным отделом;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- ответы на часто задаваемые вопросы;

- раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приема заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона архивного отдела.

 

2.10. Порядок получения муниципальной услуги.

 

2.10.1 При обращении в архивный отдел заявитель оформляет письменное заявление по форме согласно приложению 2 к настоящему регламенту, в котором указывает интересующую его информацию и прилагает копии документов в соответствии с темой запроса. Лица с ограниченными возможностями подают заявления о предоставлении муниципальной услуги в общий отдел администрации города Торжка, оснащенной беспрепятственным входом и выходом для данной категории лиц.

2.10.2. Представленные документы проверяются в присутствии заявителя на предмет полноты и соответствия требованиям, предъявляемым к ним действующим законодательством, а также правильности оформления заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.10.3 В случае, если заявление о представлении муниципальной услуги было оформлено ненадлежащим образом, заявителю указываются ошибки, подлежащие исправлению, и предоставляется возможность повторного оформления заявления на месте, не выходя из приемного кабинета.

2.10.4 В случае, если представлен неполный комплект документов или документы оформлены с нарушением установленных требований, документы возвращаются заявителю.

2.10.5 Причины отказа, перечень недостающих документов, а также перечень недостатков, выявленных в представленных документах, оформляются в письменном виде.

2.10.6 При отсутствии замечаний представленные заявителем документы регистрируются в установленном порядке. Заявителю выдается уведомление о регистрации документов с присвоенным порядковым номером и указанием даты регистрации. Данное уведомление заявитель обязан предъявить при получении архивной справки (копии, выписки) или отказа в выдаче документов.

 

2.11. Перечень оснований для приостановления исполнения и отказа в предоставлении муниципальной услуги.

 

Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или заявителю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:

2.11.1  отсутствие в обращении заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы и его исполнения;

2.11.2 отсутствие у заявителя паспорта или иного удостоверяющего личность документа, а также доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица  при получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии;

2.11.3  в обращении не указаны фамилия, имя, отчество (наименование организации) обратившегося и/или почтовый адрес заявителя;

2.11.4  в обращении содержится вопрос, по которому многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

2.11.5  в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

2.11.6  текст письменного обращения не поддается прочтению;

2.11.7  ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Уведомление об отказе в рассмотрении обращения направляется заявителю в письменной форме.

 

2.12. Требования к удобству и комфортности.

Получатель муниципальной услуги может получить архивную справку, архивную копию без личной явки в архивный отдел, прислав письменное обращение (запрос) или через третье лицо при предъявлении документов, подтверждающих его полномочия.

Требования к графику приема посетителей.

В связи с тем, что государственные и муниципальные архивы относятся к учреждениям с особым режимом работы, направленным на обеспечение сохранности документных комплексов, прием получателей муниципальной услуги проводится по рабочим дням согласно графику приема.

График приема граждан размещается у входа в архив.

   Требование к зданию, в котором предоставляется муниципальная услуга.

Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть расположено с учетом пешеходной доступности для заявителей (не более 10 минут пешком) от остановок общественного транспорта.

Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть размещено на нижних этажах здания.

Оформление входа в здание.

Вход в здание архива должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями.

Здание, в котором располагается архивный отдел, оборудуется информационной табличкой (вывеской) со следующей информацией:

- наименование архивного учреждения, предоставляющего муниципальную услугу;

- местонахождение и юридический адрес;

- режим работы.

Информационные таблички должны размещаться рядом с входом либо на двери входа так, чтобы их хорошо видели посетители.

Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения.

Места приема посетителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием номера кабинета, название подразделения, фамилии, имени и должности специалиста, осуществляющего прем посетителей.

Время ожидания посетителями приема должностным лицом не должно превышать 15 минут.

Требования к местам ожидания приема.

Места ожидания в очереди на подачу заявлений и получение архивных справок оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

В местах предоставления муниципальной услуги и ожидания приема на видном месте располагаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников архивного отдела администрации города Торжка.

 

2.13.  Защита интересов получателя муниципальной услуги.

2.13.1 Заинтересованные лица имеют право подать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении муниципальной услуги.

2.13.2 Получатели муниципальной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (или бездействие) сотрудников и руководителя архивного отдела в администрации муниципального образования город Торжок.

2.13.3 Получатель муниципальной услуги имеет право обратиться с жалобой или предложением лично или направить письменное обращение с указанием фамилии, имени, отчества заявителя и его контактных данных.

2.13.4 Поступившие предложения подлежат регистрации в установленном порядке. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется получателю муниципальной услуги.

2.13.5 Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, либо не относящиеся к вопросам, регулируемым административным регламентом.

2.13.6 Поступившие предложения используются при подготовке изменений в административный регламент.

 

Административные процедуры.

3.1. Описание последовательности административных действий при оказании муниципальной услуги.

Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

3.1.1 прием и регистрация поступивших запросов;

3.1.2 анализ тематики запросов;

3.1.3. направление запросов на исполнение в организации по месту нахождения документов;

3.1.4 предоставление документов заявителям в читальный зал архива;

3.1.5 подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем, тематических перечней и подборок, подготовка отрицательных ответов;

3.1.6 отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов на запросы.

 

3.2. Прием и регистрация запросов.

3.2.1 Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.2.2 Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке, направляются руководителю архивного отдела, рассматриваются и передаются непосредственно исполнителю в течение 3-х дней с момента поступления в установленном порядке.

3.2.3 При поступлении в архивный отдел запроса заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных обращений порядке.

 

3.3. Анализ тематики запросов.

3.3.1 Руководитель архивного отдела обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

3.3.2 Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных программного комплекса «Архивный фонд».

3.3.3 В результате анализа определяются:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

 

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по месту нахождения документов.

При поступлении в архивный отдел запросов, не относящихся к составу документов, хранящихся в архиве, специалист архивного отдела пересылает запрос в соответствующую организацию или архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

 

3.5. Предоставление документов заявителям в читальный зал архива.

Предоставление документов в читальный зал осуществляется в соответствии с правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации города Торжка (Приложение  1 к настоящему Регламенту).

 

3.6. Подготовка и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий информационных писем, тематических перечней и подборок, ответов заявителям.

3.6.1 Подготовка ответов заявителям осуществляется специалистами архивного отдела по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении.

3.6.2 Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

3.6.3 Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации муниципального образования город Торжок.

Архивная справка оформляется на бланке Архивного отдела администрации муниципального образования город Торжок и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации муниципального образования город Торжок, проставляются номера и дата составления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.6.4 Архивная выписка – документ архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается заведующим архивным отделом и исполнителем, заверяется печатью администрации муниципального образования город Торжок, проставляются номера и дата составления.

3.6.5 Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется руководителем архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

3.6.6 Информационное письмо – письмо, составленное на бланке архивного отдела по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе архивных документов по определенной проблеме, теме.

3.6.7 Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

3.6.8 Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивным отделом по запросу пользователя или по инициативе архивного отдела.

Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень документов и, при необходимости, историческую справку по теме.

3.6.9 При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать заявителю архивную справку или копию документа.

3.6.10 Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными исполнение запроса осуществляется на общих основаниях.

3.6.11 Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются на русском языке.

3.6.12 Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

 

3.7. Отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий и ответов заявителям.

3.7.1 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, предназначенные для направления заявителям, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителей или выдаются лично на руки заявителям.

3.7.2 Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте.

3.7.3 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архив, выдаются под расписку заявителю – при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу – при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.