Внутренний аудит основных средств и материально-производственных запасов

 

Для того чтобы определить, какие именно источники принесут наибольший доход вашему ресторанному бизнесу, необходимо провести аудит вашего ресторана. Аудит определит необходимые действия, направленные на повышение прибыльности. Аудиторы установят, какие именно шаги необходимо предпринять для развития прибыльного бизнеса.

Аудит ресторанов проводится по инициативе владельцев с целью выявления ошибок в ведении бухгалтерии, честности и ответственности администрации, составлении отчётов, налогообложения, с намерением помочь руководству в организации деятельности.

В ресторане «Калинка» проводится внутренний аудит основных средств. Связано это, прежде всего с тем, что большая часть основных средств находится на балансе гостиничного комплекса «Космос», руководители которого контролируют их.

Для оценки системы внутреннего контроля эффективности движения основных средств в ресторане применяется метод тестирования, позволяющий обнаружить ошибки, допущенные при недостаточно объективной системе внутреннего контроля.

Тестирование может быть произведено в ряде вопросов, задаваемых аудитором персоналу ресторана «Калинка». В таблице 11 данной работы представлен возможный перечень вопросов при аудите эффективности движения основных средств.

 

Таблица 11

Тестирование при проведении аудита эффективности движения основных средств ресторана «Калинка»

№ п/п	Вопрос	Ответ
1	Создана ли на предприятии инвентаризационная комиссия?	Да
2	Соблюдаются ли сроки проведения инвентаризаций?	Не всегда
3	Какими документами оформляются итоги инвентаризации?	Инвентаризационные описи, сличительные ведомости
4	Правильно ли ведутся инвентарные карточки по основным средствам?	Да
5	Имеются ли на предприятии основные средства на которые не оформлены инвентарные карточки?	Нет
6	Какими проводками оформляются излишки или недостача основных средств?	94-01 01-91
7	Как отражается в учете поступления основных средств?	Акты приемки- передачи осн. Ср
8	Какими проводками оформляется поступления основных средств?	01-08
9	Как учитываются нематериальные активы (поступление, выбытие)?	04-08, 04-75
10	Имеются ли арендуемые основные средства и как они учитываются?	Отражение на балансе ресторана

 

При аудите эффективности движения основных средств в ресторане «Калинка» были выявлены следующие ошибки:

неотражение на забалансовых счетах стоимости арендованного холодильного оборудования, что приводит к недостоверному формированию информации;

несоблюдение момента перехода права собственности от продавца к покупателю, что приводит к недостоверному отражению основных средств на балансовых и забалансовых счетах;

отсутствие документов, характеризующих техническое состояние основных средств; - необоснованное списание недостачи основных средств на расходы организации; - отсутствие инвентарных карточек аналитического учета основных средств, не всегда соблюдают требование полноты занесения реквизитов;

в состав первоначальной стоимости включают всю сумму процентов за пользование ссудой как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета;

Основными недостатками системы учета основных средств в ресторане «Калинка» являются:

недостаточный контроль со стороны главного бухгалтера предприятия за документооборотом, наличием и движением основных средств;

не во всех актах на списание основных средств указывается финансовый результат, не все акты на списание утверждены руководителем предприятия;

инвентарные карточки учета оформляются не своевременно;

инвентаризация основных средств проводится формально; инвентаризационные описи передаются членам инвентаризационной комиссии с указанными данными бухгалтерского учета;

при выявлении фактов недостач основных средств не всегда проводится служебное расследование по установлению причин и виновных в недостаче; при установлении виновных лиц ущерб взыскивается по учетным ценам.

В целях совершенствования системы учета основных средств и в целом бухгалтерского учета нами разработаны и предложены руководству ресторана «Калинка» следующие рекомендации:

главному бухгалтеру усилить контроль за правильным оформлением первичных документов по движению основных средств и своевременным оформлением регистров аналитического учета;

в ресторане необходимо создать постоянно действующую комиссию для проведения служебного расследования по выявленным фактам недостач и хищений. По результатам служебного расследования привлекать виновных к дисциплинарной и материальной ответственности, а в необходимых случаях направлять материалы служебного расследования в правоохранительные органы для привлечения виновных в хищении к уголовной ответственности;

повысить квалификацию сотрудников бухгалтерии;

организовать доступ к системе «Консультант Плюс» для обеспечения персонала законодательными и нормативными актами, ПБУ, инструкциями и оперативного отслеживания изменений в нормативной базе;

обеспечить контроль за соблюдением условий и порядка проведения инвентаризации основных средств;

ликвидировать лишнее и малоиспользуемое оборудование, сократить количество неустановленного оборудования;

улучшить организацию и управление производством за счет внедрения научной организации труда, улучшения обеспечения материально- техническими ресурсами, повышения эффективности производства через систему материальных стимулов работников.

Проверка состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ - также является одной из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности ресторана «Калинка» аудитор обследует склады, кладовые и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ. [41, c. 25]

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников ресторана «Калинка», связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей, таких как: сырье и материалы, продукты питания.

Обследование состояния складского хозяйства ресторана «Калинка» и проверка сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дают возможность сделать обоснованные выводы о сохранности МПЗ и разработать профилактические мероприятия.

Аудит МПЗ в ресторане «Калинка» можно разделить на [41, c. 26]:

проверку их фактического наличия, которая осуществляется с помощью инвентаризации;

проверку правильности оценки ценностей в учете и отчетности.

Аудиторские процедуры подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время инвентаризации и после нее. До проведения инвентаризации аудитор запрашивает документы о результатах предыдущих инвентаризаций в ресторане, анализирует структурные и количественные изменения запасов, получает информацию о местах хранения запасов, а также об организации инвентаризационной работы.

Аудитор может присутствовать при инвентаризации, проводимой работниками ресторана в последние дни отчетного года или в первые дни следующего года. Однако если инвентаризация была проведена на какую-то промежуточную дату, аудитору необходимо отследить поступление и выбытие запасов в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. В этом случае выполняется выборочная сверка накладных, счетов - фактур, таможенных деклараций и т.п. документов с учетными данными.

Запасы в ресторане хранятся, как в холодильных помещениях, так и на складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного места на другое.

Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.

При проведении инвентаризации у аудитора могут возникнуть сложности в получении доказательств о запасах, вызванные особенностями технологического процесса. Для этого иногда могут понадобиться консультации специалистов.

В качестве процедуры проверки учета материальных ресурсов в ресторане «Калинка» используются следующие элементы:

полнота отражения. Все материально-производственные запасы, принадлежащие ресторану «Калинка», должны быть отражены в бухгалтерском учете. Для обнаружения ошибок целесообразно провести инвентаризацию ценностей с участием аудитора. Чтобы подтвердить правильность отражения всех хозяйственных операций по поступлению и расходованию материальных ценностей, следует проверить все первичные документы ресторана;

временная определенность фактов хозяйственной деятельности. В ресторане «Калинка» может наблюдаться неправильное распределение операций по учетным периодам. Для выявления ошибок в периодизации аудитор должен ознакомиться с порядком списания медикаментов закрепленным в учетной политике, изучить отчеты врачей и сопоставить их данные с величиной списанных медикаментов;

точная стоимостная оценка. Для подтверждения достоверности арифметических подсчетов материальных ценностей ресторана «Калинка», соответствия их величине, отраженной в бухгалтерской отчетности, используют пересчет данных;

представление и раскрытие учетных данных. Все МПЗ следует правильно классифицировать и отражать на счетах бухгалтерского учета.

С учетом изложенного особое значение приобретает правильное документальное отражение хозяйственных операций. Все бухгалтерские записи необходимо составлять только на основании правильно оформленных первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, подтверждающие достоверность хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их личные подписи, по необходимости расшифровку фамилий должностных лиц. [41, c. 29]

При выявлении в ходе внутреннего контроля МПЗ фактов отсутствия обязательных реквизитов документа каждое нарушение необходимо рассматривать отдельно, с точки зрения правомерности принятия документа к учету. Все нарушения и результаты анализа оформляют в рабочем документе контролера ресторана.

При проверке полноты оприходования материальных ценностей следует изучить условия и формы расчетов ресторана «Калинка» с поставщиками за продукты питания, убедиться в соблюдении принятого в ресторане варианта учета путем анализа применяемых в организации схем корреспонденции счетов. Обоснованность операций по поступлению материалов проверяют по договорам на поставку запасных частей, товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам, спецификациям, товарным чекам.

Основной способ проверки правильности оприходования материалов при внутреннем контроле в ресторане - сопоставление приходных ордеров и отчетов склада с сопроводительными документами поставщиков или документами, подтверждающими приобретение материалов за наличный расчет.

Особо внимательно должны быть проверены неотфактурованные поставки ресторана «Калинка». Аудитор исследует порядок составления приемных актов, полноту оприходования ценностей, поступивших без документов, оценку материалов и правильность корректировки цены при поступлении встречных документов поставщика.

Приведем наиболее распространенные ошибки, которые выявляются в процессе внутреннего контроля приобретения материальных ценностей в ресторане «Калинка» (таблица 12).

 

Таблица 12

Типичные нарушения порядка заготовки МПЗ в ресторане «Калинка»

Характер нарушений	Выводы аудитора
Не заключены договоры о материальной ответственности с сотрудниками, ответственными за сохранность материалов	Ослаблен внутренний контроль, велика вероятность мошенничества и хищения материалов
Не проводятся внеплановые инвентаризации материалов	Ослаблен внутренний контроль за сохранностью ценностей
Отсутствует журнал регистрации выданных доверенностей на получение материалов	Ослаблен внутренний контроль, не исключена возможность мошенничества с операциями по заготовлению ценностей
Несвоевременное оприходование материальных ценностей в пути и неотфактурованных поставок	Недостоверность отчетности, нарушение методологии учета ценностей

 

Таким образом, мы рассмотрели основные моменты организации производственного аудита в ресторане гостиничного комплекса «КОСМОС»- «Калинка» и выяснили, что его объем, номенклатура и периодичность зависят от того, во-первых, от масштабов производства, во-вторых, были ли выявлены нарушения ранее. Также рассмотрели план и программу аудита в ресторане «Калинка». Важно отметить тот факт, что в данном параграфе рассмотрена система внутреннего контроля за движением основных средств ресторана «Калинка» и материально-производственных запасов. Существенная ошибка при учете основных средств и материально-производственных запасов приводит к искаженному отражению в бухгалтерской отчетности оборотных средств, себестоимости продаж, валовой и чистой прибыли.