Документация, используемая при приеме на работу

 

 

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме (рисунок 1).

 

Резюме

Резюме представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующую его как специалиста и личность.

Установленной формы резюме нет.

Фирмы составляют ее по произвольной форме, которая может содержать следующие реквизиты:

фамилия, имя, отчество работника;

год рождения;

домашний адрес;

телефон;

семейное положение;

наличие детей;

образование;

опыт работы, в том числе по специальности;

последние места работы и должности;

знание компьютера;

знание иностранных языков;

интересующий уровень оплаты труда;

дополнительные данные.

Резюме лиц, принятых на работу, хранятся в личных делах сотрудников, а не принятых на работу - хранятся один год, согласно перечню документов с указанием сроков хранения.

Образец резюме представлен в конце курсовой работы.

Заявление о приеме на работу

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного заявления претендента.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Анкета при приеме на работу

Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.

Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

Прежде всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек для успешного выполнения порученной ему работы.

Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому отправляясь на собеседование помимо резюме желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.

Обычно работодатели требуют заполнять анкету от руки, поэтому опрашиваемому необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными в анкете, и набросать в уме предварительный план ответов.

Крайне не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать «не имеется». Это даст понять людям, которые будут читать анкету, что претендент не пропустил (сознательно ИЛИ нет) какой-то вопрос.

Трудовой договор

Все работы в организации выполняют члены трудового коллектива. Разрешено принимать на работу лиц по трудовому соглашению, договору гражданско-правового характера (подряд, поручение, возмездное оказание услуг, агентский договор и др.).

Прием на работу по трудовому соглашению работников оправдан и целесообразен, если среди членов трудового коллектива нет соответствующих специалистов или когда работы не могут быть выполнены в необходимые сроки силами коллектива организации.

Важно знать разницу между работой по трудовому и гражданско-правовым договорам, реализация которых также связана с трудовой деятельностью.

Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 Трудового кодекса РФ: «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.»

При исполнении работы по гражданско-правовому договору работник сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получает вознаграждение за конечный результат работы. По трудовому договору работник выполняет не конкретное задание, а любую порученную ему работу в рамках своей специальности, квалификации, должности, выполняет распоряжения работодателя и получает заработную плату по установленным нормативам. Такое разграничение имеет, прежде всего, практическое значение, поскольку право и обязанности, установленные трудовым законодательством, распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры (предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, компенсационные выплаты, пособия по социальному страхованию и т.д.).

Для принятия работника на работу с ним необходимо заключить трудовой договор. Согласно статье 67 ТК РФ, «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе».

Одновременно работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Содержание трудового договора (т.е. что следует в нем указать) подробно расписано в статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. В ней закрепляются разнообразные условия труда (место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии; права и обязанности работника и работодателя; характеристика условий труда; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования), а также может быть включен перечень дополнительных условий (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Трудовой договор может быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок, согласно статье 58 «Срок трудового договора» ТК РФ. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных статьей 59 «Срочный трудовой договор» ТК РФ.

Согласно новому Трудовому кодексу РФ, все организации могут заключать срочный трудовой договор с главными бухгалтерами. А малым предприятиям разрешено заключать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками. Согласно кодексу, малым считается предприятие, в котором работает не более 40 человек. А если оно занимается торговлей или оказывает бытовые услуги, то не более 25 человек. Кроме того, организация имеет право заключать срочные трудовые договоры с совместителями, студентами дневных отделений вузов, а также с гражданами, которые будут выполнять определенную работу.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет конкретно зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий. Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.

На практике при поступлении на работу работнику часто предлагается типовой контракт, разработанный в данной организации. Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовом контракте, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения. После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.

Письменное оформление трудовых отношений с лицами, ранее принятыми на работу, производится с их согласия.

В Трудовом кодексе РФ как синонимы употребляются термины «трудовой договор» и «контракт». На практике под контрактом понимается не любое соглашение между работодателем и работником о приеме на работу с указанием прав и обязанностей сторон. Трудовой контракт договор приема на работу, трудовое соглашение.

Контракты заключаются с руководителями государственных и муниципальных организаций, с арбитражными конкурсными управляющими при осуществлении процедур, связанных с несостоятельностью (банкротством) организаций и их ликвидацией.

Контрактом может быть предусмотрена повышенная ответственность за результаты хозяйственной деятельности.

Оплата руководителя организации может состоять из оклада и дополнительного вознаграждения за положительные результаты производственной и хозяйственной деятельности.

Заключение контрактов оправданно со специалистами, менеджерами, когда необходимо определить конечные результаты, предусмотреть дополнительное вознаграждение.

Дополнительные основания увольнения могут быть предусмотрены только в контракте с руководителем организации (ст. 81 «Расторжение трудового договора по инициативе руководителя» ТК РФ). Например, согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером при смене собственника имущества организации, но не позднее трех месяцев с момента возникновения права собственности на имущество организации у нового собственника. Это новое основание увольнения для указанных категорий работников (ст. 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора»).

Согласно статье 65 «документы, предъявляемые при заключении трудового договора» ТК РФ, организация вправе потребовать от гражданина при приеме на работу следующие документы:

паспорт или другой документ, удостоверяющий личность работника;

трудовая книжка (как и раньше, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника);

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

диплом, аттестат, свидетельство или другой документ об образовании, который подтверждает квалификацию работника, если он устраивается на работу, требующую специальных знаний и подготовки;

военный билет для военнообязанных граждан и граждан призывного возраста.

Иные документы, кроме вышеуказанных, можно требовать при приеме на работу лишь в случаях, предусмотренных законом или нормативными актами. При оформлении льгот по налогу на физических лиц также необходимо помнить, что в организации должны присутствовать все необходимые документы, подтверждающие права на получение таких льгот. Это:

на детей в возрасте до 18 лет. Основание - личное заявление работника, копия свидетельства о рождении ребенка, заверенная в установленном порядке (нотариально или организацией на основании подлинника), или сведения из отдела кадров, копия свидетельства о браке;

женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет. Основание - те же документы и дополнительно выписка из приказа с места постоянной работы о предоставлении отпуска без оплаты на этот срок;

на студентов дневных форм обучения в возрасте до 24 лет. Основание - те же документы, что и на детей в возрасте до 18 лет, и дополнительно - справка из вуза через каждые полгода о сдаче сессии и о том, что данное лицо является студентом (учащимся, курсантом).

Для учета возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы:

штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях - основание для образования фонда оплаты труда организации;

табель учета использования рабочего времени. Документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

личное заявление работника с визой руководителя;

приказ на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении. Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы №Т-2 или №Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);

справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц). В случае непредставления такой справки - письменное объяснение причины. При отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве;

трудовая книжка с записью о приеме на работу. Трудовым кодексом не установлено новых правил ведения трудовых книжек по сравнению с действовавшими до 1 февраля 2002 г. (см. Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 г. №656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. №162);

пакет документов на увольнение:

личное заявление на увольнение с визой руководителя организации;

приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

копия всей трудовой книжки с последней записью об увольнении.

Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т.д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив.

Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций. За утрату документов по личному составу установлен штраф до семидесяти минимальных окладов.

Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности.

 

Приказ о приеме на работу

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме №Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме №Т - 1а в случае одновременного оформления нескольких работников. Формы №Т-1 и №Т-1а приводятся соответственно на с. 164, 165.

Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения времен но отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу заполняется личная карточка (форма №Т-2 или Т-2 ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.

 

Запись в трудовой книжке

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

сведения о награждениях поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и г. п.);

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях я рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

 

Оформление личной карточки и личного дела при приеме на работу

Личная карточка - основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней, в зависимости от количества работающих, либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. Карточка состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике; третья и четвертая заполняются в процессе работы.

Личную карточку работника (форма №Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании:

приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а);

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.

Личные дела могут заводиться на всех работников организации, однако главным образом - на руководящий состав и ведущих специалистов. для остальных работников можно ограничиться оформлением личной карточки по форме] Т-2.

В состав личного дела входят следующие документы: - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

резюме или автобиография;

анкета или личный листок по учету кадров; - копии документов об образовании;

характеристики на работника;

трудовой контракт (договор);

копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнения к анкете или личному листку по учету кадров;

различные справки, относящиеся к данному работнику.

Личные дела сотрудников хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.