Автоматизация учета денежных средств ООО «Континент Сервис Групп»

Ведение бухгалтерского и налогового учета - одна из важных функций обеспечения деятельности организации, целью которой является своевременное предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности внутренним и внешним пользователям: государству, партнерам, заказчикам, акционерам, инвесторам, кредиторам. При автоматизации бухгалтерского и налогового учета следует рассмотреть программы, предложенные на рынке, провести их сравнительный анализ и учесть какие именно совершенствования хотелось бы применить в организации.

Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов - неотъемлемое условие благополучного существования современной организации. «1С: Бухгалтерия 8.0» содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов - платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров. Исходящие документы безналичных денежных платежей могут быть сформированы как в печатном, так и в электронном виде. Обеспечено взаимодействие со специализированными банковскими программами типа «Клиент банка». Кассовая книга формируется автоматически. Содержащиеся вышеперечисленные возможности, безусловно существуют и в «1С: Бухгалтерия 7.7», но удобство в использовании преимущественно у новой версии. А так же и очень важные новшества, которые помогут в дальнейшем организации в более интенсивном ее развитии, это такие возможности, как: денежные расчеты банковскими картами, в иностранных валютах, обмен валюты. Денежные операции автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.     В учете по статьям денежных средств предусмотрена возможность аналитического учета по статьям денежных средств. При использовании этой аналитики автоматически заполняется форма 4 «Отчет о движении денежных средств». Если форма 4 организацией не предоставляется, то учет по статьям можно отключить, что упростит работу с кассовыми и банковскими документами.

«1С: Бухгалтерия 8» так же автоматизирует кассовые операции. Формируются необходимые платежные документы: приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера. Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.

«1С: Бухгалтерия 8» обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами организации. Кассовый документ может быть сформирован сотрудником финансовой службы - финансовым менеджером или бухгалтером. Этот же сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Но он не проводит документ, поскольку не произошло фактической оплаты, то есть кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. Только после фактической оплаты по документу кассир организации проводит документ - только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств. Факт оплаты регистрируется в бухгалтерском учете и в налоговом учете. Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги.

Таким образом «1С: Бухгалтерия 8» автоматизирует следующие функции:

формирование банковских документов (платежных поручений, требований и ордеров);

регистрация поступлений и списаний денежных средств на банковских счетах.

Места хранения безналичных денежных средств организации - расчетные счета в банках - отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов организации.

Поступления и списания безналичных денежных средств регистрируются платежными документами.

Первичная запись платежных документов в информационную базу означает регистрацию намерений на изменения состояния безналичных денежных средств. Фактическое движение денежных средств регистрируется простановкой флажка «Оплачено» в экранной форме документа. После этого могут быть сформированы соответствующие проводки в бухгалтерском и налоговом учете.

Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком.

В программе предусмотрена ситуация, когда организация перечисляет денежные средства подотчетным лицам на банковские карты, в качестве которых могут использоваться:

личные банковские карты сотрудников,

корпоративные банковские карты.

Такие перечисления регистрируются платежными поручениями или платежными ордерами.

Основанием для регистрации фактической оплаты является выписка с расчетного счета, полученная из банка. «1С: Бухгалтерия 8» предоставляет инструмент ускорения регистрации выписки с расчетного счета с обеспечением группового ввода платежных документов в информационную базу - обработку «Выписка банка».

«1С: Бухгалтерия 8» автоматизирует работу с валютными денежными средствами, операции по покупке и продаже иностранной валюты.

Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи предназначены специализированные программы типа «Клиент банка». Конфигурация, в свою очередь, умеет обмениваться информацией с такими программами.

Специальный механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка» позволяет:

формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать их в программу типа «Клиент банка» для передачи в банк по электронным каналам связи;

загружать в базу из программы типа «Клиент банка» информацию, поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации.

Обмен данными между конфигурацией и программой типа «Клиент банка» осуществляется через промежуточное хранилище информации, в качестве которого используется файл обмена специального формата (рисунок 2).

Рисунок 2. Обмен данными по телекоммуникационным каналам

Для отправки платежных документов подготовленные в конфигурации данные выгружаются в файл обмена. Программа типа «Клиент банка» этот файл читает и обрабатывает. Результат обработки передается по телекоммуникационным каналам в коммерческий банк.

Для получения банковских выписок программой типа «Клиент банка» инициируется прием данных из коммерческого банка и формирование файла обмена. Затем этот файл читается и обрабатывается.

Необходимое условие для взаимодействия с программой типа «Клиент банка»: банковская программа должна поддерживать стандарт обмена данными «1С: Предприятие - Клиент банка».

ООО «Континент Сервис Групп» пользуется конфигурацией «1С: Бухгалтерия 7.7» по которой у бухгалтера организации и менеджера есть замечания, для устранения которых руководитель принял решение перейти на конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8».

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета денежных средств вносит использование наиболее современной конфигурации и других автоматизированных систем управления организации. Применение автоматизированных систем позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления организацией денежных средств, открывает широкие возможности для усовершенствования использования денежных средств организации, контроля за ними и анализа использования денежных средств.