Учет расчетов  с подотчетными лицами

    Согласно «Порядку распределения расходов по соответствующим предметным статьям и подстатьям экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации» расходы бюджетов и расходы за счет внебюджетных источников классифицируются как текущие и капитальные расходы, а так же расходы, связанные с предоставлением (погашением) бюджетных кредитов (бюджетных ссуд).

Суммы, выданные в подотчет относятся расходы на: приобретение горюче- смазочных материалов (бензина, масел и т. д.).

Также относятся расходы на приобретение: мебели, инвентаря, жалюзи, столово – кухонной посуды, инструментов, и т.д., оборудования и приборов, включая расходы по их установке и наладке; средств индивидуальной защиты органов дыхания и кожи, огнетушителей; расходы на приобретение запасных частей ко всем видам транспорта, оборудования, механизмов, приборов, устройств, аппаратов, средств связи, вычислительной и организационной техники. Канцелярские товары, письменные принадлежности, бумага для факсов, ксероксов, принтеров, бумага на печатные работы, бланков учетной политики и отчетной документации: книг, карточек, формуляров, специальных папок, коробок для хранения архивного материала, дискет, картриджей, тонера, медикаментов, прочих расходных материалов. Средства бытовой химии, предметов и средств личной гигиены. Расходы на оплату: изготовления печатей; брошюровки и переплета документов.

А также подотчетные суммы относятся расходы на служебные командировки, при перемещении работников (оплата проезда, суточных, квартирных, подъемных), командировочные выплаты работникам, подъемные пособия и суточные при перемещении по службе.

Расходы на служебные командировки включают в себя:

Расходы по оплате командировок внутри страны и за границу в соответствии с законодательством РФ (расходы жилого помещения, оплата проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплата услуг по предварительной продаже проездных документов (комиссионный сбор), суточные, возмещение расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорт)

На сессии, съезды, совещания, конференции, на проезд с научной целью; на производственные командировки сотрудников научно-исследовательских учреждений, связанные с испытанием машин, приборов, расходы по оформлению заграничных паспортов и других виз документов при следовании в загранкомандировки.

«Оплата услуг связи» На данную статью расходов относятся расходы учреждений и организаций, финансируемых по смете доходов и расходов, по оплате:

за предоставление в пользование телефонных и телеграфных каналов связи, каналов передачи данных информации); аренды технических средств телефонной, документальной связи(телеграфной, передачи данных и телепатических служб),соединительных, специальных и прямых линий связи; сотовой, ИНТЕРНЕТ, а так же абонентская плата за пользование; междугородняя связь, предоставление доступа к телефонной сети (установка служебных телефонов) и установка других средств связи; местное соединение; телефаксов, телеграмм; пересылку почтовых отправлений, фельдъегерской и специальной связи, почтовых переводов денежных средств; почтовые ящики; радиограммы; радиоточки.

«Представительские расходы», это расходы входящие в состав «Прочие текущие расходы». На данную подстатью относятся расходы по оплате договоров на вневедомственную охрану; организация проведения мероприятий в рамках Государственной программы; ликвидация стихийных бедствий; оплата рекламы; страхование жизни и имущества; расходы на организацию временных выставок по искусству; оплата за обучение на курсах по повышению квалификации.

При расчете с подотчетными лицами Отделение пользуется указаниями по отдельным вопросам бухгалтерского учета, предусмотренные планом работы от 1998 г., где говорится о том, что расчеты с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 26.08.04 г. № 70н.

Работникам Управления могут выдать из кассы наличные деньги (авансы) под отчет на хозяйственные, горюче-смазочные расходы, представительские, почтовые расходы. Управление выдает наличные деньги под отчет в размерах и сроки, определяемые Начальником по согласованию с банком, осуществляющим его кассовое обслуживание. При этом следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации, утвержденным указанным выше Письмом Банка России по Ульяновской обл. г. Ульяновска.

Активный счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть произведены путем наличных расчетов.

Приказом определяется состав материально ответственных лиц и только этим, работающим в Управлении лицам, выдаются денежные средства под отчет на почтовые расходы, хозяйственные, представительские, ГСМ.   

Авансы под отчет выдаются по распоряжению Начальника Управления на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса (на командировочные, хозяйственно – операционные, представительские нужды). На заявлении, о выдаче сумм под отчет, проставляется код бюджетной классификации, на который должен быть отнесен расход, На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Сумма аванса, выдаваемая под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. О результатах проверке авансового отчета делается запись с указанием суммы, подлежащей утверждению. Авансовый отчет утверждает Начальник Управления. Обязательно погасить штампом «Погашено».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, в соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центробанка России от 22 10.1993 № 40, обязан не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию Отделения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.

Если подотчетное лицо не предоставляет в бухгалтерию учреждения в установленный срок авансовый отчет или не возвращает неизрасходованные деньги, то Управляющий имеет право удержать эту задолженность из заработной платы лица, получившего деньги под отчет[12,с.159].

Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам. Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 27 мая 1996 г. №48 с 1 июня 1996 г. Установлены следующие нормы возмещения расходов, связанных с командировкой работников организаций, расположенных на территории Российской Федерации:

- оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующим документам, но не более 800 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих расходы документов – в размере 12 руб. в сутки;

- оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных организаций на пользование соответствующим транспортом).

Начальник Управления разрешает, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных ном. Следует при этом иметь ввиду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц.

На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 208.00 и кредитуется субсчет 201.04.

На израсходованные суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм производятся записи в кредит субсчета 208.00 и дебет  соответствующих субсчетов счетов 105.00,106.00,401.00.

Кредитовые остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в пассиве баланса по статье «Расчеты с прочими кредиторами».

Работнику Управления по заявке выданы в под отчет денежные средства на командировочные расходы используется корреспонденция счетов:

Д- 208.00

К -201.04

Остатки денежных средств по командировочным расходам возвращаются в кассу, а затем восстанавливаются на расчетный счет Управления, производится бухгалтерская запись:

Д - 201.04

К – 208.00  

Д-201.04

К – 208.00

Эти операции отражаются в Журнале операций № 3 «Расчет с подотчетными лицами». Остатки по субсчету 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами» показываются в книге «Журнал – главная» в балансе исполнения сметы расходов развернуто: дебетовые – в активе под наименованием «Расчеты с прочими дебиторами», а кредиторы – в пассиве под наименованием «Расчеты с прочими кредиторами». Расчеты с дебиторами к концу года должны быть закончены. Суммы дебиторской задолженности должны быть полностью взысканы, кредиторская задолженность должна быть погашена.

Таким же образом происходит выдача под отчет денежных средств и на другие нужды – это хозяйственные расходы, представительские, горюче смазочные материалы.

Денежные средства наличными по ведомости выданы под отчет водителям на горюче смазочные материалы, водители получили денежные средства каждый по заявленной сумме, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

Субсчет 208.14 – горюче смазочные материалы, денежные средства получены из кассы под отчет 201.04 (Касса), по составленной ведомости производится выплата каждому материально ответственному лицу (водителю) на определенный срок, бухгалтеру в конце рабочей недели представляются путевые листы, авансовые отчеты. Водители не имеют право получать денежные средства вновь, если не отчитались по полученным ранее денежным средствам.

На хозяйственные нужды материально ответственное лицо получает денежные средства из кассы после заполнения заявки. Эту заявку визирует Начальник Управления, бухгалтер пишет остаток (если имеется не отчитанных денег) и только после этого кассир заказывает деньги в банк. Если подотчетное лицо купило материальные ценности на рынке, у населения, то основанием для отчета может служить акт (справка), составленный по произвольной форме. В акте (справке) излагается и цена, и количество товара. В акте необходимо также указать паспортные данные продавца, государственный номерной знак автомобиля и другие данные, которые бы позволили работникам налоговой службы проверить достоверность предъявления документа. Акт утверждается руководителем учреждения.

Денежные средства выданы в подотчет на хозяйственные нужды, материально ответственное лицо получил на хозяйственные нужды наличными из кассы денежные средства:

Д 208.00

К 201.04

Если денежные средства освоены не полностью, то подотчетное лицо при составлении авансового отчета арифметически показывает остаток и вносит его в кассу, отчитался с остатком денежных средств, в этом случае производится бухгалтерская запись:

Д 201.04

К 208.00

В кассу (201.04) возвращены не полностью истраченные денежные средства с подотчетного лица (208.00)

Затем кассир по Инструкции обязан возвратить неиспользованные денежные средства в Банк заполняя «Объявление», кассир сдает деньги из кассы в банк, в этом случае делается бухгалтерская запись:

Д 201.01

К 201.04

На расчетный счет(201.04) восстановлены денежные расходы из кассы (201.04).

Денежные средства выданы из кассы под отчет на почтовые расходы, производится бухгалтерская запись:

Д 208.00

К 201.04

На суммы фактических расходов, произведенных подотчетными лицами согласно утвержденным авансовым отчетам, составляется проводка:

- дебет 401.00 «Расходы по бюджету на содержание учреждении и другие мероприятия» или соответствующего счета 208.00

- кредит счета 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу, сумме выданного аванса и суммам произведенным расходов, а также неиспользованным авансам в журнале операций №3 – накопительных ведомостях по расчетам с подотчетными лицами. Как уже выше было сказано в нашем Управлении обработка ведется автоматически и это помогает оперативно обрабатывать оборотные ведомости по каждому подотчетному лицу. Сотруднику Управления присваивается постоянный код – очередной порядковый номер по Управлению. Затем после внесения данных с авансового отчета по итогам формируется журнал операций №3 и происходит сверка фактических и кассовых расходов.