Необходимо зарегистрировать цены по торговому соглашению с поставщиком.

Создать документ «Регистрация цен поставщика» (на основании элемента справочника «Соглашение с поставщиком»):

• Поставщик – База «Электротовары»
• Соглашение – Покупка холодильников
• Валюта – RUB

В табличную часть необходимо внести следующие товары:

Необходимо добавить новые элементы в справочник «Номенклатура партнера»:

• Номенклатура партнера:

· Номенклатура – BOSCH

· Партнер – База «Электротовары»

· Наименование – BOSCH 2-х камерный

• Номенклатура партнера:

· Номенклатура – МИНСК-АТЛАНТ

· Партнер – База «Электротовары»

· Наименование – МИНСК-АТЛАНТ 2-х камерный

• Номенклатура партнера:

· Номенклатура – СТИНОЛ

· Партнер – База «Электротовары»

· Наименование – СТИНОЛ

• Необходимо указать цены на следующие товары:

· BOSCH – 7200 RUB

· МИНСК-АТЛАНТ – 6750 RUB

· СТИНОЛ – 4410 RUB

Ответственный – Федоров Борис Михайлович

 

Формирование и обработка заказов поставщикам

 

Процесс формирования и обработки заказов поставщикам состоит из следующих этапов:

• Создание заказа поставщику;
• Контроль состояния заказа поставщику;
• Изменение статуса заказа в соответствии с его состоянием;
• Отмена заказов поставщикам.

Список заказов поставщикам можно открыть из раздела «Запасы и закупки» - «Работа с поставщиками» - «Заказы поставщикам».

 

В новом заказе будет установлен статус «Не согласован», вид операции – «Закупка у поставщика». В качестве валюты документа будет установлена валюта управленческого учета.

 

 

 

В новом заказе поставщику необходимо зарегистрировать данные о поставщике товара, ввести данные о товарах, которые необходимо купить у поставщика, зарегистрировать цены, условия поставки и условия оплаты поставщику.

При создании заказа поставщику на основании соглашения в заказе автоматически будет заполнена информация об условиях закупок из соглашения с поставщиком.

Указание соглашения в заказе поставщику не является обязательным. Если с поставщиком не заключено соглашение, то условия закупок могут быть зарегистрированы непосредственно в заказе поставщику.

Если заказ поставщику оформляется в рамках соглашения с поставщиком, то заказ поставщику оформляется в той валюте, которая определена в соглашении с поставщиком. Информация о валюте заполняется автоматически после выбора соглашения.

Если заказ поставщику оформляется без указания соглашения, то он может быть оформлен в любой валюте, зарегистрированной в справочнике «Валюты».

Указание организации, партнера и контрагента в заказе является обязательным.

Для удобства управления заказами на всем жизненном цикле у каждого заказа может быть установлен приоритет. Высокий приоритет может быть установлен, если, например, поставка по заказу особо важная или срочная. Низкий приоритет может быть установлен, если заказ не особо важен и его обработка должна осуществляться менеджером в последнюю очередь. Функциональность приоритетов позволяет, прежде всего, оперативно реагировать на особо важные заказы и обрабатывать их в первую очередь. По умолчанию для нового заказа устанавливается средний приоритет.

В табличной части «Товары» необходимо заполнить список тех товаров, которые необходимо заказать у поставщиков.

Если для соглашения с поставщиком, в рамках которого оформляется заказ, определены конкретные цены на позиции номенклатуры, то эти значения цен будут автоматически заполнены в поле «Цена» для позиции номенклатуры. Цены будут заполнены с учетом или без учета НДС в зависимости от условий соглашения.

 

 

Условия оплаты регистрируются в заказе поставщику. При этом имеется возможность зарегистрировать несколько этапов по оформлению оплаты поставщику. Регистрацию этапов оплаты следует производить после того, как определен список товаров и цены, по которым товар закупается у поставщика.

Этапы оплаты поставщику регистрируются на странице «Этапы оплаты». Если этапы оплаты не заполнены, то программа при проведении документа автоматически заполнит информацию о 100% предоплате поставщику. В качестве даты оплаты будет указана дата поступления, согласованная с поставщиком, или желаемая дата. Если ни одна из этих дат в заказе не указана, то будет предложено ввести дату, когда заказ должен быть оплачен.

Варианты оплаты:

• Аванс (до подтверждения) - поставщик подтверждает поставку товара по заказу только после перечисления ему аванса.
• Предоплата (до поступления) - оплата поставщику производится до момента получения товаров от поставщика.
• Кредит (после поступления) - поставщик предоставляет кредит, оплата производится после получения товаров от поставщика.

Для каждого этапа оплаты необходимо указать процент оплаты по этапу. Сумма оплаты будет рассчитана автоматически на основании суммы документа и процента оплаты. Для каждого этапа оплаты необходимо указать дату оплаты.

В заказе поставщику указывается та предполагаемая форма оплаты, которая будет использоваться при оформлении оплаты поставщику. При этом могут быть выбраны следующие формы оплаты.

• Наличная. Оплата поставщику предполагается оформить наличными. Указывается касса, из которой предполагается осуществить расход денежных средств для оплаты товаров поставщику.
• Безналичная. Оплату поставщику предполагается оформить путем перечисления денежных средств с расчетного счета. Дополнительно указывается информация о расчетном счете, с которого будут перечислены денежные средства поставщику.
• Любая. Форма предполагаемой оплаты поставщику не определена.

В процессе работы заказ поставщика может находиться в следующих состояниях:

• Ожидается согласование. Оформлен новый заказ, в котором установлен статус «Не согласован». Требуется согласование (утверждение) заказа со стороны руководства торгового предприятия (например, руководителя отдела закупок). После согласования с руководством для заказа устанавливается статус «Согласовано» и он переходит в одно из следующих состояний в зависимости от тех условий оплаты, которые зарегистрированы в заказе поставщику.
• Ожидается аванс (до подтверждения). В заказе поставщику установлен статус «Согласовано». По заказу необходимо оформить перечисление аванса до момента согласования (подтверждения) возможности выполнения заказа поставщиком (в условиях оплаты зарегистрирован этап оплаты «Аванс (до подтверждения)»).
• Ожидается подтверждение. В заказе поставщику установлен статус «Согласовано». По заказу поставщику оформлен авансовый платеж (зарегистрирован платежный документ по списанию денежных средств). В этом состоянии также будут находиться те заказы, которые должны быть оплачены после подтверждения возможности поставки товаров или после оформления поставки товаров поставщиком. На этом этапе требуется подтверждение от поставщика о возможности поставки товаров и уточнения даты поставки по каждому товару. После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа устанавливается статус «Подтвержден». При проведении заказа со статусом «Подтвержден» информация о товарах регистрируется в графике движения товаров, как ожидаемое поступление.
• Ожидается предоплата (до поступления). Для заказа установлен статус «Подтвержден». В качестве условий оплаты по заказу установлена необходимость оплаты заказа до момента поступления товаров (вид оплаты «Предоплата (до поступления)»).
• Ожидается поступление. Для заказа установлен статус «Подтвержден». Для тех заказов, для которых требуется предоплата до момента поставки товаров, оформлена оплата поставщику. По таким заказам можно начинать процесс оформления поставки товаров. Для этих заказов следует установить статус «К поступлению».
• Ожидается оплата (после поступления). Это состояние устанавливается по тем заказам, по которым установлен статус «К поступлению» и необходимо произвести оплату поставщику после поступления товаров (поставщик предоставляет нам кредит). При этом факт поставки товаров от поставщика не контролируется. Эту информацию менеджер должен контролировать вручную.
• Готов к закрытию - по заказам выполнены все условия по оплате. Менеджер может проконтролировать поставки товаров от поставщика и закрыть заказы (установить статус «Закрыт»).

В форме документа «Заказ поставщику» можно получить подробную информацию о том, в каком состоянии на данный момент находится заказ. На основании анализа этой информации можно принять решение об изменении статуса заказа (кнопка «Подробнее»). После анализа данных можно принять решение об изменении статуса заказа.

Для изменения статуса заказа нужно выбрать нужный статус в поле «Статус» и провести документ. При этом следует применять следующие правила при изменении статуса заказа.

• Не согласовано - статус устанавливается у всех новых заказов поставщику.
• Согласовано - статус устанавливается после согласования внутри торгового предприятия (если это необходимо).
• Подтвержден - статус устанавливается после подтверждения поставщиком даты поставки товаров по заказу. При проведении заказа с этим статусом товары в графике движения товаров регистрируются, как товары, ожидаемые к поступлению. При проведении контролируется перечисление денежных средств поставщику по виду оплаты «Аванс (до подтверждения»).
• К поступлению - статус устанавливается, если поставщик подтвердил отгрузку товаров со своего склада. При проведении контролируется перечисление денежных средств поставщику по виду оплаты «Предоплата (до поступления»). По заказу поставщику можно оформлять поступление товаров.
• Закрыт - статус устанавливается после окончания работы с заказом. Те позиции, которые поставщик не смог поставить, отмечаются, как отмененные позиции.

Для регистрации заказа его нужно провести (кнопка «Провести и закрыть»). При регистрации заказа поставщику осуществляется проверка заполнения всех необходимых данных: партнер, контрагент, организация, валюта. Если заказ подтвержден поставщиком (установлен статус заказа «Подтвержден» или «К поступлению»), то проверяется заполнение информации о складе, на который должен поступить товар и дате планируемого поступления. Если с поставщиком заключено соглашение, то при регистрации заказа поставщику проверяется соответствие условий, указанных в торговом соглашении с теми условиями, которые заданы в заказе.

Менеджер по закупкам может как полностью отменить заказ поставщику, так и отменить по заказу только те позиции, которые поставщик не допоставил по заказу.

В списке товаров для тех товаров, которые поставщик не смог поставить, устанавливается признак «Отменено». После установки признака «Отменено» строка с отмененной позицией будет отмечена бледным цветом. При этом по отмененным позициям будет автоматически откорректирован график движения товаров (информация об ожидаемом товаре поставщика).

 

 

Практикум №16

Необходимо зафиксировать заказ поставщику.

Создать документ «Заказ поставщику» (на основании элемента справочника «Соглашение с поставщиком»):

• Поставщик – База «Электротовары»
• Статус – Согласован
• Приоритет – Средний
• Контрагент – База «Электротовары»
• Соглашение – Покупка холодильников
• Организация – Торговый дом «Комплексный»
• Склад – Основной склад
• Операция – Закупка у поставщика
• Валюта – RUB

Табличную часть «Товары» заполнить следующим образом:

 

 

Табличную часть «Этапы оплаты» заполнить следующим образом:

• Форма оплаты - Любая

 

• Менеджер – Федоров Борис Михайлович

 

Оплата заказов поставщикам