Тема 2.1 Система организационно – распорядительной документации

Унифицированная система организационно – распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требования к оформлению документов.

Классификация организационно – распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, справочно – информационные, служебные письма.

Организационные документы: устав, положение, договор, правила внутреннего трудового распорядка.

Распорядительные документы – приказы на основе единоначалия (по основной деятельности и по личному составу), распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы на основе коллегиальности, инструкции.

Справочно – информационные документы – акт, докладная (служебная) записка, справка.

Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.

Типовые и трафаретные служебные письма, письма – запросы и письма – ответы организаций. Типовое сопроводительное письмо к договору.

Составление и оформление телеграмм, телефонограмм.

Методические рекомендации

Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управленческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

ГОСТ Р 51141–98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

- организационная документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т. п.);

справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Оформление ОРД, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

Согласно общепринятой классификации организационно-распорядительной документации (п. 2.2) в число организационно-правовых документов входят учредительный договор, устав, положения, правила, штатные расписания, инструкции, а также предпринимательские договоры.

Устав— правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Договор (контракт)— документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Распорядительные документы — постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000), оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Распоряжение— правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Указание— распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.

Постановлениеявляется правовым актом, принимаемым высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администраций субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Решение— правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы предприятия делятся на две основные группы:

- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);

- приказы по личному составу (персоналу предприятия).

  Инструкция— нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ.

Протокол- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Справочно-информационные документысодержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.

К справочно- информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

Письмо — самый распространенный вид служебных документов.

К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

- письма, требующие письма-ответа;

- письма, не требующие письма-ответа.

Вопросы для самопроверки:

1. На основании, какого ГОСТа оформляются организационно – распорядительные документы?

2. Что отражается в стандарте?

3. Назовите цель разработки единых требований и правил оформления документов.

4. Перечислите организационно - распорядительные документы.

5. На какие группы делятся приказы?

6. По какому признаку делятся служебные письма?

7. В каких случаях прибегают к использованию коммерческих писем?

Литература:

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов; введён Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/В.В.Галахов, И.К.Корнеев - М.: Изд-во Проспект, 2006. – 456 с.

Практическое занятие №1 «Организационно-распорядительные документы»

Практическое занятие № 2 «Оформление актов с применением технологии автоматизированной обработки документации».

Практическое занятие № 3 «Справочно-информационные документы».

Раздел 3 Оформление документов по личному составу