Нормы официально-делового стиля.

Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальных характер общения. Выбирая слово и его форму автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. Очевидно, что деловая речь должна быть ясной и убедительной.

При составлении и редактировании официальных текстов возникают лексические и грамматические проблемы. Рассмотрим некоторые из лексических проблем:

Лексика

Сочетаемость слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. Особенно следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять их местами.

Использование терминов. Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть их расшифровка.

Использование иностранных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным.

Излишество. В официальном документе не должно быть избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов (н-р: своя автобиография – первая часть слова автобиография имеет греческое происхождение - сам).

Различие родственных слов. Иногда подмена слов «братом-близнецом» влечет за собой существенные искажения смысла (н-р: оплатить «оплатить что-либо» - заплатить «заплатить за что-нибудь»).

Для того чтобы в документе не содержалось грамматических ошибок, желательно пользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другими).

Вопросы для самооценки:

1. Укажите этапы подготовки документа.

2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

3. Как оформляется в документе ссылка на другой документ?

4. Из каких смысловых частей состоит текст документа, и как они располагаются в тексте?

5. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

6. В чем особенность языка и стиля служебных документов?

7. Какое значение имеет знание орфографии при создании служебных документов?

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 91-99, 116-139.

2.  ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Документы. Делопроизводство. Стенюков М.В., стр. 25-33.

 

Раздел 2. Общие правила оформления документов

Тема: Организационные и распорядительные документы

 

План:

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

 

Организационные документы.

Деятельность учреждения фиксируется в документах различного вида. Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, штатное расписание, инструкции, договора.

Устав- свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан их взаимоотношений друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Текст Устава состоит из разделов:

1. Общие положения (наименование учреждения, его вид, местонахождение).

2. Предмет и цель деятельности.

3. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.).

4. Порядок распределения прибыли.

5. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.

6. Органы управления (внутренняя организационная структура).

Уставы утверждают высшие органы власти.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов:

o Наименование организации (наименование министерства, ведомства).

o Автор документа.

o Наименование вида документа – УСТАВ

o Дата.

o Номер

o Место издания (город)

o Гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрирован).

o Текст

o подпись

Положение – это правовой акт, определяющий порядок формирования задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включаемых в систему организационной структуры управления предприятием.

- типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей организации и инициативе руководителей структурных подразделений. Проект положения должен согласовываться с юридическим отделом. Проект представляют на утверждение руководителю организации.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Текст положения включает следующие разделяя:

o Общие положения (указывается точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, орган управления, в распоряжении которого находится структурное подразделение; дается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется данное подразделение);

o Цели и задачи;

o Функции (включает всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач);

o Права и обязанности (перечисляются все права и обязанности, которыми наделяется подразделение);

o Руководство (содержит наименование должности руководителя структурным подразделением, требования к уровню образования и стажа работы, должностные обязанности руководителя, перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, организацию работы службы, работу с кадрами);

o Взаимоотношения с другими подразделениями.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из следующих реквизитов:

o Наименование организации (название ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

o Наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;

o Гриф утверждения;

o Дата, номер,

o Место издания (город);

o Заголовок к тексту;

o Текст;

o Подпись;

o Гриф согласования;

o Визы согласования.

Штатное расписание – закрепляет должностной и численный состав, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В грифе утверждения указывается общая численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименование структурных подразделений организации и должностей, а так же количество штатных единиц каждой должности.

 

 

 

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые или иные социальные стороны деятельности организации, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются так же в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов.

Инструкция состоит из нескольких разделов:

1. Общие положения – устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинения, освобождение от должности и назначение на нее.

2. Должностные обязанности – определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

3. Права – устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

4. Ответственность – конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, на которые распространяется инструкция (н-р, инструкция «По делопроизводству», должностная инструкция «Бухгалтера – кассира»).

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Утверждает инструкции руководитель организации.

Текст инструкции имеет указательный характер. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается», «устанавливается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Содержание договора, как правило, включает наименование организаций, заключающих договор; ссылку на их учредительные документы; Ф.И.О. представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

 

 

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на принципах единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

 

Приказ – основной распорядительный документ

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

1. изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами, проработка информационно – справочных документов предпрития.

2. подготовка текста документа

3. согласование текста

4. подписание приказа

5. доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из конструирующей и распорядительной частей.

В конструирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Эта часть может и отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словами ПРИКАЗЫВАЮ (которое пишут прописными буквами от левого поля. Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят:

1. исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация)

2. действие

3. срок. Оформляют так: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия)

Дата приказа – это дата его подписания, начала его действия.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, юрист.

Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Формуляр – образец ПРИКАЗА включает реквизиты:

1. наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа.

2. наименование вида документа – ПРИКАЗ

3. дата, номер – (в пределах календарного года)

4. место издания (город) – если указано в наименование организации, то не пишется

5. текст

6. заголовок (начинают с предлога «О» или «Об», например «Об итогах…»)

7. подпись

8. визы согласования

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

Приказы оформляются на общих или специальных бланках, его типографическим способом нанесено название документа – ПРИКАЗ.

Можно сделать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.

Выписка из приказа – это копия части документа. Констатирующая часть в выписке записывают полностью.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА:

1. наименование организации (наименование министерства, ведомства)

2. наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

3. дата, номер (индекс) – те же, что у приказа.

4. место составления

5. заголовок

6. часть теста

7. подпись (кроме личной)

8. заверительная надпись (делают от подписи 2-3 интервалами)

Включают слово Верно, название должности, дату (пишут от левого поля), расшифровку подписи.

 

Распоряжение

Распоряжение – правый акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организацией, которым оно адресовано.

Оформляют на бланка формата А4.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный и кратковременные сроки.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают причину распоряжения (применяются формулировки «в связи», «в соответствии», «в целях»), а во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия.

Формуляр – образец распоряжения состоит из реквизитов:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ

3. дата, номер (в пределах календарного года)

4. место издания

5. заголовок

6. подпись текст

7. гриф согласования

8. отметка об исполнении документа и направление его в дело.

 

Указание

Указание – распорядительный документ организационно – методического характера, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок).

Оформляют на бланках формата А4 и на листе бумаги с указанием всех реквизитов документа.

Указания издают руководители, заместители.

Констатирующая часть – раскрывают причины издания документов и назначается фразами: «Во исполнение…», «В целях…», «В соответствии…».

Распорядительная часть начинается со слов «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Датой указания является дата его подписания.

Формуляр – образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – УКАЗАНИЕ

3. дата, номер (в пределах календарного года)

4. место издания – город

5. заголовок

6. текст (пишется через полуторный интервал)

7. подпись

8. визы или гриф согласования

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Постановление

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Постановления бывают организационного характера (для решения организационных вопросов деятельности комиссий, комитетов – распределение обязанностей, утверждение планов) и адресуемы для исполнения другим органам (для исполнения предприятиями, должностными лицами).

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные) принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие такими полномочия, принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»).

Реквизиты постановления:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ

3. дата, номер (в пределах календарного года)

4. место издания – город

5. заголовок

6. текст

7. подпись

8. гриф (визы) согласования

9. отметка об исполнении документа и направление его в дело.

 

Решение

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

В констатирующей части указываю причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа то в этой части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ на отдельной строке.

Решение оформляется на бланках А 4.

Формуляр – образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:

1. наименование организации – автора документа

2. наименование вида документа – РЕШЕНИЕ

3. дата (принятия решения на заседании коллегиального органа), номер

4. место издания

5. заголовок к тесту

6. текст

7. подпись (председатель, секретарь)

8. визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсультанта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения)

9. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 

Вопросы для самооценки:

1. Назовите виды организационных документов.

2. Укажите особенности составления и оформления организационных документов.

3. Назовите виды распорядительных документов.

4. Укажите особенности их составления и оформления распорядительных документов.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 149 – 166.

2.  ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

 

 

Раздел 2. Общие правила оформления документов

Тема: Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо

План:

1. Акт

2. Протокол

3. Виды записок

4. Служебные письма

5. Факс

6. Телеграмма

7. Телефонограмма

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решения и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения.

 

1. АКТ - справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризации, приема - передачи материальных ценностей, акты аварий). Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документа, подтверждающих их полномочия. Акты контрольно-ревизионного характера подлежат утверждению. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывают основание для составление акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключение составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адреса, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются». Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланках. Реквизиты документа «АКТ»

- наименование организации-автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда
подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания;

- текст (пишут через полуторный интервал);

- приложение;

- грифы утверждения и согласования (если это необходимо);

- подпись (лиц, указных в вводной части, с расшифровкой фамилий, с указанием инициалов);

- отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами. (Образец Акта см. Приложение 1)

2. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и т.д.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишут с большой буквы от левого поля).

К переменной информации относятся И.О. Фамилия председателя, секретаря, присутствующих.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет один интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилии приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня (от левого края). С красной строки начинается запись пунктов повестки дня. Нумерация арабскими цифрами. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили – постановили (решили). Эти слова пишут прописными буквами с отдельной строки.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов.

С красной строки пишут И.О.Фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут И.О.Ф. выступающих, после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица - «я осуществляю...», от третьего лица - «Петров сказал, что...», безотносительно к лицу говорящего - «бухгалтерский учет в группах освоен удовлетворительно», в безличной форме - «Ивановым было предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают — «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Записывают И.О.Ф. выступающего.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ.

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты. Каждый пункт начинается с красной строки. Протокол подписывает председатель и секретарь. Датой протокола является дата его проведения. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончание заседания (16 - 21.10.2003).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.  Образец протокола см. приложение 2.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку.При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, а из основной берется та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка не подписывается теми лицами, подписавшими подлинник, а только заверяется проставлением реквизита «Отметка о заверении копии», состоящего из слова «Верно», наименовании должности лица, сделавшего выписку, его личной подписи, расшифровки, даты. Проставляется отметка ниже реквизита «Подпись». Образец выписки из протокола см. приложение 3.