Способы унификации документов.

Документ является объектом в сфере управления. Работники аппарата управления на 60-80% своего рабочего времени заняты работой с документами, поэтому совершенствование работы с документами является важным направлением повышения производительности труда.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. 

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

· государственные стандарты (ГОСТ).

· отраслевые стандарты (ОСТ);

· республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

· внедрение разработанных ОКТЭИ;

· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

В стране действует ЕГСДОУ (Единая Государственная Система Документационного Обеспечения Управления). Эта система базируется на применении ЭВМ и выделяет 4 направления в документационном обеспечении управления:

1) Унификация и стандартизация документов.

2) Рациональная организация документооборота и текущего хранения дел.

3) Экономика, организация труда делопроизводственного персонала.

4) Автоматизация и механизация труда.

ЕГСДОУ включает в себя государственные стандарты и другие нормативные акты в сфере документов и делопроизводства. Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, устанавливает единые научно-обоснованные правила составления служебных документов, унифицирует формы документов и всю систему документации в целом.

В настоящее время основными действующими государственными стандартами с области документов и делопроизводства являются следующие:

· ГОСТ 6.38 – 90 Унифицирование системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

· ГОСТ 10.5 - 85 Государственная система стандартизации. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов.

· ГОСТ 6.10.1 – 88 Унифицированная система документации. Основные положения.

· ГОСТ 6.10.5 – 87 Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра образца.

Согласно ГОСТ 6.38 – 90 все документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Установлен 31 реквизит: Название министерства, Название предприятия, Адресат, Текст документа, Подпись, и т.д.

За каждым реквизитом закреплено определенное место на поле листа. Для каждого вида документов определен максимальный состав реквизитов, присущих определенному виду документа, расположенных в определенной последовательности. Такой состав реквизитов составляет формуляр документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как документы свидетельствуют о тех фактах, событиях, явлениях, которые имели место. Гостами предусмотрена не только унификация форм и текстов документов, которая позволяет предельно сократить время на составление документов, быстро и однозначно воспринимать текст. ГОСТ 6.38 – 90 устанавливает следующие способы унификации текстов: трафарет, таблица, анкета, сплошной связный текст.        

  Лекция 4.