Первая классификация документов.

1) Классификация посредством фиксации:

ü Письменные (рукописные, машинописные, сделанные на множительных аппаратах).

ü Графические (чертежи, схемы).

ü Фото- и кинодокументы.

2) Независимо от средств фиксации документы подразделяют по видам деятельности:

ü Организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, справки), имеют исключительное значение, так как с ними имеют дело практически все сотрудники организации.  

ü Документы по финансово-расчетным операциям.

ü Документы по планированию.

3) По месту составления:

ü Внутренние (составляются внутри организации и предназначены для работы внутри организации)

ü Внешние (выходят за рамки предприятия или поступают из других организаций)

4) По содержанию:

ü Простые.

ü Сложные.

5) По форме:

ü Индивидуальные (документы, которые имеют свои особенности, напр., приказ).

ü Трафаретные (документы, на которых часть информации отпечатана, а часть вписывается при заполнении).

ü Типовые (документы для группы однородных предприятий, напр., инструкции).

6) По срокам исполнения:

ü Срочные (требуют исполнения в определенные сроки).

ü Несрочные (срок исполнения неустановлен, для таких документов сроки исполнения устанавливаются внутри каждого предприятия).

7) По происхождению:

ü Служебные (затрагивают интересы предприятия).

ü Личные (для каждого конкретного лица).

Личный документ – официальный документ, удостоверяющий личность человека или его права, общественные (должностные) обязанности, а также другие анкетно-биографические данные (трудовая книжка, характеристика, личное дело и т.д.).

8) По назначению:

ü Подлинники (первый и единственный экземпляр документа).

ü Копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «Копия», которое заверяется в установленном порядке должностным лицом, при необходимости заверяется печатью).

ü Выписка (часть подлинного документа, заверяется специализированным должностным лицом, в некоторых случаях – печатью).

ü Дубликаты (повторное воспроизведение подлинника в случае его потери.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Деление по типу носителя:

- бумажный;

- технический;

- оптический; 

Деление по способу и средствам документирования:

- текстовый способ;

- технический способ;

- кинодокументирование;

- фотодокументирование;

- фонодокументирование;

- документирование срествами оргтехники;

- документирование с использованием ЭВМ. 

Текстовое документирование - способ регистрации информации посредством письменности.

(средство - письмо) 

Техническое документирование - способ регистрации информации посредством письма и

графики. [средство - графика (письмо)] 

Фотодокументирование - способ регистрации визуальной информации посредством химических процессов и фототехники. (средство - фотография) 

Кинодокументирование - способ регистрации визуальной информации посредством фотографического процесса и кинотехники. (средство - кинотехника)

Фонодокументирование - способ регистрации звуковой информации посредством звукозаписи. 

Функциональное деление

Основное деление:

· управленческая функция (1);

(*далее слово "функция" будет "опускаться" с целью сокращения времени "набивания" сего документа*)

    * научно-техническая (2).

(далее упомянуты функции, относящиеся к (1), (2).

- историческая; (выражает способность документа сохранять во времени и пространстве ретроспективную информацию)

- социальная; (документ-носитель социально значимой информации)

- коммуникативная; (документ-основное средство взаимодействия)

- информативная; (любой документ содержит определенный объем информации)

- культурная; (любой документ-носитель обычаев, правил, норм, традиций, социумов)

- правовая; (имеется род документов, регламентирующих что-либо)

- управленческая; (документы созданы для регулирования правительственных процессов и взаимодействия рабочих групп)

- учетная; (документы содержат буквенно-цифровую информацию, необходимую для учета)

Функция защиты информации выражается в том, что носитель - средство ограничения доступа к конфиденциальной информации.

В свою очередь УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ФУНКЦИЯ подразделяется на:

- организационно-правовая; (документы устанавливают статус)

- распорядительная; (регулирования взаимодействия рабочих групп, распределение творческого или иного процесса)

- плановая; (организует действия)

- отчетная; (содержит информацию о результате выполнения плановых действий)

- аналитическая; (содержит результаты аналитической обработки информации)

 

Способы и средства документирования.

Средства - инструменты, при помощи которых документируют информацию.

Технический и текстовой способы документирования - самые древние способы.

Письменность является средством для текстового способа. Письменность появляется тогда, когда появляется необходимость передавать информацию через время и пространство.

Пиктографическое письмо (рисунчатое письмо) - первый этап эволюции письменности, первый способ выражения чувств. Но рисунок можно только трактовать, дословно его прочитать невозможно.

Письменность возникла в 8-м тысячелетии д.н.э. Письменность служила для передачи социального опыта потомкам, но жизненное восприятие последующего поколения меняется и затрудняется прочтение.

Логограмма или иероглифы - передача информации по средствам схем.

Слоговое письмо (Шумерское) - письмо по средствам символов, но символ обозначает не слово, а слог.

Буквенно-звуковое письмо (греческий алфавит).

Греки расчленили слово на буквы, буквы - на звуки и создали алфавит.

Знаковое письмо послужило основой стенографии - записи информации по средствам знаков.

Знак обозначает не слово, не букву, а целые фразы, устоявшиеся словосочетания.

В начале нашей эры существовали два основных алфавита - греческий и латинский.

До 6 в. н.э. славянские племена использовали черто-резовый алфавит |---|.

С 6 в. появляется протокирилица (отличается от греческого алфавита тем, что отсутствует часть букв).

На базе этого алфавита в 9-м в. появляются два алфавита - глаголица и кирилица. Глаголица стала называться вязь и использовалась как парадное письмо, для написания дорогих книг и т.д.

В развитии шрифта выделяются 3 этапа:

  1)устав (чёткая геометрия, ровные буквы)

  2)полуустав (в отличии от устава - наклонные буквы, нет чёткой   геометрии)

  3)скоропись 15-16 вв. (иногда выбрасываются гласные буквы,       сливаются слова. Самый трудночитаемуй шрифт).

Пётр I в 17 в. вводит гражданский шрифт.

В 1735, 1738, 1758 гг. - реформы Российской Академии Наук, которые модернизировали алфавит. Впервые появляется русский национальный алфавит.

Ленин издаёт декреты 1017-18 гг. о реорганизации русского языка, создаётся современный русский алфавит. В 1931 г. этот алфавит добавляют лишь двумя буквами - и,й.

До середины 19в. писменность была рукописной, затем появляются первые машинописные устройства (машины).

Технический способ документирования.

Рисовали на самих сооружениях. Рисунки содержат техническую информацию, содержат сведения о технических знаниях.

Технический рисунок возникает, когда возникает патриархальное хозяйство, он связан с характером производства, когда требуются более точные способы реализации информации.

Когда человек начинает делать что-то сам, возникает техническая информация.

Один способ - рисунок.

На Руси рисунки делали прямо на земле.

Происходит деференциация сельского хозяйства, возникают новые методы документирования. Появляются первые научные писания, метеозаписи, первые земельные планы.

Ремесленное производство - появляется потребность в описании заказов, товары на обмен - техническое описание изделия, модель или образец.

Развивается торговля. Торговцы были создателями карты. Вместе с ней появляются первые научные дневники демографического содержания.

На смену ремесленному способу производства приходит мануфактурное (серийное производство). Это производство потребовало более точного изображения самого предмета.

Конструкторская документация возникает в связи с развитием механики, судостроения, машиностроения.

В 17-18 вв. начинается типовое строительство. Появляется проект, проектная документация.

Машинный характер производства отличается от мануфактурного технологией, предполагает использование квалифицированных специалистов. Возникает технологическая документация, технологическая карта.

В производство входит наука. Появляется научная документация. Появляется госстандарт.

Вводятся различия между частной и государственной интелликтуальной собственностью.

Появляются отчёты, рецензии и заключения.

на сегодняшний день мы имеем технический комплекс научной документации, который складывался во всех сферах жизни.

Графическая документация: планы, чертежи, схемы.

Текстовая: госстандарты, технические описания, технические условия и т.д.

Картографическая: гидрографические карты, географические, геодезические и т.д.

основное средство - техническая графика.

В 4-м в. д.н.э. Евклид создаёт труд "Оптика", где впервые формулирует правила изготовления точного технического рисунка, создания рисунка на плоскости.

В 16-м в. д.н.э. римский архитектор Витрувий разрабатывает 3 способа изображения на плоскости:

  1) ихонография - изображение предмета сверху.

  2) сценография - изображение вида спереди.

  3) ортография - перспективное изображение.

Прямая перспектива - точка центра за зданием, обратная - перед.

В эпоху Возрождения изображают прямую перспективу.

В начале 17 в. появляется живописная графика.

В конце 16 в. появляется условный разрез.

В 1703 г. в России появляется поперечный разрез.

Масштаб появляется в связи с развитием торговогои военного флота.

В 17 в. Декарт и Ферма разрабатывают теорию аналитической геометрии.

Появляются методы проекционного изображения предметов.

Схематические планы заменяются чертежами, они отличаются большей точностью изображения.

В каждой отрасли возникают чертёжные мастерские (18-19в.).

  1798 г. - год рождения инженерной графики.

Французский авантюрист Гаспар Монт издал книгу "Начертательная геометрия", написанную в тюрьме.

В 19 в. разрабатывается методика рельефного изображения на плоскости (М. Ферич). Он придумал технологию изготовления документов с рельефным изображением предметов.

Создаётся компьютерная графика.

 

Лекция 2.