Как оформить телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факс?

Телеграмма и телетайпограмма — документы, вы­деленные в отдельную группу в связи со способом пе­редачи их текста по телеграфу, телетайпу, телефону.

Телеграммы бывают различных категорий: прави­тельственные, срочные, вне категории (простые); теле­граммы-доверенности и др. Разновидностью телеграмм являются фототелеграммы, предназначенные в основном для передачи технической информации (чертежи, схемы).

Телетайпограммы — это телеграммы, передающие­ся по телетайпу (индивидуальному телеграфу).

Телеграммы и телетайпограммы, как правило, печа­таются на специальных бланках. Адрес телеграммы короче почтового, часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст документов предельно краток («телеграфный язык») — без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используют­ся сокращения тина: ТЧК-точка, ЗПТ-запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и чис­ла, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы заверяется печатью организации.

Реквизиты телеграмм и телетайпограмм печатают прописными, буквами от левого поля (нулевого положе­ния табулятора). Адрес организации-отправителя печа­тается строчными буквами (за исключением заглав­ных) под горизонтальной чертой, отделяющей адрес от текста.

Пример оформления телеграммы:

СРОЧНАЯ

POCTOB -ДОН ИНТЕГРАЛ

"ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ

КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК

ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ

НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ

Брянск, Речная, 40

Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

печать

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы — официальные сообщения, пере­данные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы явля­ются: наименования учреждений адресанта и адреса­та; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должнос­ти, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограм­мы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он со­ставляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для слу­жебного письма, т. е. выражается предложным паде­жом с предлогом «о» или «об» (например: «Об изменении времени заседаний Совета»; «О прибытии участников семинара»}.

В целом телефонограммы пишутся «телеграфным языком», т. е. кратко, точно, простыми предложения­ми. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излага­ются от первого лица. Например: «Напоминаем, что срок действия договора истекает». Объем телефоно­граммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы учреждения имели специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма:

На бланках для входящих телефонограмм реквизит «адресат» должен быть отпечатан типографским спо­собом, а на бланках для исходящих телефонограмм типографским способом должен быть отпечатан рекви­зит «адресант».

Факс — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью те­лефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Каковы требования к оформлению акта?

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий ус­тановленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.п. Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Печатается акт флаговым методом с помощью ПК. Название вида документа печатается от левого поля (нулевого положения табулятора) с двойной разрядкой
(«А К Т»). Состав реквизитов аналогичен письму. Акт в необходимых случаях включает в себя реквизит 15 (гриф утверждения).

Текст акта состоит из двух частей — вводной и кон­статирующей. Вводная часть включает изложение ос­нования для составления акта и перечень лиц, присут­ствовавших при этом. Члены комиссии прежде чем составлять акт должны изучить существо вопроса, под­лежащего актированию, ознакомиться с комплексом законодательных и нормативных документов, регули­рующих данную проблему. Например, в организации проводится проверка внедрения государственного стандарта РФ по оформлению организационно-распо­рядительной документации ГОСТ Р 6.30-97. Члены ко­миссии обязаны изучить сам стандарт, получить кон­сультацию в региональном Центре стандартизации, метрологии и сертификации, затем наметить круг воп­росов для проверки.

В акте необходимо отражать только те факты, кото­рые точно установлены членами комиссии, подписыва­ющими документ. Первоначально ведутся черновые записи, собираются количественные данные, затем проводится их анализ и оценка.

Для ряда разновидностей актов существуют унифи­цированные трафаретные формы. Например, унифици­рованная форма акта о ликвидации учреждения, пред­приятия и др. Некоторые акты подлежат утверждению. Например, акт об уничтожении документов дел, срок хранения которых истек. Гриф утверждения офор­мляется соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Какие требования предъявляются к оформлению протокола?

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллеги­альным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтитель­нее. Первая страница протокола оформляется на об­щем бланке ОРД формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллек­тивного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заго­ловок (наименование коллегиального органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной ча­сти. В вводной части приводятся данные о председате­ле, секретаре и присутствующих членах коллегиально­го органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ— ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все рек­визиты и их части, кроме пунктов повестки дня, раз­делов СЛУШАЛИ—ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ печатают от левого поля (0-го положения табулятор.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выпи­сок подобно оформлению выписок из приказа по ос­новной деятельности. Выписка печатается на чистом листе бумаги в угловом варианте оформления постоян­ных реквизитов.