Документационное обеспечение управления (ДОУ)

23.08.2012

Автомат: посещение, работа, выполнение заданий, положит. оценка за к.р.

Бумага формата а4, карандаши (мягкие), линейки, ластики – на 1 семинар.

Сформировать команды по 6 человек: придумать название (наименование предприятия), вид деятельности, эмблема (товарный знак, ч. 4 ГК), придумать юр. адрес, коды ИНН, распределить должности внутри организации: руководитель организации, главный бухгалтер, начальник службы информационного обеспечения управления (секретарь), юрист, начальник отдела кадров, начальники структурных подразделений. Сколько подразделений будет в организации, сделать схему. Каждому подразделению присвоить код, состоящий из 2-х цифр.

 

Унификация и стандартизация делопроизводства

Унификация: суть унификации в сокращении неоправданного многообразия документов. Это приведение к единообразию форм документов, их структуры, языковых конструкций и операций по их обработке, учёту и хранению.

Она м.б. как самостоятельной работой, так и этапом стандартизации.

Стандартизация: суть стандартизации: введение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов для их всеобщего применения в делопроизводстве. Результатом стандартизации являются различного рода стандарты. Это м.б. стандарты на отдельные виды документов.

Непосредственные разработчики ГОСТов и унифицированных систем – министерства, ведомства и агентства, которые осуществляют руководство к-л отраслью.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

 

Документ

Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, для каких целей это понятие используется.

Для специалиста в области управления, документ – средство фиксации и передачи управленческих решений.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его документов: наименование организации, подпись, текст, заголовок к тексту, т.е. реквизит – элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов, набор реквизитов конкретного вида документа называют его формуляром.

Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение, накопление, возможность многократного использования и передачи другому лицу.

Официальные документы – документы, созданные ЮЛ/ФЛ, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди всех офиц. документов особую категорию составляют управленческие документы. Они опред. след. образом – официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством исполнения этих решений, источником для обобщения и анализа работы и материалом для справочно-поисковой работы, т.о. в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Классификация управленческой документации:

1. по способу фиксации информации:

· письменные

· графические

· фото-

· видео-

· аудио-

· фоно-

· кино-

· документы на разнообразных машинных носителях.

2. содержание или род деятельности:

· организационные документы

· распорядительные

· информационно-справочные

· плановые

· бухгалтерские и др.

3. по видам или степени унификации:

· индивидуальные – разовые документы, содержание в виде связного текста, посвящённого конкретным вопросам.

· типовые – рассчитаны на изложение однородных явлений и процессов. На их основе составляются разовые документы.

· трафаретные – имеющие заранее напечатанный текст с пробелами, который заполняется в зависимости от конкретной ситуации

· анкета – способ оформления документа, при котором постоянная информация располагается в левой части, друг под другом, а переменная – в правой.

· примерные документы – образцы. Носят ориентировочный характер и используются для оформления документов по аналогии.

4. по степени сложности:

· простые – посвящены 1 вопросу

· сложные – посвящены нескольким вопросам

5. по месту составления:

· внешние:

ü входящие

ü исходящие

· внутренние

6. по срокам исполнения:

· срочные – со сроками исполнения, установленными законом, а также телеграммы и документы с грифом срочно.

· несрочные – все остальные.

7. по сфере действия:

· служебные (деловые)

· официально-личные (именные) – с указанием конкретного лица.

8. по степени гласности:

· обычные (без ограничения доступа)

· с ограничением доступа различного уровня:

ü секретные, содержащие гос. тайну

ü конфиденциальные – все другие виды тайн (+ ПД).

9. по юридической силе: свойство обязательности предмета, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления:

· черновой документ, изготовленный рукописным или машинописным способом или распечатанный с помощью компьютера, отражает работу автора над его содержанием, может содержать только текст, юр. силой не обладает.

· беловой документ – рукописный, машинописный, распечатанный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений, юр. силой ещё не обладает.

· подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Он д.б. подписан собственноручно ДЛ и заверен печатью. Обладает юр. силой:

ü действительные

ü недействительные – становится в рез-те истечения срока его действия или отмены его другим документом.

· отпуск – всё, что было ниже подлинника при печатании документа. Полная копия документа, подписанная тем же лицом, что и подлинник и заверенная оттиском печати. Второй экземпляр подлинника.

· дубликат – полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает его юр. силу.

· копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или части, не имеющие юр. силы. В делопроизводстве копия может приобретать силу подлинника, если она заверена нотариально, но это принято не во всех организациях.

10.  по срокам хранения:

· постоянного хранения

· временного хранения:

ü со сроком хранения до 10 лет

ü свыше 10 лет

 

06.09.2012

Когда используется бланк с заранее внесенной должностью первого лица и расшифровка. Часто в данной ситуации расписываются за директора. Можно подвергнуть сомнение подлинность документа.

В таком случае заместитель может указать свою должность, расшифровку и расписаться ниже. обычно на время отсутствия какого-либо лица издается приказ, в таком случае пишется: временно исполняющий обязанности, расшифровку и подпись.

Так же может быть испольлзования факсимильная подпись. Такие моменты должны быть отражены в организационных документах.

23. Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и ее согласие с содержанием документа.

Гриф располагается в левом нижнем углу от границы левого поля. Если грифов согласования несколько, то их располагают вертикальными рядами. Если грифов согласования много, то можно их оформлять на отдельном листе согласования. В этом случае на документе перед подписью на месте реквизита 21 делается запись "лист согласования прилагается". А на листе согласования в правом верхнем углу указываются полные выходные данные этого документа. Если док имеет тит лист, то гриф согласования указывается там.

24. Виза согласования - внутреннее согласование.

На визе согласования не должно быть слова "согласована".

Также оформляется столбиком.

Визы согласования оформляется на оборотной стороне, если подлинник документа остается в организации.

Если документ отправляется, то на подлиннике не ставится виза, а на копии ставится на лицевой стороне.

Если несколько, то несколькими вертикальными рядами.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование каждое его приложение, если есть опасность изменения текста.

В инструкции по делопроизводству желательно указать какие док какими лицами должны визироваться.

25. Оттиск печати заверяет подлинность.

Печать нельзя ставить на подпись.

Печать должна затрагивать несколько последних букв наименований должности.

Если есть М.П., то это место для печати.

Оттиск печати должен хорошо читаться, то есть нужно позаботиться о краске. Печать ставится на док, касающихся трудовой деятельности граждан.

Виды док и порядок применения печатей и штампов устан в регламентах, распорядит док, положения по службе.

Помещается перечень документов, на которых должна быть проставлена печать.

26. Отметка о заверении копии

Верно

Должность подпись расшифровка

Дата

Оттиск печати, где обычно.

Печать ставится на копии после проставления заверительной отметки, когда передается кому-то на руки или отсылается.

27. Отметка об исполнителе

Для того, чтобы не отвлекать руководителя от его прямых обязанностей для разъяснения каких-то моментов.

Если по фамилии нельзя определить пол, то лучше указать имя и отчество полностью.

28. Отметка об исполнении документа

Подписывается и датируется исполнителем или руководителем структурного подразделения. Чел, который выполнял распоряжения, содержащиеся в резолюции.

Кратко указываем действия, которые были совершены, если нет возможности сослаться на документ.

Номер дела, в котором будет хранится документ указываем по номенклатуре дел.

_____________________________

В деле №… роспись дата

Если не надо ничего исполнять, то отметку:

в деле №… роспись дата

29. отметка о поступлении дела в организацию

Можно в виде штампа, как правило, в нем указывается краткое наим организации и подразделение, которое принимает док, далее место для даты, времени, часов минут, еще и подписывается иногда.

Правый нижний угол. При невозможности на лицевой стороне, может быть проставлена на обороте.

30. идентификатор электронной подписи документа

Делается, если документ вносится в память машины, это электронный адрес, по которому его можно найти.

Колонтитул в левом нижнем углу.

 

Оформление отдельных видов ОРД

Организационные документы

Учредительные документы организации, положения о структурных подраздениях, штатное расписание, правила трудового внутренного распорядка, должностные инструкции и др.

Создают правовую основу деятельности организации.

Положения в них обязательны для исполнения.

То есть по иерархии занимают верхнюю ступень, все остальные документы основываются на них.

Организационные док определяют статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деят организации в целом, ее подразделений и ДЛ, права/обяз работников, ответственность и др.

Оформляются на листах бумаги А4.

К обяз реквизитам относятся:

наименование организ-автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, поэтому их удобнее оформлять на угловом бланке, потому что мы экономим 20% площади бумаги.

Оформление положений

Бывают положения об организации или положение о структурном подразделении. ТО, положение - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения об организации в целом утверждаются полностью с помощью распорядительного акта вышестоящей организации. На самом положении есть гриф утверждения, на котором указывается этот распорядительный акт и ставится печать утвердившей организации.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Обычно разрабатываются министерствами и ведомствами.

Индивидуальные разрабатываются при наличии типового на его основе.

Положения о подразделениях оформляют на общем бланке организации, утверждает положение руководитель организации, текст положения подписывается руководителем структурного подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться также распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать пояснения по его применению либо совершить какие-либо действия.

Обязательные реквизиты положения о структурном подразд: наименование организации-автора, гриф утверждения, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Визируются руководителем службы кадров, юристом, зам руководителя, курирующим данное подразделение, руководителями других подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Если много виз – оформляется лист согласования

Структура текста положения

Общие положения, задачи, функции, обязанности, права, ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями.

 В разделе общие положения указывается полное официальное наименование подразделения, выходные данные правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначение и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, наличие печати.

В разделе задачи формулируются цели подразделения.

В разделе функции устанавливаются виды работ, которые осуществляет подразделения. Должен полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделах права и обязанности перечисляются действия, которые должно осуществлять подразделение в лице его руководителя.

В разделе ответственность устанавливают виды дисциплинарной, административной, а при необходимости УО, которую может нести руководитель в случае невыполнения своих обязанностей. То есть также прописывается через руководителя.

В разделе взаимоотношения регламентируются информационный и документационный потоки подразделения, основные документы, которые создаются подразделением, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осущ взаимодействие, какую инф получает и предоставляет подразделения, периодичность и сроки предоставления инф, в каком порядке и кем рассматриваются возникшие разногласия.

Все изменения и дополнения вносятся путем издания соответствующих распорядительных актов.

Должностная инструкция

ДИ - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организ-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

ДИ, ТО, играют организационную, регламентирующую, регулирующую роль.

Разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентируется положением.

ДИ разрабатываются на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда от 21 авг 1998 года №37).

При разработки ДИ для гос служащих используются рекомендации по разработке ДИ (должностных обязанностей) по должностям гос служащих ФОИВ.

ДИ также могут быть типовыми, примерными и индивидуальными. Если есть типовая, то на ее основе разрабатываем индивидуальную.

Оформляется ДИ на общем бланке организации.

Обяз реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления, подпись, визы.

Подписывается ДИ руководителем структурного подразделения, в котором данная должность находится, утверждается руководителем организации или замом, курирующим данное подразделение.

Визируются ДИ руководителями заинтересованных подразделений, руководителем отдела кадров, юристом, а также другими ДЛ, от которых зависит деятельность данного ДЛ.

После утверждения и подписания ДИ работник проставляет ознакомительную визу (с инструкцией ознакомлен).

Текст ДИ состоит из разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, связи по должности. Оформляется аналогично.

 

Распорядительные документы

Основное назначение: регулирование и координация деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию, поставленных перед ним задач и получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения.

К ним относятся:

приказы, распоряжения, указания, принимаемые на основе единоначалия, постановления и решения, являющиеся результатом деятельности коллегиальных органов.

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично органом власти и управления, учреждения, организации, предприятия, в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы подразделяются:

1. по основной деятельности

2. по личному составу

Основная часть приказа имеет унифицированную форму. Часть приказов издается в письменной форме, неунифированно.

Приказы издаются во исполнение НПА вышестоящих оргав власти и управления и в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации в наименованием вида документа "приказ" и содержит следующие реквизиты:

01,02 или 03; наименование организации, наименование вида документа, дату и номер документа, место составления, заголовок текста, текста, подпись, при необходимости визы.

Текст приказа состоит из 2 частей:

1. констатирующей - обоснование распорядительных действий. таким обоснованием могут быть распорядительный акт вышестоящей организации или самой организации, любой НА, цели и задачи организации, факты и события, послужившие причиной издания приказа.

В соответствии …

С целью …. приказываю

В связи с празднование НГ приказываю

2. распорядительный

Начинается со слова приказываю, которое печатается прописными буквами с новой строки, после слова приказываю ставится двоеточие, а потом идет распорядительная часть, которая содержит поручения, которое оформляется отдельным пунктом приказа. Каждый пункт содержит наименование должности, фамилии, инициалы исполнителя или исполнителей, поручение, срок выполнения поручения. Не указывается исполнитель и срок исполнения, если действия носят организационный характер (например, утвердить инструкции о делопроизводстве). Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные приказы по данному вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить (нужно указать вид документа, заголовок текста, дату и номер), пункт по контролю (наименование должности лица, а также его фамили и инициалы, ответственного за исполнение документа).

Если приказ не содержит пункта о контроле, то это значит, что контроль осуществляет сам руководитель. Наличие пункта о контроле - важный момент, так как ничто не исполняется без ответственного лица. Если нет пункта, то ответственный - руководитель.

При составление приказа необходимо увязывать его содержание с ранее изданными по данному вопросу, излагать текст кратко,последовательно, четко и предельно ясно, не допускать возможности двоякого толкования. Все пункты приказа пишутся в повелительном наклонении.

В процессе подготовки приказа его проект визируется руководителей всех заинтересованных подразделений и юр службой. Если затрагиваются кадровые вопросы, то руководителем кадровой службы. составляется список рассылки,в которых указываются подразделения и ДЛ, которых касается приказ. Затем копии или выписки рассылаются по указанным подразделениям.

После визирования приказ подписывается руководителем или его замом, регистрируются приказы отдельно от других документов, причем приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, приказы по личному составу - в отделе кадров.

Протокол заседания

ПЗ - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, аудиенциях, деловых встречах. Он отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляются протоколы на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, звукозаписи или стенограммы, а также документов, подготовленных к заседанию.

Если заседание стенографировалось, то после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу, то в этом случае допускается вести краткий протокол.

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или на секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует 2 вида протокола: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий - только фамили выступавший и записи отдельных выступлений. Решение, какую форму вести принимает руководитель, либо организации, либо коллегиального органа.

Первый лист протокола оформляется на общем бланке организации с наименованием протокол, либо на спец бланке организации.

Обяз реквизиты протокола: наименование организации автора документа, наименование вида документа, дата и номер протокола, если заседание длиться несколько дней, то в качестве даты указывается дата начала и дата окончания через дефис, место заседания, гриф утверждения, если утверждается, заголовок к тексту, наименование коллегиального органа и форма проведения заседания (протокол собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется аналогично и в полной, и в краткой форме. Во вводной части указываются:

1) фамилии и инициалы руководителя и секретаря;

2) фамилии или общее количество (более 15) участников и приглашенных лиц;

3) повестка дня, вопросы повестки дня располагаются в порядке их сложности и важности, наряду с вопросом указывается фамилия докладчика и его должность. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и начинается с о или об. Мелкие вопросы можно обозначить одним пунктом и обозначить его "разное".

4) должности, если разовое собрание.

Основная часть:

по каждому вопросу строится по схеме: слушали, выступили, постановили или решили (прописными буквами с новой строки). Нумеруется лишь раздел СЛУШАЛИ. В кратких протоколах пишутся лишь фамилии. В полной форме - фамилия и инициалы докладчика в именительном падеже, затем ставится тире и записывается кратко суть выступления от 3его лица, единственного числа.

Если выступления есть в письменном виде, то можно не записывать то, что он говорил, а сделать отметку "текст доклада прилагается".

В разделе выступили в кратких протоколах указываются только фамилии, а в полных - выступление по той же схеме, что и в разделе слушали + вопросы и ответы.

В разделе постановили записывается принятое решение, указывается количество голосов за и против, воздержавшихся, список лиц, не участвовавших в голосований. Решений излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись после записи о решении. Решение записывается в именительном падеже. В особо важных случаях выступающие должны визировать протокол, визы проставляются на уровне записи высупления слева.

Некоторые протоколы подлежат утверждению (комиссий, испытаний). протоколы, в которых затрагиваются только внутренние вопросы могут оформляться на листах А4 с сокращенном воспроизведением постоянным реквизитов бланка.

Выписка из протокола - точная копия части текста, которая воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, касающийся данного вопроса, текст, касающийся данного вопроса. Выписку подписывает только секретарь, он же делать заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановки вопроса и содержащий выводы и предложения.

Делятся на:

1) инициативные

Цель: побудить руководителя принять решение.

2) отчетные просто предоставляют информацию и могут предоставляться систематически.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Текст делится на 2 части:

1) изложение факта, послужившего причиной составления докладной записки

2) выводы, мнения, предложения.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренние, то есть направленные руководителю организацию, и внешние, то есть направленные в вышестоящую организацию.

Внешние оформляются на общем бланке организации на бланке А4, подписывает их руководитель организации.

Внутренние докладные записки пишут на стандартном листе бумаги формата А4 с угловым расположение постоянных реквизитов, возможно написание докладной записки от руки.

Обязательные реквизиты:

для внутренней - наименование структурного подразделения, для вншней - наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, для внешней записки - отметка об исполнителе. Для внешней - угловой бланк.

Служебные записки оформляются по тем же самым правилам. Направление по горизонтали - равные взаимоотношения.

Акт

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество видов актов в зависимости от содержания и назначения (акт обследования, акт ревизии, акт расследования аварии на производстве).

Обязат. реквизиты: наименовании организации, дата и регистр. номер, место составления, заголовок к тексту, кот. составл. либо в родительном падеже (акт работы комиссии) или с предлогами о/об, текст, подписи, в необх. случаях гриф утверждения.

Заключение

- документ, содержащий мнения, выводы комиссии или специалиста по к-л документу или вопросу.

Составляются на проекты документов (по результатам представленных данных и т.д.).

Заключение м.б. оформлено на общем бланке организации в том случае, если оно подписывается руководителем организации или его заместителем. Или на стандартных листах бумаги с угловым воспроизведением постоянных реквизитов бланка флаговым методом.

Если заключение составляется не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

При направлении заключения, сост. не на бланке, в другое учреждение, составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Обяз. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, в необх. случаях оттиск печати.

Справка

- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Никаких предложений, замечаний, рекомендаций справки не содержат.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения географического или служебного характера.

Справки, отраж. осн. деят-ть организации, м.б. внешними и внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Внутренние – на стандартном листе А4с реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к кот. относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки состоит из 2-х частей:

в первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом.

во второй части – конкретные сведения, отраж. суть вопроса.

Справка может иметь разделы и м.б. составлена в виде таблицы, кот. оформляется по общему правилу. Разделы нумеруются арабскими цифрами.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем.

Если справка содержит сведения финансового характера, то она имеет 2 подписи – руководителем, гл. бухгалтером и заверяется оттиском печати.

Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для отражения сведений биографического или географического характера, могут составляться на бланке форматом А5 и также подписывается 2-мя лицами: руководителем и главным бухгалтером (напр., о з/п) или руководителем и заведующим отделом кадров (сведения биографического или служебного характера) и заверяется оттиском печати. Для таких справок в организации используются унифицированные формы с трафаретом.

Если справка сост. без унифицированной формы – текст следует начинать с ФИО работника, кот. выдаётся справка в именительном падеже (Иванов Иван Иванович, работает там-то с такого-то периода по такой-то и т.д.).

Не рекомендуется исп. архаичные формы – наст. справка дана тому-то…

Справки по личному составу всегда оформляются как внешние.

 

Письмо (переписка)

Классификация деловых писем:

1. по тематическому признаку:

· деловая корреспонденция: решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов и т.д. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, информация носит протокольный характер, поэтому письма всегда регистрируются и факт устного сообщения не исключает почтового отправления.

· коммерческая: при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени ЮЛ и часто имеет правовую силу. Решает вопросы сбыта продукции и услуг, снабжения:

ü письма-запросы

ü письма-рекламации (претензии)

ü ответы на эти письма

2. по функциональному признаку:

· инициативные письма:

ü письма, требующие письма-ответа: все коммерческие письма. Кроме этого обяз. ответа требуют письма-обращения, просьбы. Письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления констатируют свершившийся факт и ответа не требуют.

ü не требующие письма-ответа: письма-подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления констатируют свершившийся факт и ответа не требуют. Сопроводительные письма также не требуют ответа, т.к. выполняют роль квитанции.

· письма-ответы.

3. по признаку адресата:

· обычные

· циркулярные: отправляются из 1 источника в несколько адресов.

4. по форме отправления:

· традиционные почтовые отправления

· электронные отправления: (+ факс) исп. для решения оперативных вопросов, а письма, имеющие большое юр. значение, высылаются обычным почтовым отправлением.

· факсовые отправления

5. по структурным признакам:

· регламентированные: стандартные по содержанию текста. Составляются по определённому образцу. Клешированные фразы. Стандартные синтаксические конструкции.

· нерегламентированные: нестандартные – авторский текст, кот. реализуется в виде формально логического повествования или этикетного текста. Тем не менее, нестандартные письма также подчиняются тем же правилам, что и регламентированные в отнош. языка, стиля и оформления. Стандартизация носит менее выраженный характер, но она присутствует.

При составлении и оформлении служебных писем собл. след. требований:

1. на формате А4, А5 и подписывается руководителем организации или его заместителем в соотв. с компетенцией. Письмо д.б. составлено грамотно, аккуратно без грубых помарок и исправлений

2. д.б. посвящено 1 вопросу.

Независимо от содержания излагается офиц.-деловым стилем, д. содержать объективные сведения о фактах и событиях, иметь достаточную аргументацию, если она необходима, в необходимых случаях иметь дополняющие и разъясняющие материалы.

Для ведения переписки исп. бланки организации, структурных подразделений и ДЛ.

Бланк структурного подразделения и ДЛ исп. в том случае, если ДЛ и руководитель структурного подразделения наделены правом подписывать письма (это регламентируется актом руководителем организации либо структурными документами).

Обяз. реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, коды располагаются на бланке письма по усмотрению, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе. Не рекомендуется опускать отметку об исполнителе – даёт возможность выяснить вопросы, кот. не вошли в состав письма, не привлекая руководство.

В сопроводительном письме: отметка о наличии приложений, гарантийных письмах, письмах финансового содержания и нек. других, требующих особо распоряжения, оттиск печати.

В зависимости от назначения и содержания письма могут состоять из 1, 2 и 3-х частей: введение, осн. часть, заключение.

Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим особого внимания, могут содержать вступительное обращение (формулу вежливости).

Объём письма – не более 2-х страниц.

В искл. случаях допускает объём письма до 5-ти страниц. Если необходимо указать цифровой материал, то это оформляется в виде приложений и лучше, если в виде таблицы (легче сопоставлять).

Вносить какие-либо исправления и дополнения в уже подписанное письмо – запрещается.

Дата письма – дата его подписания.

 

Реквизиты по горизонтали:

Отсчёт ведётся от границы левого поля в печатных знаках:

1. нулевое положение от границы левого поля печатают все элементы реквизита бланка, если не на бланке: дата исходящего документа, ссылка на индекс входящего документы, заголовок к тексту (абзацный отступ – 1,25 – 5 ударов по пробелу), наименование должности в реквизите «подпись», первый гриф согласования, виза согласования, фамилия исполнителя и номер его телефона, заверительная надпись «ВЕРНО», наименование должности и дата в отметке заверения копии, отметка об исполнении документа, направление его в дело, а также слова «слушали, выступили, постановили в протоколах, приказываю, предлагаю др».

2. первое положение – 5 знаков от границы левого поля: начало абзаца в тексте.

3. второе положение – 16 знаков от границы левого поля: индекс исходящего документа, дату в 13 реквизите, расшифровку подписи в первом грифе согласования и визе согласования, <