ОРД - организационно-распорядительные документы.

3 группы:

Организационные документы

Учредительные документы организации, положения о структурных подраздениях, штатное расписание, правила трудового внутренного распорядка, должностные инструкции и др.

Создают правовую основу деятельности организации.

Положения в них обязательны для исполнения.

То есть по иерархии занимают верхнюю ступень, все остальные документы основываются на них.

Организационные док определяют статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание деят организации в целом, ее подразделений и ДЛ, права/обяз работников, ответственность и др.

Оформляются на листах бумаги А4.

К обяз реквизитам относятся:

наименование организ-автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, поэтому их удобнее оформлять на угловом бланке, потому что мы экономим 20% площади бумаги.

Дата документа - дата его утверждения.

Устав

Устав - основной учредит док организ, который определяет ее правовой статус и необходим для регистрации. Разрабатывается и утверждается учредителями или участниками хоз обществ, производств кооперативов и др ЮЛ.

Если хоз общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав.

Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов, гос и мун предприятия утверждается уполномоченным ГО или ОМСУ, устав казенного предприятия утверждается Правительством РФ.

В сотв с Уставом разрабатывается структура, определенная штатная численность.

Устав оформляется на общем бланке организации. Текст состоит из разделов, которые должны иметь заголовки.

Нумерация - арабские цифры через точку.

Если есть титул, то на нем указывается вид документа, организационно-правовая форма, индивидуальное наименование, место составления документа, гриф утверждения.

И на подлиннике регистрирующий орган ставит отметку о регистрации сверху слева.

Структура текста и содержание определяются разработчиками. Обяз должны быть: общие положения (цели и задачи организации), организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи), регламент организации (формы и методы управления, права и обяз ДЛ), финансово-материальная база (размеры основных и оборотных средств, их источники, порядок распоряжения средствами и ценностями организации), отчетная и ревизионная деятельность, порядок реорганизации и ликвидации.

Для ряда уставов содержание текста определено законодательно.

Есть примерные уставы в правовой базе. Но были они созданы до ГОСТа 2003 года.

Оформление положений

Бывают положения об организации или положение о структурном подразделении. ТО, положение - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения об организации в целом утверждаются полностью с помощью распорядительного акта вышестоящей организации. На самом положении есть гриф утверждения, на котором указывается этот распорядительный акт и ставится печать утвердившей организации.

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Обычно разрабатываются министерствами и ведомствами.

Индивидуальные разрабатываются при наличии типового на его основе.

Положения о подразделениях оформляют на общем бланке организации, утверждает положение руководитель организации, текст положения подписывается руководителем структурного подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться также распорядительным документом, если одновременно с утверждением документа необходимо дать пояснения по его применению либо совершить какие-либо действия.

Обязательные реквизиты положения о структурном подразд: наименование организации-автора, гриф утверждения, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Визируются руководителем службы кадров, юристом, зам руководителя, курирующим данное подразделение, руководителями других подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Если много виз – оформляется лист согласования

Структура текста положения

Общие положения, задачи, функции, обязанности, права, ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями.

 В разделе общие положения указывается полное официальное наименование подразделения, выходные данные правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначение и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, наличие печати.

В разделе задачи формулируются цели подразделения.

В разделе функции устанавливаются виды работ, которые осуществляет подразделения. Должен полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделах права и обязанности перечисляются действия, которые должно осуществлять подразделение в лице его руководителя.

В разделе ответственность устанавливают виды дисциплинарной, административной, а при необходимости УО, которую может нести руководитель в случае невыполнения своих обязанностей. То есть также прописывается через руководителя.

В разделе взаимоотношения регламентируются информационный и документационный потоки подразделения, основные документы, которые создаются подразделением, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осущ взаимодействие, какую инф получает и предоставляет подразделения, периодичность и сроки предоставления инф, в каком порядке и кем рассматриваются возникшие разногласия.

Все изменения и дополнения вносятся путем издания соответствующих распорядительных актов.

Должностная инструкция

ДИ - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организ-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности, обеспечивающий условия для его эффективной работы.

ДИ, ТО, играют организационную, регламентирующую, регулирующую роль.

Разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентируется положением.

ДИ разрабатываются на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда от 21 авг 1998 года №37).

При разработки ДИ для гос служащих используются рекомендации по разработке ДИ (должностных обязанностей) по должностям гос служащих ФОИВ.

ДИ также могут быть типовыми, примерными и индивидуальными. Если есть типовая, то на ее основе разрабатываем индивидуальную.

Оформляется ДИ на общем бланке организации.

Обяз реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления, подпись, визы.

Подписывается ДИ руководителем структурного подразделения, в котором данная должность находится, утверждается руководителем организации или замом, курирующим данное подразделение.

Визируются ДИ руководителями заинтересованных подразделений, руководителем отдела кадров, юристом, а также другими ДЛ, от которых зависит деятельность данного ДЛ.

После утверждения и подписания ДИ работник проставляет ознакомительную визу (с инструкцией ознакомлен).

Текст ДИ состоит из разделов: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, связи по должности. Оформляется аналогично.

 

Распорядительные документы

Основное назначение: регулирование и координация деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию, поставленных перед ним задач и получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для исполнения.

К ним относятся:

приказы, распоряжения, указания, принимаемые на основе единоначалия, постановления и решения, являющиеся результатом деятельности коллегиальных органов.

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично органом власти и управления, учреждения, организации, предприятия, в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы подразделяются:

1. по основной деятельности

2. по личному составу

Основная часть приказа имеет унифицированную форму. Часть приказов издается в письменной форме, неунифированно.

Приказы издаются во исполнение НПА вышестоящих оргав власти и управления и в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации в наименованием вида документа "приказ" и содержит следующие реквизиты:

01,02 или 03; наименование организации, наименование вида документа, дату и номер документа, место составления, заголовок текста, текста, подпись, при необходимости визы.

Текст приказа состоит из 2 частей:

1. констатирующей - обоснование распорядительных действий. таким обоснованием могут быть распорядительный акт вышестоящей организации или самой организации, любой НА, цели и задачи организации, факты и события, послужившие причиной издания приказа.

В соответствии …

С целью …. приказываю

В связи с празднование НГ приказываю

2. распорядительный

Начинается со слова приказываю, которое печатается прописными буквами с новой строки, после слова приказываю ставится двоеточие, а потом идет распорядительная часть, которая содержит поручения, которое оформляется отдельным пунктом приказа. Каждый пункт содержит наименование должности, фамилии, инициалы исполнителя или исполнителей, поручение, срок выполнения поручения. Не указывается исполнитель и срок исполнения, если действия носят организационный характер (например, утвердить инструкции о делопроизводстве). Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные приказы по данному вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить (нужно указать вид документа, заголовок текста, дату и номер), пункт по контролю (наименование должности лица, а также его фамили и инициалы, ответственного за исполнение документа).

Если приказ не содержит пункта о контроле, то это значит, что контроль осуществляет сам руководитель. Наличие пункта о контроле - важный момент, так как ничто не исполняется без ответственного лица. Если нет пункта, то ответственный - руководитель.

При составление приказа необходимо увязывать его содержание с ранее изданными по данному вопросу, излагать текст кратко,последовательно, четко и предельно ясно, не допускать возможности двоякого толкования. Все пункты приказа пишутся в повелительном наклонении.

В процессе подготовки приказа его проект визируется руководителей всех заинтересованных подразделений и юр службой. Если затрагиваются кадровые вопросы, то руководителем кадровой службы. составляется список рассылки,в которых указываются подразделения и ДЛ, которых касается приказ. Затем копии или выписки рассылаются по указанным подразделениям.

После визирования приказ подписывается руководителем или его замом, регистрируются приказы отдельно от других документов, причем приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, приказы по личному составу - в отделе кадров.