Организационно-распорядительной документации

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Реквизиты заголовочной части документа

Реквизит «Герб» [5]

Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Положением о Государственном гербе РФ и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

 

 

 

 

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

Реквизит «Эмблема»

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т.е. зарегистрированного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товарного знака (знака обслуживания) организации[6].

Товарный знак и знак обслуживания — это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство.

Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.

Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например:

Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле документа на уровне реквизита «Наименование организации», например:

При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.

 

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

 

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты, например:

 

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281

Тел. 183-15-01, факс 183-18-36.

E-mail:[email protected]

 

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах:

 

ЗАО «Информационные технологии»

пр. Мира, 181, Москва, 112281 Тел. 183-15-01, факс 183-18-36

E-mail:[email protected]

р/с 40705360438080100248 в Нагорном ОСБ 8171/0602

в МБ АК СБ РФ г. Москва БИК 048528342

кор/сч 30109510600000000342

 

Реквизит «Дата документа»

 

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами[10], например:

 

28.08.2001   или   2001.08.28

 

Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется 0, например:

 

01.09.2001

 

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка за исключением случая, когда датой заканчивается предложение, т.к. в конце предложения всегда ставится точка.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например:

 

15 марта 2001 г.  28 декабря 2001 года

 

При словесно-цифровом способе изображения дат не обязательно добавление 0 для чисел с 1 по 9, например:

 

8 декабря 2001 г.

При датировании служебных документов не допускается употребление римских цифр.

Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении[11].

Объединение «Маяк»

Рязанский приборный завод

 

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва

Г. Подольск Московской обл.

Конфиденциально

Экз. 1

Реквизит «Адресат»

 

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное

Предприятие «Контакт»

Министерство образования РФ

Управление образовательных

Программ

 

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией[14].

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

А.С. Смирнову

 

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

 

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

Машиностроительных

Заводов

 

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[15], например:

 

Директору предприятия

«Янтарь»

О.Н. Петрову

Ул. Мира, д. 7,

Г. Пермь, 413425

 

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

Ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

Г. Химки Московской обл.,

148012

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке[16], например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт»

Д. И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

Экономики и права

Проф. Аникину С.А.

 

При адресовании служебных документов неизбежно встает «опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях

ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию[17].

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.

Тарифные ставки.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, дополнительно удостоверяется печатью.

Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:

 

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электроника»

Максимов К.П. Максимов

15 сентября 2001 г.

 

Документ может утверждаться посредством издания или составления другого документа. При утверждении документа по­становлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера[19], например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом директора

ОАО «Маяк»

От 20.01.2001 № 4

УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания

Акционеров КБ

«Стройинвест»

От 12.05.2001 № 2

 

В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки[20], например:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

Трудового коллектива,

Протокол от 01.07.2001 № 1

 

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

 

Реквизит «Резолюция»

 

Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например:

 

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»).

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Реквизит «Текст документа»

 

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно со­четание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

§ краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

§ объективность и достоверность информации;

§ составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

§ структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

§ широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками[22]:

> нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

> точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

> краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;

> употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что...);

> ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

> использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

> безличный характер изложения текста;

> употребление специальных терминов;

> использование сокращенных слов;

> использование универсальных слов с неопределенным значением;

> исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

> исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных

Системы на 5 л. в 3 экз.

 

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.

Перечень на 5 л. в 3 экз.

 

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

 

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись

приложений к письму от ___________ № ___________

 

Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
1. 2. 3. ....   Секретарь                           Личная подпись                 И.О. Фамилия   Дата

 

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

 

Приложение: по описи.

 

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение:    письмо ЗАО «Стройдеталь»

От 18.04.2001 № 138/07-12

и приложение к нему, всего на 3 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

 

Приложение № 1

К письму ЗАО «Маяк»

От 08.04.2001 № 87/03-12

 

или

 

Приложение № 3

К приказу директора

ЗАО «Маяк»

От 12.05.2001 № 17

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки[23], например:

Приложение № 1

К приказу директора завода

От 30.11.2001 № 71

Реквизит «Подпись»

 

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

 

или

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

 

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности[24]. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:

Допускается вреквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки[25], например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Профкома

От 10.01.2001 № 3

 

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Госстандарта РФ

От 06.01.2001 № 7/05-09

 

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается».

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности[27]

• с организациями, интересы которых затрагивает документ

• с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с общественными организациями (при необходимости);

• с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.

• с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Юрисконсульт

Смелов К. И. Смелов

03.08.2001

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:

Гл. бухгалтер

Не согласен

Павлов Н.Д. Павлов

17.07.2001

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения[28].

Внутреннее согласование документа целесообразно прово­дить в следующей последовательности[29]:

• составитель документа;

• руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

• заинтересованные должностные лица других подразделений организации;

• общественные организации (при необходимости);

• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

 

 

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

 

 

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,

Реквизит «Печать»

 

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов[30]:

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.

ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ[31], например:

 

 

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).

Иванов 123-78-89

 

или

Авдеева Ольга Петровна

153-12-45

НК 3 17.07.2001

И направлении его в дело»

 

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа — ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

 

Рис. 1. Общий бланк организации

 

Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение, например:

 

Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов

 

 

Рис. 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

 

Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц, например:

 

Рис.4.Бланк письма структурного подразделения организации

 

Рис. 5. Бланк письма должностного лица

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:

Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм). На бланках формата А6 оформляют резолюции (поручения).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм[34]: левое и нижнее - 20; правое - 10; верхнее — 15.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих уче­ту. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов[35]:

при поступлении бланков:

§ наименование вида гербового бланка;

§ дата поступления;

§ номер сопроводительного документа;

§ наименование организации - поставщика гербовых бланков;

§ количество экземпляров;

§ серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

§ наименование вида гербового бланка;

§ количество экземпляров;

§ серия и номера гербовых бланков;

§ наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

§ расписка в получении;

§ примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.

 

2.6 Правила оформления документов при использовании технических средств

 

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. По ГОСТ 6.10.5-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т.е. размер печатного знака — 2,6 мм.

Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

1.5

Директор предприятия

1

«Контакт»

2

А.Н. Иванов

 

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего устройства:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 — после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных з