Реквизит «Идентификатор электронной копии документа»

 

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каж дой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации[32].

На внутренних и исходящих документах эта отметка про­ставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.

2.5 Требования к бланкам документов

 

Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере[33].

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

§ общий бланк;

§ бланк письма;

§ бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации, например:,

 

Рис. 1. Общий бланк организации

 

Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение, например:

 

Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов

 

 

Рис. 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

 

Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц, например:

 

Рис.4.Бланк письма структурного подразделения организации

 

Рис. 5. Бланк письма должностного лица

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:

Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм). На бланках формата А6 оформляют резолюции (поручения).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм[34]: левое и нижнее - 20; правое - 10; верхнее — 15.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих уче­ту. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов[35]:

при поступлении бланков:

§ наименование вида гербового бланка;

§ дата поступления;

§ номер сопроводительного документа;

§ наименование организации - поставщика гербовых бланков;

§ количество экземпляров;

§ серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

§ наименование вида гербового бланка;

§ количество экземпляров;

§ серия и номера гербовых бланков;

§ наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

§ расписка в получении;

§ примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.

 

2.6 Правила оформления документов при использовании технических средств

 

Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала. По ГОСТ 6.10.5-87 межстрочный интервал составляет 4,25 мм, а шаг письма, т.е. размер печатного знака — 2,6 мм.

Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля (т.е. с «красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

1.5

Директор предприятия

1

«Контакт»

2

А.Н. Иванов

 

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений печатающего устройства:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 — после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа[36].

Описанные правила следует применять при использовании для оформления документов печатающих устройств средств ПЭВМ и пишущих машинок.

 

[1] Угловое (в левом верхнем углу листа бумаги) и продольное (вдоль верхней стороны листа бумаги) расположение реквизитов документов на бумажном носи­теле представлены на схемах 1 и 2.

[2] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 1.

[3] ГОСТ Р 6.30-97, с. 11.

[4] ГОСТ Р 6.30-97, с. 12.

[5] Правила оформления реквизитов ОРД изложены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—97, Изменения № 1 к ГОСТ Р 6.30—97 и Методически: рекомендаций по оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30—97.

[6] См.: Федеральный закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 3520-1.

[7] См.: Оформление документов..., с. 10.

[8] См.: Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Изд-во стандартов, 1995.

[9] Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 1992.

[10] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с.1.

[11] См.: Оформление документов..., с. 12.

[12] Подробнее о регистрационных номерах документов см. раздел 4.2 настоящего издания.

[13] О государственной и коммерческой тайне см.: Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента РФ от 30.11.95 № 1203, и Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188.

[14] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 1-2.

[15] См.: с. 29 настоящего издания.

[16] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 2.

[17] См.: Оформление документов..., с. 17.

[18] См.: Там же, с. 71.

[19] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 2.

[20] См.: Там же.

[21] Подробнее о бланках документов и форматах бумаги см. п. 2.2 настоящего издания.

[22] См.: Унификация текстов управленческих документов, с. 10—16.

[23] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30—97, с. 3.

[24] См.: ГОСТ Р 6.30-97

[25] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 3.\

[26] Дата в фифе согласования оформляется аналогично дате в фифе утверждения.

[27] См.: ГСДОУ, с. 8.

[28] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 4.

[29] См.: ГСДОУ, с. 7-8.

[30] См.: Оформление документов..., с. 72.

[31] См.: Оформление документов..., с. 25.

[32] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 4.

[33] См.: Оформление документов..., с. 40.

[34] См.: Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, с. 4.

[35] ГОСТР 6.30-97, с. 9.

[36] См.: Оформление документов..., с. 46