Реквизит «Регистрационный номер документа»

 

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от кон­кретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например:

при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел.

Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту[12].

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

 

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

 

На № 301/07-15 от 21.04.2001

Реквизит «Место составления или издания документа»

 

В каждом документе должно быть указано место его составления или издания, т.е. название местности, территории, где был создан документ.

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах - может входить в реквизит «Наименование организации», например:

Московское научно-производственное

Объединение «Маяк»

Рязанский приборный завод

 

В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления, например:

Москва

Г. Подольск Московской обл.

Пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

 

Административно-территориальное деление страны, т.е. наименование областей, краев, районов, необходимо учитывать в  связи с возможным повторением наименований некоторых наемных пунктов в различных регионах, например:

Г. Красногорск Московской обл.

Г. Красногорск Челябинской обл.

Г. Красногорск Сахалинской обл.

Г. Красногорск Алтайского кр.

 

Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

 

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе такого документа в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф (например: секретно, конфиденциально и др.) в зависимости от того, государственная или коммерческая тайна содержится в данном документе[13].

Гриф ограничения доступа к документу обычно сопровождаемся указанием номера экземпляра документа, например:

 

Конфиденциально

Экз. 1

Реквизит «Адресат»

 

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительной падеже, например:

Муниципальное

Предприятие «Контакт»

Министерство образования РФ

Управление образовательных

Программ

 

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией[14].

АОЗТ «Стройдеталь»

Главному специалисту

А.С. Смирнову

 

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору завода

«Эталон»

И.Н. Иванову

 

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

Машиностроительных

Заводов

 

При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

В сослав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи[15], например:

 

Директору предприятия

«Янтарь»

О.Н. Петрову

Ул. Мира, д. 7,

Г. Пермь, 413425

 

Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например:

А.Ю. Красовой

Ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,

Г. Химки Московской обл.,

148012

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке[16], например:

Генеральному директору

ЗАО «Контакт»

Д. И. Преображенскому

Ректору

Московского университета

Экономики и права

Проф. Аникину С.А.

 

При адресовании служебных документов неизбежно встает «опрос о том, как обратиться к получателю письма: товарищ или господин? Как отмечается в Методических рекомендациях

ВНИИДАД, первая форма обращения устарела, а вторая не является общепринятой, поэтому в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, обращаясь к должностному лицу, указывают инициалы и фамилию[17].

Выбирая форму адресования документа (в организацию или должностному лицу), следует учитывать, что обращение к конкретному должностному лицу способствует ускорению движения документов в организации-получателе при их обработке.